Öffentliche Ausschreibungen – 10 Tipps zum neuen Auftrag

Auch KMU können profitieren

Von Aufträgen zur Beschaffung von Büromaterialen über diverse Dienstleistungen wie Reinigungsarbeiten oder Transportleistungen bis hin zu komplexen Bauvorhaben: die ausgeschriebenen Projekte sind vielfältig. So kann es sich durchaus auch für kleinere und mittlere Unternehmen (KMU) lohnen, sich die öffentlichen Ausschreibungen genauer anzusehen. Die Ausschreibung zu gewinnen, ist allerdings nicht ganz leicht. Doch wer die Fallstricke kennt, hat gegenüber seinen Mitbewerber:innen definitiv die besseren Karten. Wir verraten 10 Tipps, wie Unternehmen ihre Erfolgschancen steigern können.

Möchten Sie Ausschreibungen gewinnen, sollten Sie einen Punkt im Hinterkopf behalten: Öffentliche Ausschreibungen sind transparent, übersichtlich und vor allem standardisiert. Für den Bieter:innen gelten daher ebenfalls einheitliche Anforderungen. Ein kleiner Fehler – und das Unternehmen ist draußen. Selbst eine großzügige Preiskalkulation ist kein Garant für den Gewinn. Häufig scheitern die Firmen nämlich bereits an Förmlichkeiten, dabei verlangt eine öffentliche Ausschreibung von allen Teilnehmenden die strikte Einhaltung der Formalitäten - egal, ob Sie sich auf Aufträge in Bayern oder Ausschreibungen aus Hamburg bewerben.

Da die Tücken meistens im Detail liegen, gilt es, die Unterlagen penibel genau zu lesen. Welche Ausschreibungsunterlagen sind gefordert? Welche nicht? Sind alle Unterschriften sowie Preisangaben vorhanden oder widersprechen sich die Angaben? Fehlende Unterlagen führen beispielsweise automatisch zu einem Ausschluss des Bietenden. Wollen Sie sich auf eine Ausschreibung bewerben, sollten Sie diese Punkte beherzigen und die Ausschreibungsunterlagen gewissenhaft durchlesen.

Wichtige Kriterien, die zu einem Ausschluss von Ausschreibungen führen:

• Verspätete Angebotsabgabe
• Fehlende Rechtsverbindlichkeit in Form der persönlichen Unterschrift
• Abgabe des Angebots in einem offenem Umschlag
• Fehlerhaftes oder unvollständiges Angebot (z.B. fehlende Preise oder ungenaue Leistungsbezeichnung)
• Unerlaubte Änderungen an den Verdingungsanlagen
• Nicht eindeutige Änderungen an Eintragungen
• Nachweisliche, unzulässige Preisabsprachen mit anderen Bietenden
• Einreichung unzulässiger Nebenangebote oder Änderungen
• Unzulässige oder falsche Angaben zur Tätigkeit oder der Leistungsfähigkeit

Eine gründlich vorbereitete Bewerbung ist die halbe Miete. Eine intensive Vorbereitung beginnt damit, so viele Informationen wie möglich über die Aufträge und die möglichen Auftraggeber:innen zu beschaffen. Durch eine aktive und regelmäßige Marktanalyse ist es oftmals schon vor einer offiziellen Ausschreibung möglich, sich als potentiellen Auftragnehmer:in ins Gespräch zu bringen.

Lässt sich beispielsweise erkennen, dass eine Stelle alle zwei Jahre eine bestimmte Leistung ausschreibt, können wichtige Informationen bereits vorab eingefordert werden. Auch die Mitbewerber:innen sollten stets beobachtet werden: Ist bereits im Vorfeld klar, dass man mit Unternehmen mit weitaus besseren Anforderungsprofilen konkurriert, sollte man sich lieber auf lukrativere Ausschreibungen konzentrieren. Damit Sie sich ganz auf die Bewerbung auf öffentliche Ausschreibungen konzentrieren können, finden Sie in unseren ibau Xplorer alle wichtigen Informationen zu vergangenen Ausschreibungen und bestehende Netzwerke.

