Öffentliche Ausschreibungen - 10 Tipps zum neuen Auftrag

Neben dem eigentlichen Kerngeschäft zusätzlich neue Aufträge zu generieren kann oft schwierig und mühsam sein. Denn vor allem bei der öffentlichen Vergabe gilt es einiges zu beachten, um den begehrten Zuschlag zu erhalten. Mit diesem Guide erhalten Sie die zehn wichtigsten Tipps, um Ihre Erfolgschance bei der nächsten Bewerbung zu erhöhen.

Öffentliche Stellen – Bund, Länder, Kreise, Kommunen und weitere staatliche Einrichtungen wie Hochschulen, Bibliotheken oder Museen – sind ab einem gewissen Finanzvolumen dazu verpflichtet, ein offenes Vergabeverfahren durchzuführen. Dies bedeutet, dass viele Unternehmen die Ausschreibungen einsehen und sich auf den Auftrag bewerben können. Die öffentliche Hand ist zu solchen Verfahren gezwungen, damit das kompetenteste und kosteneffizienteste Unternehmen den Zuschlag bekommt und der Wettbewerb gefördert wird.

Laut Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie schreiben öffentliche Auftraggeber allein in Deutschland jedes Jahr Waren und Dienstleistungen für etwa 400 Milliarden Euro aus. In der Europäischen Union sind es sogar mehr als 1.500 Milliarden Euro! Kein Wunder also, dass sich inzwischen immer mehr Unternehmen darum bemühen, ein Stück von dem Kuchen abzubekommen.

Auch KMU können profitieren

Von Büromaterialen über diverse Dienstleistungen wie Reinigungs- oder Umzugsarbeiten bis hin zu komplexen Bauvorhaben: die ausgeschriebenen Projekte sind vielfältig. So kann es sich durchaus auch für kleinere und mittlere Unternehmen (KMU) lohnen, sich die öffentlichen Ausschreibungen genauer anzusehen. Diese dann auch zu gewinnen, ist allerdings nicht ganz leicht. Doch wer die Fallstricke kennt, hat gegenüber seinen Mitbewerbern definitiv die besseren Karten. Wir verraten 10 Tipps, wie Unternehmen ihre Erfolgschancen steigern können.

Ausschreibung genau prüfen

Öffentliche Ausschreibungen sind transparent, übersichtlich und vor allem standardisiert. Für den Bieter gelten daher ebenfalls einheitliche Anforderungen. Ein kleiner Fehler – und das Unternehmen ist draußen. Selbst eine großzügige Preiskalkulation ist kein Garant für den Gewinn. Häufig scheitern die Firmen nämlich bereits an Förmlichkeiten, dabei verlangt eine öffentliche Ausschreibung von allen Teilnehmern die strikte Einhaltung der Formalitäten.

Der Teufel steckt im Detail

Da die Tücken meistens im Detail liegen, gilt es, die Unterlagen penibel genau zu lesen. Welche Unterlagen sind gefordert? Welche nicht? Sind alle Unterschriften sowie Preisangaben vorhanden oder widersprechen sich die Angaben? Fehlende Unterlagen führen beispielsweise automatisch zu einem Ausschluss des Bieters. Um dies von vorne herein zu vermeiden, sollten Ausschreibungsunterlagen gewissenhaft durchgelesen werden.

Wichtige Kriterien, die zu einem Ausschluss von Ausschreibungen führen:

  • Verspätete Angebotsabgabe
  • Fehlende Rechtsverbindlichkeit in Form der persönlichen Unterschrift
  • Abgabe des Angebots in einem offenem Umschlag
  • Fehlerhaftes oder unvollständiges Angebot (z.B. fehlende Preise oder ungenaue Leistungsbezeichnung)
  • Unerlaubte Änderungen an den Verdingungsanlagen
  • Nicht eindeutige Änderungen an Eintragungen
  • Nachweisliche, unzulässige Preisabsprachen mit anderen Bietern
  • Einreichung unzulässiger Nebenangebote oder Änderungen
  • Unzulässige oder falsche Angaben zur Tätigkeit oder der Leistungsfähigkeit

Wettbewerbsvorteil durch gute Vorbereitung

Eine gründlich vorbereitete Bewerbung ist die halbe Miete. Eine intensive Vorbereitung beginnt damit, so viele Informationen wie möglich über die Aufträge und den möglichen Auftraggeber zu beschaffen. Durch eine aktive und regelmäßige Marktanalyse ist es oftmals schon vor einer offiziellen Ausschreibung möglich, sich als potentiellen Auftragnehmer ins Gespräch zu bringen.

