Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen – Voraussetzungen & Bedingungen

Grundsätzlich sind alle öffentlichen Auftraggeber:innen dazu verpflichtet, ein Vergabeverfahren durchzuführen und sich dabei an die Vorschriften des Vergaberechts zu halten. Zu den öffentlichen Auftraggeber:innen gehören insbesondere der Bund, Länder, Städte, Kreise und Gemeinden. Darüber hinaus versteht man darunter auch jede Körperschaft, die zu dem besonderen Zweck gegründet wurde, im Allgemeininteresse liegende Aufgaben nichtgewerblicher Art zu erfüllen. Private und gewerbliche Auftraggeber:innen sind nicht zur öffentlichen Ausschreibung verpflichtet. Nur in Ausnahmefällen, wie der Vergabe von Fördermitteln, kann ein Vergabeverfahren erforderlich sein.

Im Prinzip kann sich jede:r Unternehmer:in auf öffentliche Auftragsbekanntmachungen bewerben, wenn er oder sie die geforderte Dienstleistung oder Tätigkeit anbietet. Besonders kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) können von öffentlichen Ausschreibungen profitieren und attraktive Aufträge erhalten, wenn sie bestimmte Regeln beachten.

Um bei einer öffentlichen Ausschreibung ein erfolgversprechendes Angebot abzugeben, ist eine gute Vorbereitung, Planung und Nachbereitung zu empfehlen. Jede Phase im Ausschreibungsprozess birgt gewisse Risiken, die zu einem Ausschluss führen können. Aus diesem Grund ist es wichtig, sehr strukturiert vorzugehen und vor der Abgabe alle Unterlagen nochmals auf Vollständigkeit und Gültigkeit zu prüfen. Im Folgenden listen wir die verschiedenen Phasen bis zur Angebotserstellung auf, um Ihnen einen Überblick zu geben, welche Phase besonders wichtig ist.
Achtung: Bevor Sie sich auf eine Ausschreibung bewerben und ein Angebot verfassen, lesen Sie gründlich die Vergabeunterlagen sowie das Leistungsverzeichnis – dort werden alle geforderten Leistungen bis ins Detail beschrieben.

Durch Präqualifikationen können Bieter:innen sich wertvolle Zeit bei der Angebotserstellung und im späteren Verfahren sparen. Dies ist besonders dann hilfreich, wenn Sie beispielsweise interessante Bauvorhaben aus Deutschland gefunden haben und sich kurzfristig bewerben möchten.

Welche Vorteile hat eine Präqualifizierung?

Die Präqualifikation dient dazu, die Feststellung der Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit zu standardisieren und zu vereinfachen. Dabei werden die Nachweise zur Eignung eines Unternehmens vorab auftragsunabhängig von einer zuständigen Stelle geprüft und zertifiziert. In späteren Verfahren müssen präqualifizierte Unternehmen dann lediglich das ausgestellte Zertifikat zur Angebotsabgabe hinzufügen und sparen somit wertvolle Zeit bei der Erstellung der Vergabeunterlagen. Innerhalb der Baubranche existiert ein Verein für die Präqualifizierung von Bauunternehmen, der eine öffentliche webbasierte Datenbank unterhält, in der alle registrierten Unternehmen, Handwerker:innen, Zulieferer:innen und Dienstleister:innen gefunden werden können. Die qualifizierenden Daten können jedoch nur von den Vergabestellen, die die jeweilige Zertifikatsnummer kennen, eingesehen werden. Die Registrierung für Betriebe kostet ca. 400-700 Euro pro Jahr und ist abhängig vom Aufwand der anerkannten Präqualifizierungsstellen. Eine Präqualifizierung in den Bereichen PQ-VOB oder PQ-VOL kann zwar nicht immer alle denkbaren Nachweise abdecken, da die verschiedenen Projekte zu unterschiedlich sind, jedoch kann ein Großteil der Vorarbeit eines Vergabeverfahren einmalig erledigt werden. Als präqualifiziertes Unternehmen werden mögliche Fehlerquellen deutlich reduziert und Sie können auch kurzfristig an besonders lukrativen Ausschreibungen teilnehmen. Dadurch sind Sie neuen Aufträgen für Abbrucharbeiten, Erdarbeiten oder Malerarbeiten bereits ein Stückchen näher gekommen!

Wenn die Rahmenbedingungen einer Ausschreibung aus Nordrhein-Westfalen, Hessen oder Co. passen, können Sie auf Wunsch einen Teilnahmeantrag einreichen. So kann in einigen Fällen Ihre Eignung schon vorab geprüft werden. Ansonsten können Sie auch die vollständigen Unterlagen anfordern, um an dem Verfahren teilzunehmen.

In der Angebotsphase ist es sehr wichtig, die Angebotsdokumente genau durchzulesen, denn hier geschehen die meisten Fehler, die eine Bewerbung unzulässig machen. Achten Sie darauf, alle Fragen ausführlich zu beantworten und keine Unterlagen zu vergessen. Darunter zählen auch Nachweise und Eigenerklärungen, die in jedem Verfahren benötigt werden. Unternehmen, die nicht präqualifiziert sind, müssen diese Dokumente einzeln hinzufügen. Bei Unklarheiten oder Fehlern haben Sie die Möglichkeit, Bieterfragen zu stellen. Der oder die Auftraggeber:in muss die Bieterfragen bis zum Ablauf der Angebotsfrist unverzüglich beantworten und alle Bewerber:innen gleichermaßen informieren. Nur in Ausnahmefällen dürfen diese individuell beantwortet werden. Es spielt keine Rolle, wie kurzfristig eine Bieterfrage eingereicht wurde, solange die Frist zur Angebotsabgabe nicht überschritten wird. Haben Sie alle Vergabeunterlagen ausgefüllt und alle Nachweise zusammen, ist es hilfreich, vor der Angebotsabgabe die Dokumente für beispielsweise Rohbauarbeiten noch einmal zu überprüfen. Stimmt die Leistungsbeschreibung Ihres Angebots mit der geforderten Leistung überein? Liegen alle relevanten Eigenerklärungen vor? Achten Sie zudem darauf, die Vergabeunterlagen nicht zu verändern, da dies zu einem sofortigen Ausschluss Ihres Angebots führt.

