Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen – Voraussetzungen & Bedingungen

Ausschreibungen stellen eine sichere Auftragsquelle und die öffentliche Hand ein zuverlässiger Auftraggeber mit einem immensen Beschaffungsvolumen dar. Da alle öffentlichen Auftraggeber an das Vergaberecht und seine Vorschriften gebunden sind, werden öffentliche Aufträge in der Regel ausgeschrieben. Das Vergaberecht regelt dabei genau wie die Ausschreibung und Vergabe des Auftrags ablaufen soll. Dabei müssen einige Voraussetzungen erfüllt werden, damit Sie von diesen profitieren können. Worauf Sie genau achten müssen und welche Bedingungen es gibt, möchten wir Ihnen im folgenden Artikel erläutern.
 

Handwerksunternehmen nimmt an Ausschreibung teil © contrastwerkstatt / stock.adobe.com

Wer kann sich auf öffentliche Ausschreibungen bewerben?

Im Prinzip kann sich jeder Unternehmer auf öffentliche Ausschreibungen bewerben, wenn er die geforderte Dienstleistung oder Tätigkeit anbietet. Besonders kleine und mittelständische Unternehmen können von öffentlichen Ausschreibungen profitieren und attraktive Aufträge erhalten, wenn Sie bestimmte Regeln beachten.

Angebotserstellung

Um bei einer öffentlichen Ausschreibung ein erfolgversprechendes Angebot abzugeben, ist eine gute Vorbereitung, Planung und Nachbereitung zu empfehlen. Jede Phase im Ausschreibungsprozess birgt gewissen Risiken, die zu einem Ausschluss führen können. Aus diesem Grund ist es wichtig sehr strukturiert vorzugehen und vor der Abgabe alle Unterlagen nochmals zu prüfen. Im Folgenden listen wir die verschiedenen Phasen bis zur Angebotserstellung auf, um Ihnen einen Überblick zu geben, welche Phase besonders wichtig ist. Wichtig: Bevor Sie sich auf eine Ausschreibung bewerben und ein Angebot verfassen, lesen Sie gründlich die Vergabeunterlagen sowie das Leistungsverzeichnis – dort werden alle geforderten Leistungen bis ins Detail beschrieben.

Vor der Teilnahme: die Präqualifikation

Durch Präqualifikationen können Sie sich wertvolle Zeit bei der Angebotserstellung und im Verfahren der Ausschreibung sparen. Dies ist besonders dann hilfreich, wenn Sie interessante Aufträge aus Deutschland gefunden haben und sich kurzfristig bewerben möchten.

Welche Vorteile hat eine Präqualifizierung?

Die Präqualifikation dient dazu, die Feststellung der Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit zu standardisieren und zu vereinfachen. Innerhalb der Baubranche existiert ein Verein für die Präqualifizierung von Bauunternehmen, der eine öffentliche webbasierte Datenbank unterhält, in der alle registrierten Unternehmen, Handwerker, Zulieferer und Dienstleister gefunden werden können. Die qualifizierenden Daten können jedoch nur von den Vergabestellen, die die jeweilige Zertifikatsnummer kennen, eingesehen werden. Die Registrierung für Betriebe kostet ca. 400-700 Euro pro Jahr und ist abhängig vom Aufwand der anerkannten Präqualifizierungsstellen. Eine Präqualifizierung in den Bereichen PQ-VOB oder PQ-VOL kann zwar nicht immer alle denkbaren Nachweise abdecken, da die verschiedenen Projekte zu unterschiedlich sind, jedoch kann ein Großteil der Vorarbeit eines Vergabeverfahren einmalig erledigt werden. Somit werden Fehlerquellen deutlich reduziert und Sie können auch kurzfristig an besonders lukrativen Ausschreibungen teilnehmen. Dadurch sind Sie neuen Aufträgen für Abbrucharbeiten, Erdarbeiten oder Malerarbeiten bereits ein Stückchen näher gekommen!

