Mann unterschreibt öffentliche Ausschreibung

Öffentliche Ausschreibungen finden mit ibau!

Bei öffentlichen Ausschreibungen werden Firmen dazu aufgefordert im Rahmen von Vergabeverfahren Angebote zu in der Ausschreibung enthaltenen Leistungen abzugeben. Die Öffentlichen Aufträge sind dabei entgeltliche Verträge zwischen einem öffentlichen Auftraggeber und einem Unternehmen aus der Privatwirtschaft.

Vereinfacht gesagt handelt es sich um einen öffentlichen Auftrag, wenn der Staat Aufgaben an Unternehmen vergibt.

13.316 Ausschreibungen & Aufträge für Öffentliche Ausschreibungen
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Öffentlich
Objektplanung Freianlagen + Ingenieurbauwerke, Landeskriminalamt Niedersachsen, Verbesserung der Unterbringung (20 E 13 4004)
  • Leistungsort: 30169 Hannover
  • Vergabestelle: Staatliches Baumanagement Hannover
  • Veröffentlicht seit: 14.08.2020
  • Bewerbungsfrist: 13.09.2020
Öffentlich
OBS am Wasserturm - Erweiterung und Umbau zur Schule für alle - Hansestadt Lüneburg (AP2020-03)
  • Leistungsort: 21335 Lüneburg
  • Vergabestelle: Hansestadt Lüneburg
  • Veröffentlicht seit: 14.08.2020
  • Bewerbungsfrist: 13.09.2020
Öffentlich
Lieferung und Montage von Küchentechnik (H27b271120)
  • Leistungsort: 81539 München
  • Vergabestelle: Landeshauptstadt München, Baureferat
  • Veröffentlicht seit: 14.08.2020
  • Bewerbungsfrist: 15.09.2020
Öffentlich
Notstromaggregat 800 kVA
  • Leistungsort: 14641 Nauen
  • Vergabestelle: Havelland Kliniken Gmbh
  • Veröffentlicht seit: 14.08.2020
  • Bewerbungsfrist: 15.09.2020
Öffentlich
Art der Leistung: Das Leistungsverzeichnis umfasst Bauleistungen der Elektrotechnischen
  • Leistungsort: 45257 Essen
  • Vergabestelle: GVE Grundstücksverwaltung Stadt Essen GmbH
  • Veröffentlicht seit: 14.08.2020
  • Bewerbungsfrist: 14.09.2020
Öffentlich
Lieferung einer mobilen Entwässerungsanlage (E50268920)
  • Leistungsort: 80939 München
  • Vergabestelle: Landeshauptstadt München, Baureferat
  • Veröffentlicht seit: 14.08.2020
  • Bewerbungsfrist: 24.09.2020
Öffentlich
Trockenbauarbeiten, Sanitärtrennwände (H08a271720)
  • Leistungsort: 80937 München
  • Vergabestelle: Landeshauptstadt München, Baureferat
  • Veröffentlicht seit: 14.08.2020
  • Bewerbungsfrist: 15.09.2020
Öffentlich
Gleiserneuerung Großenhainer Straße zw. Conradstr. und Riesaer Straße, Los3 - Ausrüstung Bahnstrom, Ausrüstung Haltestellen-Elt, Weichenausrüstung (DVB_2020_13_065)
  • Leistungsort: 01097 Dresden
  • Vergabestelle: Dresdner Verkehrsbetriebe AG
  • Veröffentlicht seit: 14.08.2020
  • Bewerbungsfrist: 17.09.2020
Öffentlich
Kita Kinderland Los 300_8 Fliesen- und Plattenarbeiten (1984/­2020 300_8)
  • Leistungsort: 19370 Parchim
  • Vergabestelle: DRK Kreisverband Parchim e.V.
  • Veröffentlicht seit: 14.08.2020
  • Bewerbungsfrist: 14.09.2020
Öffentlich
Deutsche Bundesbank, Gebäudekomplex Filiale Leipzig, Sanierung Ausbau /­ Technik /­ M 7, Bautischlerarbeiten /­ Türen (20-0003220)
  • Leistungsort: 04275 Leipzig
  • Vergabestelle: Deutsche Bundesbank, Beschaffungszentrum
  • Veröffentlicht seit: 14.08.2020
  • Bewerbungsfrist: 30.09.2020
Öffentlich
Kita Kinderland Los 300_12 Baureinigung (1984/­2020 300_12)
  • Leistungsort: 19370 Parchim
  • Vergabestelle: DRK Kreisverband Parchim e.V.
  • Veröffentlicht seit: 14.08.2020
  • Bewerbungsfrist: 14.09.2020
Öffentlich
Kita Kinderland Los 300_11 Tischlerarbeiten (1984/­2020 300_11)
  • Leistungsort: 19370 Parchim
  • Vergabestelle: DRK Kreisverband Parchim e.V.
  • Veröffentlicht seit: 14.08.2020
  • Bewerbungsfrist: 14.09.2020

Wo findet man Öffentliche Ausschreibungen?

Neben ibau.de und anderen Vergabeportalen, die relevante Informationen zu neuen Ausschreibungen aus dem öffentlichen Sektor aufbereiten, haben zum Beispiel Gemeinden, Städte und Institutionen wie Theater und auch Universitäten oftmals eigene Internetportale. Auf den Internetseiten schreiben die Institutionen beziehungsweise Städte ihre momentanen Vorhaben öffentlich als Ausschreibung aus. All diese Portale zu durchforsten, kann allerdings viel Zeit in Anspruch nehmen. ibau übernimmt diese Arbeit für Sie und übernimmt den riesigen Rechercheaufwand. Für eine städtische oder regionale Übersicht eignet sich unsere Suche nach Öffentlichen Ausschreibungen im ibau Xplorer.

