Ausschreibungsverfahren

Mit dem Ausschreibungsverfahren erfolgt laut Definition die öffentliche Aufforderung, Angebote für Lieferungen und Leistungen abzugeben. Sowohl die Ausschreibung als auch von den Bietern abgegebene Angebote müssen schriftlich vorliegen. Die Vergabestelle bei einem offenen Ausschreibungsverfahren meist die öffentliche Hand, da diese grundsätzlich zur Ausschreibung verpflichtet ist. Die In-House-Vergabe beziehungsweise das In-House-Geschäft von öffentlichen Auftraggebern unterliegt nicht der Ausschreibungspflicht.

Grundlage der Ausschreibungsunterlagen

Die Ausschreibungsunterlagen werden häufig aufgrund einer Planung (z.B. durch einen Architekten) erstellt. Der Auftraggeber oder der Bauherr erhält Bewerbungen zu seiner Ausschreibung, die zugesandten Unterlagen umfassen ein Gebot sowie genaue Beschreibungen der Leistungen. Dem günstigen und/oder dem wirtschaftlichstem Angebot wird der Zuschlag gewährt. Die Auftragsvergabe mittels eines Ausschreibungsverfahrens gewährleistet eine kostensichere Realisierung des Projekts. Auch gewerbliche und private Personen können Projekte wie Bauprojekte ausschreiben, um die günstigsten Preise einzuholen. Bei gewerblichen und privaten Vergabeverfahren muss die Vergabeordnung nicht angewendet werden.

Ausschreibungsverfahren: Definition der Schwellenwerte

Das Ausschreibungsverfahren bei öffentlichen Aufträgen ist von Schwellenwerten bestimmt. Die Schwellenwerte beziehen sich auf die Auftragshöhe und betragen für Lieferleistungen 209.000 EUR und für Bauleistungen 5.225.000 EUR. Bei Ausschreibungen unterhalb von Schwellenwerten handelt es sich um landesweite Ausschreibungen und das nationale Recht gilt. Bei Ausschreibungen unterhalb dieser Schwellenwerte (freiberufliche Leistungen) werden die entsprechenden Honorarordnungen, z. B. die HOAI (Honorarordnung für Architekten und Ingenieure), angewendet.

Ausschreibung oberhalb von Schwellenwerten (europaweite Ausschreibung)

Liegt die Ausschreibung über dem festgesetzten Schwellenwert, dann beginnt ein EU-Ausschreibungsverfahren. In diesem Fall gelten die Regeln des Übereinkommens über das öffentliche Beschaffungswesen (GPA, engl. Government Procurement Agreement). Das Übereinkommen regelt die transparente, rechtsstaatliche und diskriminierungsfreie Vergabe von öffentlichen Aufträgen. Der Bieter hat ein einklagbares Recht auf Einhaltung der Vergaberegeln. Der Auftraggeber veröffentlicht die europäische Ausschreibung in Zeitungen oder Fachzeitschriften.

Die Regeln zu den Vergabeverfahren ab den Schwellenwerten sind im deutschen Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB), in der Vergabeordnung (VgV) und in den besonderen Vorschriften der Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen, Teil A (VOB/A) niedergelegt.

Arten von Ausschreibungen (oberhalb der Schwellengrenze)

  • Öffentliche Ausschreibungen bzw. offene Verfahren
  • Beschränkte Ausschreibungen bzw. geschlossene Verfahren
  • Freihändige Vergabe bzw. Verhandlungsverfahren

Während bei dem offen Ausschreibungsverfahren eine unbeschränkte Anzahl von Bietern teilnehmen kann, gewährt eine beschränkte Ausschreibung nur einer gewissen Anzahl von Bietern die Teilnahme. Ausschreibungen mit einer beschränkten Anzahl von Unternehmen sind gemäß § 3 der VOB/A und VOL/A ausnahmsweise möglich, wenn die Natur des Geschäfts oder besondere Umstände eine Ausnahme rechtfertigen. Bei einem Verhandlungsverfahren wir mit den einzelnen Bewerber direkt über den Vertrag verhandelt.

Beschränkte Ausschreibungen ohne Prüfung

Folgende Leistungen können ohne weitere Prüfung nach VOB/A beschränkt ausgeschrieben werden, sofern ihr Auftragswert für die Bauleistung (ohne Umsatzsteuer) folgende Grenzen nicht übersteigt:

  • 50.000 Euro für Landschaftsbau, Straßenausstattung, Ausbaugewerke (ohne Gebäude- und Energietechnik)
  • 150.000 Euro für Verkehrswegebau, Ingenieurbau und Tiefbau
  • 100.000 Euro für andere Gewerke

Ablauf des Ausschreibungsverfahrens

Nach der Erklärung zum Ausschreibungsverfahren muss dies grundsätzlich öffentlich stattfinden und gemäß § 12 der VOB/A und VOL/A bekannt gemacht werden. Die Bekanntmachung kann in Tageszeitungen, in amtlichen Veröffentlichungsblättern, auf Internetportalen oder auf www.bund.de veröffentlicht werden. Neben den amtlichen Seiten veröffentlichen auch gewerbliche Portale und Fachblätter Ausschreibungen.

Oberhalb Schwellenwert

Ab dem Schwellenwert ist die öffentliche Ausschreibung zusätzlich zur nationalen Veröffentlichung auch an das Amtsblatt der EU zu senden. Die Ausschreibung wird dort in alle offiziellen Sprachen der EU übersetzt und auf dem Ausschreibungsportal "Tenders Electronic Daily" (TED) veröffentlicht.

Unterhalb Schwellenwert

Auch Aufträge unterhalb der Schwellenwerte können auf dem europaweiten Portal TED veröffentlicht werden. Bei Anlage der Ausschreibung im TED-System ist die Frage: "Fällt der Auftrag unter das Beschaffungsabkommen (GPA)" mit Nein zu beantworten.

Ausschreibungsverfahren im privatwirtschaftlichen Bereich

Im privaten Bereich ist die Ausschreibung nicht an das Vergaberecht gebunden. Private Ausschreibungsverfahren erfolgen häufig als internetbasierte Auftragsauktion. Einige der aus dem Englischen übernommenen und häufig verwendeten Abkürzungen in Internet-Ausschreibungen sind: RFI (Request for Information) als Leistungsanfrage, RFQ (Request for Quotation) als Preisanfrage, RFP (Request for Proposal) mit der Aufforderung zur Angebotsabgabe und RFF (Request for Feature) für eine Angebotserweiterung durch den Bieter.

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