Bewerbung

Wenn die Rahmenbedingungen einer Ausschreibung aus Nordrhein-Westfalen, Hessen und Co. passen, können Sie auf Wunsch einen Teilnahmeantrag einreichen. So kann in einigen Fällen Ihre Eignung schon vorab geprüft werden. Ansonsten können Sie auch die vollständigen Unterlagen anfordern, um sich auf den Auftrag zu bewerben.

Wichtiges zur Angebotserstellung

In der Angebotsphase ist es sehr wichtig, die Angebotsdokumente genau durchzulesen, denn hier geschehen die meisten Fehler, die eine Bewerbung unzulässig machen. Achten Sie darauf alle Fragen ausführlich zu beantworten und keine Unterlagen zu vergessen. Haben Sie alles ausgefüllt und alle Unterlagen zusammen, ist es hilfreich, das Angebot für den Auftrag für beispielsweise Rohbauarbeiten noch einmal zu überprüfen.

Angebotsabgabe

Ihr Angebot sollte auf dem geforderten Weg, digital über eVergabe oder postalisch, versendet werden. Verschicken Sie Ihr Angebot postalisch, sollten Sie darauf achten, dass Ihr Umschlag fest verschlossen ist.

Rechtsnormen zu Ausschreibungen © Zerbor / stock.adobe.com

Die formelle Prüfung

Wenn Sie Ihr Angebot auf dem geforderten Weg einreichen ist es wichtig, dass Ihre Dokumente der formellen Prüfung standhalten, um an der Ausschreibung teilzunehmen. Halten Sie daher folgende formelle Richtlinien ein:

  • Ordnungsgemäßes Verschließen der postalisch zugestellten Dokumente
  • Abgabe des Angebots innerhalb der Abgabefrist
  • Richtige Kennzeichnung der Angebote
  • Richtigkeit von Kalkulationen und Preisangaben
  • Vollständigkeit der Unterlagen und Nachweise
  • Unterschrift auf Dokumenten

Zudem sollten keine nachträglichen Korrekturen an den eigenen Angaben vorgenommen oder die Vergabeunterlagen verändert werden. Unzulässige Nebenangebote oder eine mehrfache Beteiligung des Unternehmens sorgen zudem zu einem Ausschluss am Ausschreibungsverfahren.

Eignungsprüfung des Bieters

Die öffentliche Hand stellt einige Anforderungen an die Teilnehmer des Vergabeverfahrens, um sicherzustellen, dass die Unternehmen auch in der Lage sind die Aufträge aus Hochbau und Tiefbau zu bearbeiten:

Anforderung Fachkunde

Unternehmen müssen die notwendigen Kenntnisse und Fähigkeiten besitzen, um den ausgeschriebenen Auftrag zu bearbeiten. Diese können durch Meister- oder Gesellenbriefe, Berufs-, Handelsregister- und Handwerksrollenauszüge, Eigenerklärungen, Zertifikate und/oder Referenzen über vergangene Arbeiten nachgewiesen werden.

Anforderung Leistungsfähigkeit

Je nach Umfang des Auftrags muss das Unternehmen, die personellen, finanziellen und technischen Mittel zur Verfügung stellen können. Dementsprechend sollten bei der Bewerbung, die Auskünfte über die Umsatzangaben, technischen Gegebenheiten und Anzahl der Beschäftigten nicht fehlen und zu dem Auftrag passen.

Anforderung Zuverlässigkeit

Öffentliche Aufträge für Elektroarbeiten oder Straßenbauarbeiten sollen an zuverlässige Unternehmen vergeben werden. An einer Ausschreibung teilnehmende Unternehmen müssen daher umfänglich ihre jetzige Situation sowie zukünftige Zuverlässigkeit nachweisen. Dies kann in Form von polizeilichen Führungszeugnissen, Auskünfte über ordentlich abgeführte Steuern und Abgaben oder einer Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamtes oder Konformitätsbescheinigung erfolgen. Vor einer Teilnahme sollten Sie zudem prüfen, ob Ihr Unternehmen auch über die zeitlichen Ressourcen verfügt, um den Auftrag zu bestreiten. In manchen Fällen kann es hilfreich sein, eine Verfügbarkeitserklärung abzugeben.