Ihr Angebot sollte auf dem geforderten Weg, digital über das Internetportal eVergabe oder postalisch vor Ablauf der Angebotsfrist versendet werden. Verschicken Sie Ihr Angebot postalisch, sollten Sie darauf achten, dass Ihr Umschlag fest verschlossen ist.

Wenn die Angebotsfrist abgelaufen ist, beginnt die Vergabestelle alle eingegangenen Gebote, nach den oben genannten Kriterien, zu sichten. Binnen 15 Kalendertagen nach der Zuschlagserteilung müssen die Mitbewerber:innen unverzüglich von der Auftraggeberseite über die Entscheidung unterrichtet werden. Den Bewerber:innen sind darüber hinaus die Gründe für die Ablehnung des Angebots beziehungsweise der Bewerbung mitzuteilen. Haben Sie den Verdacht, dass eine Prüfung nicht entsprechend den Richtlinien abgelaufen ist, können Sie bei den Nachprüfungsstellen wie zum Beispiel den Kammern eine Beschwerde einreichen und ein Nachprüfungsverfahren einleiten. Erst nach Ablauf der Informationspflicht darf der Vertrag geschlossen werden.
Wenn Sie die genannten Bedingungen einhalten, wird einer erfolgreichen Teilnahme an Ausschreibungen nichts mehr im Wege stehen. Viel Erfolg bei der nächsten Ausschreibung!

Die öffentliche Hand stellt einige Anforderungen an die Teilnehmer:innen des Vergabeverfahrens, um sicherzustellen, dass die Unternehmen auch in der Lage sind die Aufträge aus Hochbau und Tiefbau zu bearbeiten:

Anforderung Fachkunde

Unternehmen müssen die notwendigen Kenntnisse und Fähigkeiten besitzen, um die ausgeschriebene Leistung zu erfüllen. Diese können durch Meister- oder Gesellenbriefe, Berufs-, Handelsregister- und Handwerksrollenauszüge, Eigenerklärungen, Zertifikate und/oder Referenzen über vergangene Arbeiten nachgewiesen werden.

Anforderung Leistungsfähigkeit

Je nach Umfang des Vorhabens muss das Unternehmen die personellen, finanziellen und technischen Mittel zur Verfügung stellen können. Dementsprechend sollten bei der Bewerbung die Auskünfte über die Umsatzangaben, technischen Gegebenheiten und Anzahl der Beschäftigten nicht fehlen und zu dem Auftrag passen.

Anforderung Zuverlässigkeit

Öffentliche Aufträge für Elektroarbeiten oder Straßenbauarbeiten sollen an zuverlässige Unternehmen vergeben werden. An einer Ausschreibung teilnehmende Unternehmen müssen daher umfänglich ihre jetzige Situation sowie zukünftige Zuverlässigkeit nachweisen. Dies kann in Form von polizeilichen Führungszeugnissen, Auskünfte über ordentlich abgeführte Steuern und Abgaben oder einer Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamtes oder Konformitätsbescheinigung erfolgen. Achten Sie dabei insbesondere auf die Gültigkeit der Papiere. Vor einer Teilnahme sollten Sie zudem prüfen, ob Ihr Unternehmen auch über die zeitlichen Ressourcen verfügt, um den Auftrag zu bestreiten. In manchen Fällen kann es hilfreich sein, eine Verfügbarkeitserklärung abzugeben. Unter dem Begriff versteht man einen Nachweis über Zugriffsrechte auf externe Mittel. Ein zusätzliches Unternehmen bestätigt damit, dass Sie dessen Ressourcen zur Erfüllung der Leistungsbeschreibung verwenden dürfen.

Seien wir ehrlich, an Ausschreibungen teilzunehmen, ist aufwändig. Die Auftragssuche, die Fristen, die Vorbereitung, die Unterlagen – alles Punkte am Vergabeverfahren, die unglaublich zeitintensiv sind. Zum Glück gibt es ibau! Als Recherchedienst nehmen wir Ihnen die Recherche nach potentiellen Projekten aus ganz Deutschland ab. Dank einer Kombination von künstlicher Intelligenz und menschlicher Expertise finden wir nahezu jeden Auftrag aus allen Bundesländern, wie zum Beispiel Sachsen, Mecklenburg-Vorpommern oder Rheinland-Pfalz. Geben Sie einfach die Bezeichnung in die Suchmaske ein, schon erhalten Sie Zugriff auf zahlreiche privat-gewerbliche und öffentliche Auftragsbekanntmachungen. Sparen Sie sich die Suche auf verschiedenen Vergabemarktplätzen und vertrauen Sie dem Service von ibau. Sie benötigen weitere Unterstützung? Neben der Auftragsrecherche unterstützen wir Sie beim Kundenkontakt, indem wir Ihnen automatische Kundenanschreiben generieren oder die komplette Kommunikation mit neuen Kund:innen für Sie übernehmen.