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Öffentliche Ausschreibungen: So bewerben Sie sich erfolgreich auf öffentliche Ausschreibungen und erzielen mehr Umsatz durch öffentliche Aufträge.

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Erfahren Sie was öffentliche Aufträge sind, welche Ausschreibungsarten es gibt und wie Sie an diesen teilnehmen können.

Wo werden Öffentliche Ausschreibungen veröffentlicht?

Öffentliche Ausschreibungen müssen nach § 12 der VOB/A und VOL/A in amtlichen Veröffentlichungsblättern oder auf unentgeltlich und direkt zugänglichen Internetportalen bekannt gemacht werden.

Wann muss eine öffentliche Ausschreibung erfolgen?

Öffentliche Ausschreibungen müssen immer erfolgen, wenn ein bestimmter Schwellenwert überschritten wird.

Unterhalb der EU-Schwellenwerte gelten für Bauleistungen, Dienstleistungen und Lieferleistungen unterschiedliche Regelungen. Bauleistungen fallen unter Teil A der Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB/A). Die Allgemeinen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Bauleistungen regelt die VOB/B.

Bei Vergaben des Bundes sowie der jeweiligen Behörden gilt die Unterschwellenvergabeordnung (UVgo). Die Unterschwellenvergabeordnung ist ebenfalls bei Landesebene und Kommunalebene anzuwenden – ist sie im jeweiligen Bundesland noch nicht in Kraft getreten, so gilt hier Teil A der Vergabe- und Vertragsordnung für die Vergabe von Leistungen (VOL/A).

Werden die Schwellenwerte nach Vorgaben des Europäischen Parlaments in Deutschland nicht erreicht, so erfolgt die Auftragsvergabe nach deutschem Haushaltsrecht. Nähere Erläuterungen über Vergabeverfahren sowie über die Ausrichtung von Wettbewerbern findet man in der VgV.

Liegt der Auftragswert über den festgelegten EU-Schwellenwerten, so sind Auftraggeber zur europaweiten Ausschreibung von Aufträgen verpflichtet. Es handelt sich dann um ein sogenanntes „offenes Verfahren“. Liegt der Wert unterhalb des EU-Schwellenwertes, so handelt es sich um eine öffentliche Ausschreibung bei dem ein nationales Vergabeverfahren durchzuführen ist. Diese Verfahrensart nennt man dann Beschränkte Ausschreibung.

GPA: Government Procurement Agreement

Bei Ausschreibungen über den Schwellenwerten gelten die Bestimmungen über das öffentliche Beschaffungswesen, dem Government Procurement Agreement (GPA). Die GPA findet sich ebenfalls in dem Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB), in der Vergabeverordnung (VgV) sowie der Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB).

Wann erfolgt die Ausschreibung national und wann international?

Die Ausschreibung eines öffentlichen Auftrags erfolgt national zum Beispiel in Deutschland oder europaweit für alle Mitgliedsländer der Europäischen Union in Tenders Electronic Daily (TED). TED ist der Online-Dienst der Europäischen Union zur Bekanntmachung öffentlicher Aufträge. Weitere Informationen zu TED finden Sie auf unserer Website unter TED.

Doch wann erfolgt die Ausschreibung national und wann in mehreren Ländern gleichzeitig? Das hängt vom sogenannten Schwellenwert oder EU-Schwellenwert ab. Grundsätzlich lässt sich sagen: Liegt der Auftragswert unter dem Schwellenwert, erfolgt die Ausschreibung national. Liegt er über dem Schwellenwert, muss der Auftrag zwingend EU-weit ausgeschrieben werden. Das EU-Vergaberecht wird dabei durch die verschiedenen EU-Richtlinien vorgegeben und dann in nationales Recht umgesetzt.

Wie hoch liegt dieser Schwellenwert aktuell? Hier erfolgt alle zwei Jahre eine Anpassung, der Wert verändert sich also laufend. Ab Januar 2020 liegt der Wert bei 139.000 Euro für Liefer- und Dienstleistungen oberster und oberer Bundesbehörden. Für Bauaufträge und Konzessionen liegt der Schwellenwert bei 5.350.000 Euro. Hierbei handelt es sich nur um zwei beispielhaft ausgewählte Schwellenwerte. Die Höhe des Schwellenwerts hängt immer davon ab, welche Behörde den Auftrag vergibt und um welche Art von Auftrag es sich handelt. Die jeweils aktuell gültigen Schwellenwerte finden Sie auf unserer Website unter Schwellenwerte.

Um bestimmen zu können, ob der Schwellenwert überschritten wird oder nicht, müssen Schätzkosten ermittelt werden. Interessant ist auch, dass in Deutschland kein einheitliches nationales Vergaberecht existiert. Die abweichenden Regelungen, die Länder und Kommunen hier finden, machen es Unternehmen häufig schwer, an einer Ausschreibung teilzunehmen. Viele Mittelständler oder auch kleinere Unternehmen interessieren sich daher vor allem für die EU-weit vorgenommenen Ausschreibungsverfahren. Denn hier ergibt sich nicht nur ein höherer und damit lukrativerer Auftragswert, auch die einheitlichen Regeln sind für die Unternehmen häufig vorteilhaft.

Zudem erhalten die Unternehmen bei den EU-weiten Vergabeverfahren eines öffentlichen Auftrags die Möglichkeit zur Rüge. Sollte also gegen das Vergaberecht verstoßen worden sein, können Auftraggeber dazu gezwungen werden, die Vergaben zu wiederholen. Aber auch in Deutschland und damit auf nationaler Ebene besteht die Möglichkeit zur Rüge. In diesen Fällen sind die Zivilgerichte zuständig. Sie können darüber entscheiden, ob eine Ausschreibung beispielsweise aufgehoben werden muss.