Lässt sich beispielsweise erkennen, dass eine Stelle alle zwei Jahre eine bestimmte Leistung ausschreibt, können wichtige Informationen bereits vorab eingefordert werden. Auch die Mitbewerber sollten stets beobachtet werden: Ist bereits im Vorfeld klar, dass man mit Unternehmen mit weitaus besseren Anforderungsprofilen konkurriert, sollte man sich lieber auf lukrativere Ausschreibungen konzentrieren.

Kommunikation ist das A und O

Um einen bleibenden Eindruck zu hinterlassen und etwaige Unklarheiten bereits im Vorfeld zu beseitigen, lohnt es sich, zum Telefonhörer zu greifen: Ein klärendes Gespräch ist besser, als sich hinterher über eine verpasste Chance zu ärgern – oder einen Auftrag zu erhalten, den man nicht erfüllen kann. Oftmals ist eine persönliche Kontaktaufnahme gemäß Vergabeunterlangen zwar unerwünscht. Doch wer in Vorbereitung einer Bieterfrage anruft, die hinterher schriftlich gestellt wird, trifft meist auf offene Ohren.

Referenzen auf den Punkt bringen

Die Chancen für einen Zuschlag steigen, wenn bereits ähnliche Projekte gestemmt wurden. Dies nützt allerdings wenig, wenn das keiner weiß. Bieter sollten daher ihr Leistungsprofil und ihre Referenzen bekannt machen. Gelegenheit dazu bietet sich zum Beispiel im Bewerbungsschreiben.

Aber Achtung: Die Selbstdarstellung sollte so kurz wie möglich sein und dabei alle nötigen Informationen für das spezielle Projekt enthalten. Der Auftraggeber will in wenigen Minuten wissen woran er ist. Kein Mensch hat die Zeit, für jeden Bewerber 80-seitige Firmenbroschüren zu studieren. Die Kernkompetenzen der Mitarbeiter sollten also nur zusätzlich dann geschildert werden, sofern sie zum Auftrag passen. Ebenso sind beispielsweise Funktionstüchtigkeit gewährleistende Wartungsverträge nur für Maschinen relevant, die auch tatsächlich zum Einsatz kommen. Hierbei ist es hilfreich, sich in den Auftraggeber hineinzuversetzen.

Der richtige Preis – für alle Beteiligten

Auch wenn alle Formalitäten eingehalten wurden, letztendlich hat ein Unternehmen nur dann eine Aussicht auf den Zuschlag, wenn der Preis stimmt. Wer erheblich teurer ist als die Konkurrenz, hat meistens schlechte Karten. Das bedeutet allerdings nicht, dass sich interessierte Bieter unter Wert verkaufen sollten. Schließlich muss sich ein Auftrag auch wirtschaftlich rechnen.

Grundsätzlich müssen Unternehmen nur das liefern, was in der Leistungsbeschreibung, den weiteren Unterlagen sowie im abgegebenen Angebot steht. Für eine vernünftige Angebotskalkulation ist es daher ratsam, jede Leistungsanforderung auf Kosten zu prüfen, die an den Auftraggeber weitergegeben werden müssen. Dies könnte beispielsweise die in den Besonderen Vertragsbedingungen (BVB) versteckte Aufforderung zur Beseitigung von Verpackungsmüll sein.

Nur Leisten, was gefordert wird

Unternehmen, die sich auf eine öffentliche Ausschreibung bewerben, schulden dem Auftraggeber nur das, was auch ausgeschrieben ist – nicht mehr und nicht weniger. Unnötige, kostenrelevante Posten, die nicht verlangt sind und keine zusätzlichen Bewertungspunkte bringen, sollten tunlichst vermieden werden. Dabei lohnt es sich ausdrücklich nicht, für den Kunden mitzudenken: Selbst wenn vermeintlich teurere Produktvarianten für das ausgeschriebene Projekt sinnvoller erscheinen, führen entsprechende Vorschläge dennoch oftmals zum Ausschluss. Denn auch die Auftraggeber müssen sich an ihre Ausschreibungen halten und ihre Vergabe-Entscheidungen danach ausrichten – auch wenn sie eventuell nicht optimal erscheinen.

