Ausschreibungen richtig bearbeiten

Wer erfolgreich an einem Vergabeverfahren teilnehmen möchte, muss vorab die Ausschreibung richtig bearbeiten. Einen wichtigen Aspekt bei der Bearbeitung von Ausschreibungen formt die Vermeidung von Fehlern. Vorab: Fehler können immer passieren, aber gerade typische Fehler im Vergabeverfahren lassen sich gut vermeiden, wenn man sich der Fallstricke bewusst ist!

Angebot fristgerecht abgeben

Es klingt banal, aber es passiert schnell, dass man sich für einen Zeitraum zu viel vornimmt und es deswegen nicht schafft, sein Angebot fristgerecht einzureichen. Überlegen Sie sich deswegen im Vorhinein genau, ob Sie es schaffen, ein ordentliches Angebot bis zum angegebenen Zeitpunkt abzugeben. Was hier auch mit hinein spielt ist die Tatsache, dass man sich besser wenige Ausschreibungen aussucht, bei denen man tatsächlich eine realistische Chance hat, und bei diesen ordentlich vorbereitete Unterlagen einsendet, statt bei möglichst allen halbwegs passenden Ausschreibungen irgendetwas abzugeben. Nutzen sie auch die Möglichkeit, sich zu präqualifizieren.

Wettbewerbswidrige Abreden unterlassen

Es wäre so einfach, sich in einem Kreis regelmäßiger Teilnehmer:innen über Preise abzustimmen. So würde auch “jeder mal drankommen”. Doch wenn das rauskommt - und das tut es in der Regel - wird man nicht nur vom laufenden Vergabeverfahren ausgeschlossen, sondern darf auch mit strafrechtlichen Konsequenzen rechnen.

Sämtliche Nachunternehmen nennen

Subunternehmen sind insbesondere bei großen Projekten oder in der Baubranche üblich. Werden sie von der ausschreibenden Stelle nicht ausgeschlossen, müssen Bieter:innen allerdings darauf achten, alle Nachunternehmen zu nennen. Ist die Liste unvollständig, entsteht der Verdacht, dass der oder die Bietende nicht über die notwendigen Ressourcen verfügt und nur als “Zwischenhändler:in” auftritt.

Keine Anschreiben mitschicken

Der Verzicht auf ein Anschreiben gilt gemeinhin als unhöflich. Anders sieht das bei der Angebotsabgabe aus. In den vollständig ausgefüllten Angebotsunterlagen findet die Vergabestelle bereits alle notwendigen Informationen. Ein Anschreiben ist daher nicht notwendig und nicht erwünscht.

Unterlagen vollständig ausfüllen und nicht abändern oder Informationen hinzufügen

Alle abgefragten Angaben haben ihren Sinn und bevor Sie etwas unausgefüllt lassen, weil Sie es nicht verstehen, sollten Sie nachfragen, denn sonst riskieren Sie den Ausschluss. Auch sollten Sie keine Informationen ungefragt hinzufügen. Haben Sie Zweifel an der Rechtmäßigkeit oder Ordnungsmäßigkeit von Angaben haben Sie immer die Möglichkeit einer Bieterfrage oder Rüge. Sie sollten allerdings niemals eigenmächtig Dinge ergänzen oder streichen, denn das verfälscht den Wettbewerb und führt zum Ausschluss.

Fehler Korrigieren

Man kann sich auch mal verschreiben, das ist kein Problem. Verbessern Sie Ihren Fehler einfach gut leserlich und versehen Sie die Korrektur mit Ihrem Namenszeichen und dem Datum.

Korrekt unterschreiben

An einer unkorrekten oder fehlenden Unterschrift ist schon so manches vielversprechendes Angebot gescheitert. Unterschreiben Sie deswegen immer mit Stempel und Datum oder signieren Sie digital.

Versandbedingungen beachten

Prüfen Sie lieber dreimal nach, ob der Umschlag korrekt adressiert und sicher verschlossen ist. Bei einem leeren Briefumschlag oder gar keinem besteht nämlich nicht mal die Chance darauf, die formelle Prüfung zu überstehen.

Alle Formblätter zurücksenden

Es kommt immer wieder vor, dass Sie nicht alle Formblätter ausfüllen müssen. Sortieren Sie diese dennoch in Ihre Unterlagen ein und senden Sie sie mit zurück, das sorgt für Vollständigkeit und Durchgängigkeit der Dokumente.