Abschließend ist also festzuhalten, dass EU-weite Vergaben einige Vorteile besitzen, die kleine und mittlere Unternehmen (KMU) für sich nutzen sollten.

Wer sind öffentliche Auftraggeber?

Als Öffentliche Auftraggeber werden die Auftraggeber bezeichnet, die bei der Vergabe von öffentlichen Aufträgen in der EU das Vergaberecht beachten müssen. Diese Auftraggeber müssen Ihre Ausschreibungen öffentlich machen. Zu den öffentlichen Auftraggebern gehören zum Beispiel auch die sogenannten Sektorenauftraggeber. Diese Auftraggeber sind in der Trinkwasserversorgung, der Energieversorgung oder im Verkehr tätig. Die Auftragsvergabe erfolgt hier also immer im Zusammenhang mit der jeweiligen Sektorentätigkeit.
Vergaberechtliche Bestimmungen finden sich in der Sektorenverordnung (SektVO).

Folgende Institutionen gelten als öffentliche Auftraggeber und sind an die Vergaberichtlinien gebunden:

  • Anstalten wie z. B. der Deutsche Wetterdienst, Deutsche Bundesbank, ARD oder ZDF
  • Behörden
  • Bund
  • Gemeinden
  • Kommunale Eigenbetriebe wie Stadtwerke
  • Länder
  • Sektorenauftraggeber aus den Bereichen Verkehr, Trinkwasser- und Energieversorgung, Verteidigung und Sicherheit
  • Städte
  • Theater
  • Körperschaften wie z. B. Handwerkskammern, Krankenkassen, Industrie- und Handelskammer
  • Universitäten

Wie funktioniert eine Öffentliche Ausschreibung?

Um eine Öffentliche Ausschreibung zu veröffentlichen und am Ende einen Auftragnehmer für die Ausschreibung zu finden, müssen diese 9 Schritte durchgeführt werden:

  1. Feststellung des Bedarfs: Zuerst muss der Bedarf für die Leistung vom Auftraggeber festgestellt werden.
  2. Vergabeunterlagen: Die Vergabestelle bereitet die nötigen Vergabeunterlagen vor und legt die Vergabeart fest.
  3. Bekanntmachung der Ausschreibung: Die Ausschreibung wird in Print- und Online-Medien bekanntgemacht, wodurch Bieter zur Angebotsabgabe aufgefordert werden.
  4. Anfordern von Vergabeunterlagen: In diesem Schritt können die Vergabeunterlagen angefordert werden.
  5. Angebotsphase: Die Angebote der Bieter werden nun eingereicht.
  6. Prüfung der Angebote: Die Angebote, die nicht den Anforderungen entsprechen, werden ausgeschlossen.
  7. Eignungsprüfung: In der Eignungsprüfung werden Bieter ausgeschlossen, die nicht die notwendigen Ressourcen und Qualifikationen nachweisen können.
  8. Angebotsöffnung: Im Unterschwellenbereich der VOB gibt es für Angebote ein Submissionstermin, bei welchem die Angebote geöffnet werden.
  9. Informationspflicht: Die Vergabestellen müssen die Bieter, die nicht den Zuschlag erhalten haben, darüber informieren warum sie nicht den Zuschlag erhalten haben.

Warum sollten Unternehmen an öffentliche Ausschreibungen teilnehmen?

Eine Ausschreibung ist eine öffentlich schriftliche Aufforderung, Angebote für Lieferungen/Gütern und Leistungen abzugeben. Der öffentliche Sektor ist in vielen Fällen gesetzlich dazu verpflichtet Ausschreibungen öffentlich auszuschreiben. Jährlich werden über 450 Milliarden Euro (Stand: 2017) über öffentliche Ausschreibungen vergeben, die über Steuern und Gebühren finanziert werden. Unternehmen haben durch Ausschreibungen die Chance zusätzliche Aufträge über öffentliche Auftraggeber zu erhalten. Da Ausschreibungen in den unterschiedlichsten Branchen vorkommen, haben eine Vielzahl unterschiedlicher Unternehmen die Chance von öffentlichen Auftraggebern zu profitieren.

Die Auswahl des Angebots für eine Öffentliche Ausschreibung wird von der Vergabestelle nach Maßgabe des wirtschaftlichsten Angebots getroffen. Dies bedeutet, dass das Angebot mit dem besten Preis-/Leistungsverhältnis angenommen werden sollte.

Was gilt es bei Öffentlichen Ausschreibungen zu beachten?

Möchte man an Öffentlichen Ausschreibungen teilnehmen gilt es verschiedene Regelungen und Paragraphen zu kennen. ibau gibt Tipps zu Ausschreibungen von Unternehmen perfekt genutzt werden können.

Öffentliche Ausschreibung ohne Angebot

Es kann der Fall eintreten, dass bei Vergaben von öffentlichen Aufträgen keine Angebote eingehen. Liegt dieser Fall bei Öffentlichen Ausschreibungen vor, so können Vergabestellen ein Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb durchführen. Dies ist geregelt nach §14 Abs. 4 Nr. 1 VgV.

Die Vergabe von Bauleistungen

Im Vergaberecht gibt es verschiedene Verfahrensarten. Diese unterscheiden sich durch eine ein- oder zweistufige Struktur und durch die Bestimmung des Bewerberkreises. Der Auftragswert entscheidet darüber, welches Verfahren zum Einsatz kommt.