Die Wertung der Angebote

Wenn die Angebotsfrist abgelaufen ist, beginnt die Vergabestelle alle eingegangenen Gebote, nach den oben genannten Kriterien, zu sichten. Nach Zuschlagserteilung und Bekanntmachung müssen Mitbewerber unverzüglich, spätestens binnen 15 Kalendertagen unterrichtet werden. Den Bewerbern sind die Gründe für die Ablehnung des Angebots bzw. der Bewerbung mitzuteilen. Haben Sie den Verdacht, dass eine Prüfung nicht entsprechend der Richtlinien abgelaufen ist, können Sie bei den Nachprüfungsstellen wie z. B. Kammern eine Beschwerde einreichen.

Wenn Sie die genannten Bedingungen einhalten wird einer erfolgreichen Teilnahme an Ausschreibungen nichts mehr im Wege stehen. Viel Erfolg bei der nächsten Ausschreibung!

FAQ rund um die Teilnahme an Ausschreibungsverfahren

Wie kann ich an Ausschreibungen teilnehmen?

Suchen Sie in der ibau Ausschreibungsdatenbank nach relevanten Auftragschancen und erstellen Sie auf Basis der geforderten Angaben in der Leistungsbeschreibung ein Angebot. Sollten Fragen oder Unklarheiten bestehen, nutzen Sie die Zeit für die Bieterfragen und wenden Sie sich direkt über die Kontaktdaten an den Auftraggeber. Gegebenenfalls erweitern Sie das Angebot um die erworbenen Erkenntnisse. Wichtig: Halten Sie sich an die geforderten Leistungen, fügen Sie selbstständig Leistungen dem Angebot hinzu, wird es bei der Zuschlagsvergabe nicht berücksichtigt! Denken Sie daran, die geforderten Eignungsnachweise beizufügen und senden Sie das Angebot fristgerecht an die jeweilige Vergabestelle. Im Falle einer eVergabe übersenden Sie die Unterlagen elektronisch über ein eVergabe-Portal. Tipp: Machen Sie Kopien von den Unterlagen, um den Überblick über Ihre Angaben zu behalten.

Was muss ich bei einer öffentlichen Ausschreibung beachten?

Eine Ausschreibung verläuft anders als ein gewöhnlicher Auftrag. Vorab: Es gibt keine Garantie, dass Sie den ausgeschriebenen Auftrag tatsächlich erhalten. Wer den Zuschlag erhält, entscheidet sich auf Basis des wirtschaftlichsten Angebots.

Zu beachten sind vor allem die geforderten Daten, lesen die Vergabeunterlagen genau durch. Fügen Sie keine nicht-angeforderten Informationen oder Angebotspositionen den Unterlagen hinzu, um nicht vorzeitig vom Verfahren ausgeschlossen zu werden. Beachten Sie die Fristen und vermeiden Sie formale Fehler bei der Angebotsabgabe. Wie Sie Ausschreibungen richtig bearbeiten, haben wir in unserem Ratgeber für Sie zusammengestellt.

Wer kann sich auf öffentliche Aufträge bewerben?

Auf öffentliche Auftragsvergaben kann sich jedes Unternehmen, jeder Handwerker und jeder Freiberufler bewerben, wenn er die geforderten Waren oder Leistungen anbietet. Je nach Ausschreibung können aber die geforderten Referenzen oder Qualifikationen so hoch ausfallen, dass eine Teilnahme gerade für junge Unternehmen nur schwer zu bewerkstelligen ist. Lesen Sie daher die Unterlagen sorgfältig durch, um die Anforderungen an den Auftragnehmer zu erfahren.

