Bei Ausschreibungsverfahren gibt es Auftraggeber und Bieter. Für beide Seiten gibt es einiges zu beachten.
Die Erklärung für einen Bieter ist laut deutschem Recht ein Unternehmen, das sich für den Auftrag einer öffentlichen Institution bewirbt und dafür ein Angebot abgibt. Vorab sollte er die Vergabeunterlagen gründlich prüfen und sich für Rückfragen an die ausschreibende Stelle wenden. Denn sobald die Angebotsfrist abgelaufen ist, wird sein Angebot verbindlich.
Es wird zwischen Einzelbietern und Bietergemeinschaften unterschieden. Der Definition nach handelt es sich bei einer Bietergemeinschaft um mindestens zwei Unternehmen, die dem Auftraggeber gemeinsam ein Angebot unterbreiten. Sie werden wie Einzelbieter behandelt. Voraussetzung für eine Bietergemeinschaft ist jedoch die Einhaltung der kartellrechtlichen Regelungen.
Der Bieter kann sein Angebot nur während der Angebotsfrist abgeben. Während dieser Zeit hat er auch die Möglichkeit, sein Angebot wieder zurückzuziehen. Nach Ablauf der Angebotsfrist beginnt die Bindefrist. Die Bindefrist ist ein bestimmter Zeitpunkt, in dem der Auftraggeber sich einen geeigneten Auftragnehmer aus der Menge der Bieter aussuchen kann. Diese sind verpflichtet, den Auftrag auch auszuführen, wenn sie den Zuschlag erhalten. Ein Rücktritt ist nur noch aus schwerwiegenden Gründen möglich.
Als Bieter wird jeder bezeichnet, der bei einem Vergabeverfahren ein Angebot abgibt.