Bauleistungen in nationalen Verfahrensarten können nach vier unterschiedlichen Verfahrensarten ausgeschrieben werden:

  • Öffentliche Ausschreibung
  • Beschränkte Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb
  • Beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb
  • Freihändige Vergaben / Verhandlungsvergabe

Beispiele der Veröffentlichung von Öffentlichen Ausschreibungen:

  • Ausschreibungsblätter
  • Tageszeitungen
  • Amtliche Veröffentlichungsorgane
  • Internetportalen

Durch die vielseitige Veröffentlichung der Öffentlichen Ausschreibungen sollen möglichst viele Unternehmen erreicht werden. Da Öffentliche Ausschreibungen auf einer Vielzahl unterschiedlicher Medien veröffentlicht werden, ist es schwierig, den Überblick über Öffentliche Ausschreibungen zu behalten. ibau findet mit einem eigenen Rechercheteam und Web-Crawlern die notwendigen Ausschreibungen und reichert Sie mit detaillierten zusätzlichen Informationen zur Ausschreibung an. Mit ibau behalten Sie somit den kompletten Überblick über sämtliche, für Sie relevante Ausschreibungen.

Auf dieser Seite können Sie eine Vielzahl von unterschiedlichen öffentlichen Ausschreibungen aus ganz Deutschland einsehen und relevante Aufträge für Ihr Unternehmen finden.

Öffentliche Ausschreibungen in Deutschland

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Öffentliche Ausschreibungen nach „Bundesland“

Sie suchen nach Öffentlichen Ausschreibungen in einem bestimmten Bundesland? ibau hat die relevanten Öffentlichen Ausschreibungen für Ihr Unternehmen! Starten Sie jetzt die Suche nach: Ausschreibung nach Bundesland

Öffentliche Ausschreibungen nach „Stadt“

Ihr Unternehmen ist in einer bestimmten Stadt oder Region tätig? Sie suchen nach Ausschreibungen in Ihrer Stadt? Jetzt Aufträge suchen: Aufträge nach Stadt

Diese Ausschreibungsunterlagen sind im Bewerbungsprozess wichtig

Zu jeder Bewerbung gehören eine Reihe an Ausschreibungsunterlagen, die vollständig und fehlerfrei sein müssen, wofür die Vergabestelle Sorge zu tragen hat. Die Vergabeverfahren lassen sich nur dann reibungslos abwickeln, wenn alle Bieter die entsprechenden Unterlagen erhalten und damit über alle Anforderungen und Regelungen informiert sind. Es ist daher wichtig, dass die Ausschreibungsunterlagen eindeutig und fehlerfrei formuliert sind, um die Bieter bestmöglich über diese Anforderungen zu unterrichten.

Definition

Die Ausschreibungsunterlagen werden in der Praxis auch einfach als Vergabeunterlagen bezeichnet. Sie umfassen alle Dokumente, die der Bieter von der Vergabestelle erhält. Die Ausschreibungsunterlagen sind damit von den Bewerbungsunterlagen zu unterscheiden, die wiederum der Bieter bei der Vergabestelle einreicht. In jedem Fall umfassen die Ausschreibungsunterlagen eine Aufforderung zur Abgabe eines Angebots durch die Unternehmen, die Vertragsunterlagen und natürlich die Bewerbungsbedingungen. Letztere sind für die Unternehmen besonders interessant, denn hier sind die vielen verschiedenen Kriterien beschrieben, die es zu erfüllen gilt.

Bewerbungsbedingungen

Die Ausschreibungsunterlagen umfassen auch die Bewerbungsbedingungen. Wichtig sind hier vor allem die Regeln, unter denen die Auswahlverfahren stattfinden. Enthalten sind weiterhin die Zuschlagskriterien und deren jeweiliges Gewicht. Welche Kriterien muss das Unternehmen erfüllen, um bei der Auswahl berücksichtigt werden zu können? Welches Gewicht erhält das jeweilige Kriterium und ist es damit wichtiger oder weniger wichtig bei der Entscheidung? Typisch ist zum Beispiel eine hohe Gewichtung des Preises, das muss aber nicht so sein.

Anschreiben

Das Anschreiben umfasst neben der Aufforderung zur Angebotsabgabe auch eine kurze Zusammenfassung der Ausschreibung. Die Kurzfassung ist so formuliert, dass die Unternehmen sich auf einen Blick darüber Klarheit verschaffen können, ob die Ausschreibung überhaupt relevant für sie ist oder nicht. Hier sollte zum Beispiel erkennbar sein, in welcher Branche Unternehmen gesucht werden und um welche Art von Auftrag es sich handelt. Die wichtigsten Bedingungen der ausgeschriebenen Leistung sind hier zusammengefasst. Im Prinzip entsprechen die hier enthaltenen Informationen den Angaben auf der Vergabebekanntmachung. Nach dem Lesen des Anschreibens sollte das Unternehmen sofort sagen können, ob es sich von der Ausschreibung angesprochen fühlt oder ob der Auftrag uninteressant bzw. ungeeignet ist.

Vertragsunterlagen

Die Vertragsunterlagen umfassen die Leistungsbeschreibung und die verschiedenen Vertragsbedingungen. Sie komplettieren die Ausschreibungsunterlagen. Zu den typischen Vertragsbedingungen gehören zum Beispiel die Lohn- und Stoffpreisgleitklauseln.