Die Originale ausfüllen und zusenden

Es ergibt Sinn, dass Sie sich für Ihre eigenen Unterlagen eine Kopie erstellen. Zurücksenden sollten Sie aber unbedingt die Originale, auch wenn Sie darauf Fehler korrigieren mussten.

Die Preiskalkulation

Achten Sie bei der Vorkalkulation neben den besonderen Kalkulationsvorschriften der Auftraggeber:innen insbesondere auch auf eine Übereinstimmung mit den Vorschriften zum öffentlichen Preisrecht - VO PR 30/53 und LSP. Bedenken Sie, dass eine nachträgliche Preisprüfung auch ohne entsprechenden Hinweis im Vertrag und auch bei der Vergabe im Wettbewerb stattfinden kann. Bereiten Sie diese gründlich vor, denn sie kann auch noch bis zu zehn Jahre nach Auftragsende erfolgen, in Einzelfällen sogar noch später.

Alle konzeptionellen Anforderungen werden in einer weiteren Farbe markiert. Dabei ist ein Blick auf die Bewertungsmatrix essentiell, denn wenn das einzige Auswahlkriterium der Preis ist, müssen nur die Mindestanforderungen markiert werden. Wenn es mehrere Kriterien gibt, ist es notwendig, dass Sie zu allen Punkten Stellung nehmen, selbst wenn Sie die Anforderung nicht erfüllen.

Markieren Sie alle preislichen Aspekte in einer dritten Farbe. Auch wenn die Preisblätter, selbst bei großvolumigen Ausschreibungen, in der Regel einfach gehalten sind, müssen Sie bedenken, dass nicht Sie Ihr Produkt definieren, sondern die ausschreibende Stelle. Haben Sie also genau im Blick, welche Leistungen verlangt werden.

Zuletzt markieren sie rechtlich relevante Aspekte in einer vierten Farbe. Sicher würden Vergaberechtspezialist:innen mehr Aspekte finden, dennoch können sie als Marktkenner:in am ehesten sehen, bei welchen Aspekten beispielsweise gegen das Gebot der Produktneutralität verstoßen wird. Wenn Sie an öffentlichen Ausschreibungen teilnehmen, ist es elementar, dass Sie über grundlegende Kenntnisse der Rechtslage verfügen, somit erkennen Sie auch, wenn gegen Fristen oder Formalie verstoßen wird, die Anlangen plausibel sind und vieles mehr. Markieren Sie zunächst alles, was ihnen anstößig vorkommt. Sollte Ihnen dabei ein Vergaberechtsverstoß auffallen, können Sie diesen über eine Bieterfrage ans Licht bringen oder eine Rüge formulieren.

Punkt 3: Teilnahme planen

Haben Sie sich für die Teilnahme entschieden, sollten Sie einen Fristen- und Zeitplan erstellen. Darin sollten auf jeden Fall alle verbindlichen Fristen vermerkt werden, wie die Teilnahmefrist, die Angebotsfrist, die Zuschlags- beziehungsweise Bindefrist und die Lieferfrist, beziehungsweise der Ausführungszeitraum. Allerdings sollten Sie auch die anderen Punkte, die Sie zwischen den Fristen erledigen müssen, in ihren Plan mit aufnehmen und sich selbst Fristen setzen, bis wann sie einen Aspekt erledigt haben wollen. Rechnen Sie hier ausreichend Puffer mit ein.

Punkt 4: Ausschreibungsunterlagen anfordern

Nun sollten Sie die Ausschreibungsunterlagen anfordern oder herunterladen. Diese müssen unverzüglich auf Vollständigkeit überprüft und eventuell fehlende Unterlagen nachgefordert werden.

Punkt 5: Machbarkeit abwägen

Lesen Sie die Ausschreibungsunterlagen gründlich durch und fragen Sie sich erneut, ob eine Angebotsabgabe sinnvoll ist. Erfüllen Sie die Mindestanforderungen? Können Sie die geforderten Unterlagen fristgerecht beschaffen? Können Sie die Liefertermine einhalten? Besteht eine realistische Chance, dass Sie den Zuschlag erhalten? Haben Sie die notwendigen Kapazitäten zur Angebotserstellung und Auftragsausführung?