Preistransparenz schaffen

Die beste Preiskalkulation bringt wenig, wenn die Wettbewerber nicht ebenfalls die wichtigsten Posten in ihre Angebote einkalkulieren. Besonders ärgerlich ist es dann, wenn Aufträge an Konkurrenten gehen, die trotz eines unauskömmlichen Preises den Zuschlag erhalten. Aus diesem Grund ist es sinnvoll, aktiv an einer Preistransparenz zu arbeiten. Die meisten Bieterfragen drehen sich daher um Aspekte, die sich direkt auf den Preis auswirken können. Mit Bieterfragen über versteckte Posten, die eine große Auswirkung auf den Preis haben können, lassen sich die realistischen Gesamtkosten in den Fokus der Wettbewerber rücken. Im Bereich der Kostenkalkulation können sich Detailwissen zu Ortskenntnissen oder ähnliches also schnell zum eigenen Nachteil auswirken. Eine einfache und konkrete Nachfrage, die auch für Konkurrenten öffentlich einsehbar ist, kann hierbei schnelle Abhilfe schaffen.

Gleiche Regeln für alle – das richtige Rügemanagement

Nicht nur die Bieter, auch die Auftraggeber müssen sich an die Spielregeln für öffentliche Ausschreibungen halten. Doch auch hier läuft nicht immer alles rund: Falsch angewandte Vergabeverfahren, wettbewerbsverzerrende Formulierungen, verbotene Vorauswahlen – die Liste potenzieller Fehler ist lang. Nicht selten kommt es sogar vor, dass Ausschreibungen im Nachhinein wieder aufgehoben werden. Normalerweise ist dies nur dann zulässig, wenn keine passenden Angebote abgegeben wurden oder sich die Grundlagen der Ausschreibung während des Verfahrens erheblich ändern. Nichtsdestotrotz sind solche sogenannte Scheinaufhebungen keine Seltenheit. Diese sind zwar schwer nachzuweisen, geprellte Auftraggeber sollten sich aber dennoch nicht alles gefallen lassen.

Es empfiehlt sich, während des gesamten Verfahrens ein entsprechendes Rügemanagement zu betreiben. So muss der Auftraggeber einen geltend gemachten Vergabeverstoß klar erkennen können. Sobald ein Unternehmen einen Fehler erkennt, muss dieser offiziell gerügt werden. Dies sollte in der Regel ein bis drei Tage nach der Kenntnisnahme des Fehlers, bei sehr schwieriger Sach- und Rechtslage allerspätestens zwei Wochen später erfolgen. Kommt es im Zuge dessen zu einem Nachprüfungsverfahren, wird der Zuschlag gestoppt und der gesamte Auftrag neu ausgeschrieben. Diese Prozedur soll Missbrauch vorbeugen.

Aus den Fehlern lernen

Ging man bei einem Ausschreibungsverfahren trotz aller Bemühungen dennoch leer aus, sollte das Unternehmen, welches letztlich die Ausschreibung gewonnen hat, genau beobachtet werden. Welche Kriterien erfüllte die Konkurrenz aus welchem Grund besser? Erneut lohnt sich eine genaue Marktanalyse der Mitbewerber, um die eigenen Chancen bei der nächsten Ausschreibung zu erhöhen.

Doch wie erfährt man, wer das Rennen für sich entscheiden konnte? Denn der Ablehnungsbescheid enthält für gewöhnlich zunächst einmal nur wenige Informationen. Um herauszufinden, welcher Mitbewerber den begehrten Zuschlag erhalten hat, reicht ein formloser Antrag bei der Vergabestelle. Erfragt werden können außerdem die Gründe für die Ablehnung des Angebots sowie die Vorteile und Merkmale des erfolgreichen Bieters. Öffentliche Auftraggeber sind dazu verpflichtet, diese Informationen innerhalb von 15 Tagen zu geben (§ 19 Abs. 1, § 19 EG Abs. 1, § 19 Abs. 1 VOB/A, § 22 EG Abs. 1 VOL/A).

Jan Hell

Jan Hell ist seit 2016 Content-Manager bei der ibau GmbH in Münster. Als Chefredakteur unserer Online- sowie Printmagazine verantwortet er die Bereitstellung aktueller Informationen. Seine Schwerpunkte liegen in der Recherche und Aufbereitung rechtlicher Themen und Änderungen. Mit seiner bodenständigen Schreibweise stellt er zudem komplexe Sachverhalte und Thematiken aus dem Ausschreibungs- und Vergabebereich einfach nachvollziehbar und komprimiert dar.

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