Diese Angaben gehören nicht in die Ausschreibungsunterlagen

Es existieren auch Angaben, die grundsätzlich nicht in den Ausschreibungsunterlagen enthalten sein dürfen. Dazu gehören allgemein zum Beispiel Markennamen sowie Typen- und Herkunftsbezeichnungen. Das liegt daran, dass für die Ausschreibungsverfahren Produktneutralität gilt. Außerdem dürfen keine Patente in den Unterlagen genannt werden. Allerdings bestehen in der Praxis immer wieder auch Ausnahmen von diesen Regeln. In einigen Fällen ist es zum Beispiel unmöglich, den Auftragsgegenstand zu beschreiben, ohne bestimmte Marken zu nennen. Auch im Fall der Sanierung einer bestehenden Anlage kann die Nennung bestimmter Markennamen, Typen- oder Herkunftsbezeichnungen notwendig sein. Ist beispielsweise der Austausch verwendeter Produkte eins zu eins erforderlich, damit die Anlage wieder funktionsfähig ist oder weiterhin bleibt, dürfen die Bezeichnungen verwendet werden. Auch Vertragsstrafen zum Beispiel für die Überschreitung von Fristen werden in den Ausschreibungsunterlagen normalerweise nicht genannt. Sie können aber dennoch enthalten sein, beispielsweise für die Überschreitung von Bauzeiträumen.

Ablauf eines Vergabeverfahrens

Dieses Kapitel umfasst die Schilderung des Ablaufs eines typischen Vergabeverfahrens. Welche Schritte müssen Unternehmen bei einer Ausschreibung berücksichtigen und wann sind welche Unterlagen einzureichen? Bieter erhalten hier also einen Überblick über den Verlauf der Verfahren und damit Orientierung für die eigene Bewerbung.

Auswahl des Mediums

Im ersten Schritt entscheidet der Auftraggeber, ob er ein analoges oder digitales Vergabeverfahren, die sogenannte E-Vergabe, durchführen möchte. Diese Entscheidung bildete die Grundlage für den weiteren Ablauf des Verfahrens. Bei einem anlogen Verfahren, werden die Vergabeunterlagen den Bietern in Papierform oder auf einem Datenträger zur Verfügung gestellt. Zum Submissionstermin werden die Angebote hier auch in Papierform beim Auftraggeber eingereicht. Bei einer digitalen Vergabe wird das Verfahren über ein sogenanntes Bietercockpit abgehandelt. Hierüber erhält der Bieter alle Unterlagen zum Download und lädt hier auch sein Angebot hoch. Bei der Teilnahme an einer E-Vergabe erhält der Bieter durch seine Registrierung alle weiteren Informationen, wie z.B. Bieterfragen oder den Submissionsspiegel. Aufgrund der Fokussierung des E-Goverments in öffentlichen Behörden werden mittlerweile 80 Prozent der Verfahren digital durchgeführt.

Bekanntmachung der Ausschreibung

Das Ausschreibungsverfahren beginnt dann mit der Bekanntmachung der Ausschreibung. In diesem Moment erfahren die Unternehmen zum ersten Mal, dass ein Auftrag öffentlich vergeben wird. Wer an einer solchen Ausschreibung teilnehmen möchte, muss seine Unterlagen fristgerecht einreichen.

Korrespondenzphase

In dieser Phase erfolgt eine Kommunikation zwischen der Vergabestelle und den Bietern. Die Unternehmen erhalten die erforderlichen Vergabeunterlagen und die Unternehmen erfragen in der Regel weitere Informationen, die sie für die Erstellung ihrer Bewerbung benötigen. Häufig geht es dabei um nähere Spezifikationen des Produktes oder um eine genauere Beschreibung der zu erbringenden Dienstleistung. Die Vergabestelle leitet die Fragen der Bieter an alle anderen weiter, um die Chancengleichheit zu wahren.

In dieser Phase stellen die Unternehmen fest, ob sie der Aufgabe gewachsen sind und wie sie ihre Bewerbung formulieren möchten. Es ist nicht ungewöhnlich, dass in dieser Phase einige Unternehmen bereits aus dem Verfahren aussteigen. In dieser Phase können Bieter außerdem Rügen vornehmen, falls die Vergabeunterlagen Vergaberechtsverstöße enthalten sollten.

Bei offensichtlichen Fehlern sind die Bieter sogar verpflichtet diese mit dem Auftraggeber zu klären. Darüber hinaus hat der Bieter die Pflicht bei Unklarheiten, missverständlichen oder nicht eindeutigen Formulierungen und Widersprüchen beim Auftraggeber um Aufklärung zu bitten.

Abgabe der Angebote

Nun erfolgt die Abgabe der Angebote durch die Bieter. Die Öffnung erfolgt im Beisein eines Vertreters der Vergabestelle, hier gilt das Vier-Augen-Prinzip. Bei Lieferungen und Leistungen erfolgt die Öffnung in Abwesenheit der Bieter. Bei Bauaufträgen hingegen wird ein sogenannter Submissionstermin angesetzt, die Öffnung der Angebote erfolgt dabei in Anwesenheit der Bieter oder auch derer Bevollmächtigter. Die Teilnahme am Submissionstermin war für Bieter und Bevollmächtigte lange Zeit relevant, da die Submissionsergebnisse direkt bekannt gegeben werden. Der Auftraggeber sendet diese den Bietern andernfalls erst nach Prüfung der Summen zu.

Durch die elektronische Vergabe (E-Vergabe) müssen die Bieter heute nicht mehr vor Ort bei der Eröffnung der Submission anwesend sein, um die Ergebnisse zu erhalten. Im Falle einer E-Vergabe stellt der Auftraggeber den Bietern die ungeprüften Angebotssumme über die Angebotsplattform zur Verfügung.