Punkt 6: Vorhandene Unterlagen prüfen

Haben Sie sich erneut für eine Teilnahme entschieden, sollten Sie eine Liste mit den geforderten Nachweisen und Bescheinigungen erstellen. Welche haben Sie bereits? Was müssen Sie noch besorgen?

Punkt 7a: Sind Sie fit für die eVergabe?

Für die Teilnahme an einer elektronischen Vergabe gibt es ein paar Voraussetzungen, die Sie erfüllen müssen. Zum einen benötigen Sie ein elektronische Zertifikat beziehungsweise eine elektronische Signatur, zum anderen benötigen Sie Zugang zu einer eVergabe-Plattform.

Punkt 7b: eVergabe-Plattform kennenlernen

Wer in Punkto eVergabe noch nicht so erfahren ist, sollte sich vorab mit der Plattform selbst auseinandersetzen. Navigieren Sie sich durch die Bedienoberfläche und überprüfen Sie die technischen Voraussetzungen.

Punkt 8: Gibt es Unklarheiten?

Haben Sie alles verstanden? Wenn nicht, stellen Sie besser eine Frage zu viel als wegen vermeidbarer Fehler nicht berücksichtigt werden zu können. Stellen Sie Ihre Bieterfragen unverzüglich und schriftlich per E-Mail, Telefax oder direkt über die eVergabe-Plattform. Richten Sie Ihre Frage an die richtigen Adressat:innen, formulieren Sie Ihr Problem klar und deutlich und nennen Sie wenn möglich Abhilfevorschläge.

Punkt 9: Bekanntmachung im Blick behalten

Während der Angebotserstellung ist es notwendig, dass Sie regelmäßig überprüfen, ob zusätzliche Informationen oder Antworten auf Bieterfragen verfügbar sind.

Punkt 10: Bei europaweiten Ausschreibungen

Überprüfen Sie die Vergabebekanntmachung und Vergabeunterlagen besonders gründlich auf Verstöße gegen vergaberechtliche Bestimmungen und rügen Sie diese innerhalb von 10 Kalendertagen nach Erkennbarkeit des Verstoßes und spätestens bis zum Ablauf der Angebotsfrist.

Sie haben die Ausschreibung bearbeitet? Sehr gut! Dann empfiehlt es sich, alle erstellten Unterlagen zu prüfen. Die wichtigsten Punkte haben wir für Sie in einer Checkliste zusammengestellt:

Inhaltliche Aspekte:

• Angebot auf fachliche und rechnerische Richtigkeit überprüft
• Angebotspreis ausreichend kalkuliert
• Absprachen mit Wettbewerber:innen nicht erfolgt
• Abgabe von Nebenangeboten nicht erfolgt, insofern dies nicht ausdrücklich zugelassen ist
• Nachunternehmer:innen vollständig angegeben
• Logische und nachvollziehbare Struktur des Angebots

Formale Aspekte:

• Originale Vordrucke und Formulare des Auftraggebers beziehungsweise der Auftraggeberin verwendet
• Kein Geschäftspapier mit den eigenen Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) oder anderen Bedingungen verwendet
• Angebotsvordrucke vollständig ausgefüllt, auch nicht ausgefüllte Formulare hinzugefügt
• Alle geforderten Preisangaben in Euro eingetragen, keine Mischkalkulation
• Keine Änderungen oder Ergänzungen an der Unterlagen vorgenommen
• Eigene Fehler im Angebot deutlich durchgestrichen, korrigiert und mit Namenszeichen und Datum versehen
• Sämtliche Erklärungen beigefügt
• Keine nicht geforderten Unterlagen beigefügt
• Kopie des gesamten Angebots für die eigenen Unterlagen erstellt
• Vorgaben zum Versand genau beachtet
• An den vorgesehenen Stellen mit Datum und Firmenstempel unterschieben, alternativ mit elektronischer Signatur
• Wenn zugelassen: Nebenangebote auf separater neutraler Unterlage und als solche gekennzeichnet abgeben.

Hinweis: Die vorliegenden Listen und Verfahren dienen lediglich als Orientierung und müssen hinsichtlich der zugrunde liegenden Vergabe- und Vertragsordnung, der ausgeschriebenen Leistung oder der jeweiligen Auftraggeber:innen angepasst werden.