Wo kann man Ausschreibungen bekommen?

Öffentliche Ausschreibungen finden Sie ganz leicht bei ibau. Wir sammeln für Sie alle relevanten Ausschreibungen von verschiedenen Vergabeportalen, Ausschreibungsblättern und anderen Medien und verifizieren diese mehrfach. Auf Basis unserer Kontakte bieten wir Ihnen zusätzlich privat-gewerbliche Aufträge an. Alternativ finden Sie die verschiedenen öffentlichen Vergabeverfahren auf speziellen Vergabeportalen, in Zeitungen sowie den Portalen der jeweiligen Vergabestelle.

Wie funktionieren Ausschreibungen?

Der öffentliche Auftraggeber stellt einen Bedarf fest. Anschließend werden die Vergabeunterlagen erarbeitet. Auf Basis dieser Informationen wird die Vergabeart festgelegt, beispielsweise spielt der Auftragswert eine Rolle, ob eine Ausschreibung europaweit oder national ausgeschrieben wird. Danach folgt die öffentliche Bekanntmachung in Zeitungen, Vergabeportalen und anderen Medien. Im nächsten Schritt können die Vergabeunterlagen angeforderten werden, anhand der Daten können Sie prüfen, ob der Auftrag Ihren Vorstellungen entspricht. Auf Basis der Daten erstellen Sie dann das Angebot und fügen Nachweise, Referenzen und Erklärungen hinzu, um es dann an die Vergabestelle zu übersenden. Der Auftraggeber sammelt nun alle Angebote bis zum Ende der Frist, um dann an dem sogenannten Submissionstermin alle Angebote zu öffnen. Bei der Angebotsprüfung werden zunächst alle Angebote ausgeschlossen, die formell nicht den Anforderungen entsprechen. Danach wird der Bieter einer Prüfung unterzogen, ob er sich überhaupt zur Ausführung eignet. Dann werden die Angebote geprüft, das wirtschaftlichste Angebot erhält den Zuschlag und die nicht berücksichtigten Bieter über die Gründe informiert. Sollte kein geeignetes Angebot vorhanden sein, wird das Verfahren aufgehoben.

Lösung: Mit ibau Ausschreibungen entdecken

Seien wir ehrlich, an Ausschreibungen teilzunehmen, ist aufwändig. Die Auftragssuche, die Fristen, die Vorbereitung, die Unterlagen – alles Punkte am Vergabeverfahren, die unglaublich zeitintensiv sind. Zum Glück gibt es ibau! Als Recherchedienst nehmen wir Ihnen die Recherche nach potentiellen Aufträgen aus ganz Deutschland ab. Dank einer Kombination von künstlicher Intelligenz und menschlicher Expertise finden wir nahezu jeden Auftrag aus Sachsen, Mecklenburg-Vorpommern oder Rheinland-Pfalz. Geben Sie einfach die Bezeichnung in die Suchmaske ein, schon erhalten Sie Zugriff auf zahlreiche privat-gewerbliche und öffentliche Ausschreibungen. Sparen Sie sich die Suche auf verschiedenen Vergabemarktplätzen und vertrauen Sie dem Service von ibau. Sie benötigen weitere Unterstützung? Neben der Auftragsrecherche unterstützen wir Sie beim Kundenkontakt, indem wir Ihnen automatische Kundenanschreiben generieren oder die komplette Kommunikation mit neuen Kunden für Sie übernehmen.

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ibau Redaktion

Auf Basis der Erfahrung von über 60 Jahren täglicher Recherche und Analyse von Ausschreibungen und Vergaben im öffentlichen und gewerblichen Sektor veröffentlicht die ibau Redaktion Ratgeber-Inhalte um Sie über verschiedene Fragen und Problemstellungen rund um Ausschreibungen und Vergaben aufzuklären.