Formelle Angebotsprüfung

In der nächsten Phase müssen die Angebote durch die Vergabestelle geprüft werden. Die erste Stufe ist dabei die formelle Angebotsprüfung. Die Vergabestelle sieht sich an, ob alle Unterlagen unterschrieben wurden, ob die erforderlichen Preisangaben vorhanden sind und ob die Angebote ordnungsgemäß gekennzeichnet sind. Bereits die formelle Überprüfung kann sehr umfangreich sein, viele Punkte gilt es hier zu berücksichtigen. In Ländern mit gesetzlichem Mindestlohn wird zum Beispiel geprüft, ob dieser mit dem Angebot unterschritten wird. Die formelle Angebotsprüfung ist bereits die erste große Hürde, die die Bieter überwinden müssen. Fehler in den Angebotsunterlagen zwingen den Auftraggeber zum Ausschluss des vorliegenden Angebots – auch wenn die sonstigen Konditionen die besten sind. Bieter sollten Ihre Angebotsunterlagen daher vor Abgabe immer mit größter Sorgfalt auf mögliche Fehler prüfen.

Eignungsprüfung des Bieters

Enthält das Angebot keine formalen Fehler, überprüft die Vergabestelle im nächsten Schritt die Eignung des Bieters. Früher war ein Eignungsnachweis zwingend erforderlich, um in dieser Phase nicht ausgeschlossen zu werden. Neufassungen der Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen und der Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen sehen jedoch mittlerweile vor, dass eine sogenannte Eigenerklärung des Bieters erst einmal ausreicht. Die Vergabestelle kann dann im laufenden Verfahren die Eignungsnachweise nachfordern.

Um das tun zu können, muss die Vergabestelle jedoch in der Vergabebekanntmachung bereits darauf hingewiesen haben, dass sie so verfahren wird. Ansonsten darf die Vergabestelle keine Eignungsnachweise mehr einfordern.

Sollte ein Eignungsnachweis gefordert gewesen und durch den Bieter nicht erbracht worden sein, führt das nicht unbedingt sofort zum Ausschluss. Dem Bieter wird vielmehr eine Frist eingeräumt, bis zu der er die Dokumente nachreichen kann. Insgesamt ist die Eignungsprüfung des Bieters damit nicht mehr ganz so streng wie in früheren Zeiten.

Auskömmlichkeit des Angebots

In der dritten Stufe folgt nun die Prüfung der Richtigkeit des Angebots. Das wird auch als Auskömmlichkeit des Angebots bezeichnet. Hier sieht sich die Vergabestelle eine ganze Reihe von Details des Angebots an. So ist zum Beispiel zu überprüfen, ob die Preise korrekt kalkuliert wurden und ob das Unternehmen die Leistung erbringen kann, ohne in Insolvenzgefahr zu geraten. In letzterem Falle geht es also um die Prüfung der Kostendeckung.

Tatsächlich ist es jedoch auch möglich, unter die Kostendeckung zu gehen und sich mit einer aggressiven Preispolitik durchzusetzen. Das Unternehmen muss diesen Schritt aber gut begründen können. Hier können sich durch die Vergabestelle Nachfragen ergeben. Am Verfahren teilnehmende Unternehmen sollten sich darauf vorbereiten und sich so früh wie möglich überlegen, wie sie ihre Preisangebote rechtfertigen. Hier kann es Sinn machen, sich eine Argumentationsstrategie zurechtzulegen.

Prüfung der Wirtschaftlichkeit

Die vierte Stufe umfasst die Prüfung der Wirtschaftlichkeit des Angebots. Die Vergabestelle sieht sich in diesem Schritt zum Beispiel das Preis-Leistungs-Verhältnis an und es erfolgt eine Bewertung der Nebenangebote, falls diese bei der Ausschreibung zugelassen wurden. Hier gilt der Grundsatz, dass die Nebenangebote den Hauptangeboten gleichwertig sein müssen. Es ist übrigens auch in dieser Phase möglich, dass Kommunikation zwischen der Vergabestelle und den Bietern stattfindet. Auch hier können sich immer noch Nachfragen ergeben.

Darauf sollten sich die Unternehmen einstellen und jederzeit fristgerecht auf die Nachfragen reagieren können. Selbst wenn das Angebot bereits geöffnet ist, ist es also immer noch möglich, dass die Vergabestelle die Unternehmen zur Mitwirkung auffordert.

Die Prüfung der Wirtschaftlichkeit ist sehr umfangreich und umfasst viele Teilschritte. Dazu gehört auch, dass die Vergabestelle Sachverständige hinzuzieht, um bestimmte Fragen zu den Angeboten besser klären zu können. Außerdem ist es möglich, dass die Vergabestelle Tests und Muster anfordert. Im Idealfall sollten die Unternehmen auch hier die geforderten Tests und Muster bereits vorliegen haben.

Eine gute Vorbereitung ist also während des gesamten Prüfungsprozesses wichtig. Es wäre ein Missverständnis zu glauben, dass Unternehmen nach der Angebotsabgabe passiv wären und das Ende des Verfahrens nur abzuwarten bräuchten. Eine aktive Mitwirkung ist in vielen Fällen erforderlich.

Vergabeentscheidung

Nachdem die Prüfungen abgeschlossen sind, trifft die Vergabestelle ihre Entscheidung, welches Angebot angenommen bzw. abgelehnt werden soll. Die Vergabestelle entscheidet sich für einen Bieter, der den Zuschlag erhält und übermittelt diesem das Ergebnis. Auch alle unterlegenen Bieter werden über das Ergebnis der Vergabeentscheidung informiert. Wie nun weiter verfahren wird, hängt davon ab, ob es sich um ein EU-weites Verfahren mit Auftragswert über dem Schwellenwert handelt oder um ein nationales Verfahren unterhalb des Schwellenwerts.

Bei EU-weiten Verfahren gilt zum Beispiel die Vorabinformationspflicht, die vorsieht, dass die unterlegenen Bieter zuerst informiert werden. Das dient dem Rechtsschutz. Zudem erhalten die unterlegenen Bieter den Namen des Unternehmens, das den Zuschlag erhalten hat.

Bei allen Verfahren sind die unterlegenen Bieter über den Grund zu informieren, warum ihr Angebot den Zuschlag nicht erhalten hat. Hier bekommen die Unternehmen also die Möglichkeit, aus ihren Fehlern für zukünftige Vergabeverfahren zu lernen und ihre Angebote entsprechend zu verbessern.

Hier erfahren zudem die ausgeschlossenen Bieter, ob ihr Angebot formale Fehler enthielt, nicht auskömmlich war oder die Eignung mangelhaft war. Die Vergabestelle muss hier genaue Angaben machen, warum es zum Ausschluss gekommen ist. Das Vergabeverfahren ist damit abgeschlossen.

Das Recht der Vergabeverfahren

Wer an Vergabeverfahren teilnehmen möchte, muss eine Reihe von Verordnungen, Gesetzen und Abkommen im Blick behalten. Eine abschließende Aufzählung ist hier kaum möglich, weil in Abhängigkeit von der Art des Verfahrens eine Vielzahl von Gesetzen und anderen Texten Anwendung finden kann. Das Vergabeverfahren ist also prinzipiell sehr umfangreich, es existiert nicht das eine „Vergabeverfahrensgesetz“.

Nachfolgend erhalten interessierte Unternehmen einen Überblick über wichtige Gesetze, Verordnungen und Abkommen, die bei vielen Vergabeverfahren relevant sind. Für ein weiteres Studium der Thematik sind die aufgeführten Texte zu empfehlen.

Regelung des Rechts des Vergabeverfahrens in Gesetzen, Verordnungen und Abkommen

In Deutschland ist vor allem das deutsche Vergaberecht relevant, die sogenannte Vergabeordnung. Hinzu kommt die seit dem Jahr 2016 existierende Vergabeverordnung (VgV), die nähere Regelungen zur Vergabe öffentlicher Aufgaben trifft. Weitere Informationen zur VgV finden Sie auf unserer Website unter VgV. Zur Vergabeordnung gehören die Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen Teil A (VOL/A), die Vergabeund Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB) und die Vergabeordnung für freiberufliche Leistungen (VOF).

In vielen Bundesländern ist zudem die Verfahrensordnung für die Vergabe öffentlicher Liefer- und Dienstleistungsaufträge unterhalb der EU-Schwellenwerte (Unterschwellenvergabeordnung – UVgO) aktiv. Hierbei handelt es sich um eine Vereinheitlichung der VOL/A. Die UVgO soll die VOL/A zukünftig vollständig ablösen. Weitere Informationen zur UVgO finden Sie ebenfalls auf unserer Website unter UVgO.

Zu berücksichtigen ist bei Vergabeverfahren weiterhin das Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB). Die hier getroffenen Regelungen sollen vor allem sicherstellen, dass Bieter unter denselben Bedingungen Preise und Qualität ihrer Leistungen bestimmen können. Dafür muss zum Beispiel sichergestellt sein, dass keine Kartelle oder Monopole bestehen. Weitere wichtige Regelungen finden sich in den Haushaltsordnungen des Bundes-, der Länder und Gemeinden (BHO, LHO) und im Haushaltsgrundsätzegesetz (HGrG).

Auf der Ebene der EU gelten dann die EU-Vergaberichtlinien. Das Vergaberecht der Europäischen Union regelt die Vergabeverfahren öffentlicher Aufgaben durch die Mitgliedstaaten und deren Organe. Zu unterscheiden sind hier das öffentliche Verfahren, an dem jeder teilnehmen und ein Angebot einreichen kann sowie das nicht offene Verfahren, bei dem zwar die Teilnahme beantragt werden kann, nur eine engere Wahl an Teilnehmern jedoch auch tatsächlich später ein Angebot einreichen darf.

Es existieren noch weitere seltener angewendete Verfahren, die meisten Vergabeverfahren sind jedoch offen.

Strategien für erfolgreiche Bewerbungen

In diesem Kapitel finden Unternehmen verschiedene Strategien für die erfolgreiche Teilnahme an öffentlichen Vergabeverfahren. In der Praxis treffen Unternehmen immer wieder auf ähnliche Herausforderungen bei dem Versuch, an einen öffentlichen Auftrag zu gelangen. Diesen Herausforderungen können sie mit bestimmten Strategien besser begegnen. Einige dieser Strategien sind hier aufgeführt und können als Orientierung bei der Vorbereitung auf die eigene Bewerbung um einen öffentlichen Auftrag dienen.

Handwerker sollten Chancen als Subunternehmer ergreifen

Häufig ist es nicht erforderlich, eine Ausschreibung unbedingt selbst gewinnen zu müssen. Chancen ergeben sich gerade bei Bau- und Dienstleistungsausschreibungen für Handwerker als Subunternehmer. Hier sieht sich das Unternehmen an, welcher Bieter die Ausschreibung gewinnt und bietet seine Fähigkeiten und Leistungen dann als Subunternehmer an. Es kommt nicht selten vor, dass die Gewinner einer Ausschreibung einige Aufgaben an Partner abgeben, um den Gesamtauftrag besser bewältigen zu können. Hier ergeben sich also für unterlegene Bieter Chancen. Diese haben am Verfahren selbst teilgenommen und besitzen daher bereits viele Detailkenntnisse zum Auftrag. Gerade solche Unternehmen bieten sich dann als Subunternehmen geradezu an. Die Teilnahme am Verfahren hat sich dann doch noch gelohnt.

Auf Expertise zurückgreifen

Die meisten Bewerbungen um einen öffentlichen Auftrag scheitern nicht daran, dass der Bieter nicht geeignet wäre oder eine unrealistische Preiskalkulation vorgenommen hätte. Die meisten Unternehmen scheitern tatsächlich daran, dass ihre Bewerbungen formale Fehler enthalten. Je nach Art des Auftrags ist es nicht unüblich, dass die Ablehnungsquoten 50 Prozent erreichen. Im Durchschnitt werden 30 Prozent der Bewerbungen abgelehnt.

Wenn Unternehmen hier Schwierigkeiten haben, allen formalen Anforderungen zu genügen, sollten sie nicht zögern, Hilfe anzunehmen. Das können zum Beispiel Berater sein, die regelmäßig Bewerbungen in diesem Bereich betreuen und die für ihre Mandanten die Bewerbungsunterlagen prüfen können.

Ebenfalls möglich ist es, an Seminaren zum Beispiel der Berufsakademien teilzunehmen, in denen Wissen zur korrekten Erstellung der Bewerbungsunterlagen vermittelt wird. Häufig sind es kleine Details zum Beispiel in den Formulierungen etwa in Bezug auf das Gewerk, die über Erfolg oder Misserfolg entscheiden können. Unternehmen, die sich hier unsicher sind, sollten auf entsprechende Hilfe zurückgreifen.

Die persönliche Kontaktaufnahme

Nur wenige Unternehmen wissen, dass sie mit der Vergabestelle auch vor dem Ausschreibungsverfahren Kontakt aufnehmen dürfen, um sich dort vorzustellen und im Idealfall in Erinnerung zu bleiben. Es ist immer lohnenswert, bei der Vergabestelle so früh wie möglich einen Ansprechpartner zu finden. Damit kann sich der spätere Bieter früh von den Mitbewerbern absetzen.

Doch wie kann eine solche Kontaktaufnahme erfolgen? Möglich wäre es zum Beispiel, fachliche Fragen an die Vergabestelle zu richten. Diese Fragen müssen nicht unbedingt in Zusammenhang mit der späteren Ausschreibung stehen, das Unternehmen stellt sich aber auf diese Weise vor und die Vergabestelle erhält vom Kandidaten bereits einen ersten Eindruck. Es ist nicht zu unterschätzen, welchen Einfluss das auf das spätere Vergabeverfahren haben kann.

Zudem kann es Sinn machen, Bieterfragen vorab zu stellen, die später während des Verfahrens schriftlich noch einmal wiederholt werden. Damit lässt sich die Kontaktaufnahme in Gang setzen und ein hoffentlich positiver Eindruck hinterlassen. Unternehmen sollten diese Chance nicht ungenutzt lassen.

Bewerbungen in der Region

Gerade für Bauunternehmen ergeben sich bei öffentlichen Vergabeverfahren Chancen, wenn sich das Unternehmen auf einen Auftrag in der eigenen Region bewirbt. Unternehmen besitzen hier zum Beispiel spezielle Ortskenntnisse, kennen sich mit den kommunalen Regelungen bestens aus, kennen ihre Mitbewerber und haben vermutlich bereits etliche Aufträge in der Region erfolgreich abwickeln können. Das sind alles Vorteile bei der Durchsetzung in einem öffentlichen Vergabeverfahren. Wer also seine Chancen bei den Vergaben erhöhen möchte, der sollte sich auf regionale Angebote konzentrieren.

Hohe Datenschutzstandards einhalten

Viele Unternehmen unterschätzen immer noch, welchen Stellenwert der Datenschutz einnimmt. Die Vergabestellen sehen sich sehr genau an, welche Maßnahmen die Bieter treffen, um den geltenden Datenschutzanforderungen zu genügen. Dazu kann gehören, dass ein Mitarbeiter der Vergabestelle die Website des Unternehmens besucht und sich ansieht, ob die DSGVO eingehalten werden und welche entsprechenden Zertifizierungen vorliegen. Für die Bieter kann es daher Sinn ergeben, auf der Website kenntlich zu machen, dass alle Regelungen eingehalten werden.

Website mit Referenzen erstellen

Wer sich um einen Auftrag bewirbt, hat natürlich auch bei öffentlichen Ausschreibungsverfahren bessere Chancen, wenn er in der Vergangenheit bereits vergleichbare Projekte erfolgreich durchführen konnte. Das gilt zum Beispiel für erfolgreich abgewickelte Bauprojekte. Gerade in diesem Bereich sind Referenzen besonders wichtig. Doch wie soll ein Unternehmen darauf konkret aufmerksam machen? Eine gute Möglichkeit besteht darin, eine Website zu erstellen, auf der alle Referenzen nachgewiesen werden.

Diese sollten natürlich in Zusammenhang mit der Ausschreibung stehen. Es macht Sinn, kurz vor der Ausschreibung mit der Website online zu gehen und damit ein Angebot auf dem aktuellen Stand zu präsentieren. Wenn sich die Mitarbeiter der Vergabestelle dann über das Unternehmen informieren, stoßen sie auf diese Website mit allen einschlägigen Referenzen. Bieter sollten hier konsequent sein und alle technischen Möglichkeiten nutzen.

Auch für Subunternehmer ist die Nennung von Referenzen vorteilhaft. Werden Nachunternehmer in den Bewerbungsunterlagen des Hauptbieters genannt, kann sich der Auftraggeber auch ein Bild über die Kompetenzen und Erfahrungen der benannten Unternehmer machen.

Darüber hinaus eignet sich die Darstellung von Referenzprojekten für Subunternehmer, wenn diese beim nächsten Auftrag als eigenständige Bieter auftreten möchten. Durch die Darstellung der Teilbereiche in erfolgreich abgewickelten Bauprojekten, in denen sie als Subunternehmer tätig waren, lässt sich die erforderliche Kompetenz nachweisen.