Um einen bleibenden Eindruck zu hinterlassen und etwaige Unklarheiten bereits im Vorfeld zu beseitigen, lohnt es sich, zum Telefonhörer zu greifen: Ein klärendes Gespräch ist besser, als sich hinterher über eine verpasste Chance zu ärgern – oder eine Auftrag zu gewinnen, den man nicht erfüllen kann. Oftmals ist eine persönliche Kontaktaufnahme gemäß Vergabeunterlangen zwar unerwünscht. Doch wer anruft, um sich auf eine offizielle und schriftlich gestellte Bieterfrage vorzubereiten, trifft meist auf offene Ohren.

Die Chancen für einen Zuschlag steigen, wenn bereits ähnliche Projekte gestemmt wurden. Dies nützt allerdings wenig, wenn das keiner weiß. Bietende sollten daher ihr Leistungsprofil und ihre Referenzen bekannt machen. Gelegenheit dazu bietet sich zum Beispiel im Bewerbungsschreiben, bei Bewerbungen auf öffentliche Ausschreibungen wird aber auch eine Referenzliste angefragt.

Aber Achtung: Die Selbstdarstellung sollte so kurz wie möglich sein und dabei alle nötigen Informationen für das spezielle Projekt enthalten. Auftraggeber:innen wollen in wenigen Minuten wissen woran sie sind. Kein Mensch hat die Zeit, für jede:n Bewerber:in 80-seitige Firmenbroschüren zu studieren. Die Kernkompetenzen der Mitarbeiter:innen sollten also nur dann zusätzlich geschildert werden, wenn sie zum Auftrag passen. Ebenso sind beispielsweise Funktionstüchtigkeit gewährleistende Wartungsverträge nur für Maschinen relevant, die auch tatsächlich zum Einsatz kommen. Hierbei ist es hilfreich, sich in die Auftraggeber:innen hineinzuversetzen.

Auch wenn alle Formalitäten eingehalten wurden, letztendlich hat ein Unternehmen nur dann eine Aussicht auf den Zuschlag, wenn der Preis stimmt. Wer erheblich teurer ist als die Konkurrenz, hat meistens schlechte Karten. Das bedeutet allerdings nicht, dass sich interessierte Bieter:innen unter Wert verkaufen sollten. Schließlich muss sich ein Auftrag auch wirtschaftlich rechnen.

Grundsätzlich müssen Unternehmen nur das liefern, was in der funktionalen Leistungsbeschreibung, den weiteren Unterlagen sowie im abgegebenen Angebot steht. Für eine vernünftige Angebotskalkulation ist es daher ratsam, jede Leistungsanforderung auf Kosten zu prüfen, die an die Auftraggeber:innen weitergegeben werden müssen. Dies könnte beispielsweise die in den Besonderen Vertragsbedingungen (BVB) versteckte Aufforderung zur Beseitigung von Verpackungsmüll sein. Achten Sie bei der Bewerbung auf Ausschreibungen darauf, alle gefragten sowie verpflichtende Punkte aufzustellen.

Unternehmen, die sich auf eine öffentliche Ausschreibung bewerben, schulden den Auftraggeber:innen nur das, was auch ausgeschrieben ist – nicht mehr und nicht weniger. Unnötige, kostenrelevante Posten, die nicht verlangt sind und keine zusätzlichen Bewertungspunkte bringen, sollten tunlichst vermieden werden. Dabei lohnt es sich ausdrücklich nicht, für Kund:innen mitzudenken: Selbst wenn vermeintlich teurere Produktvarianten für das ausgeschriebene Projekt sinnvoller erscheinen, führen entsprechende Vorschläge dennoch oftmals zum Ausschluss. Denn auch die Auftraggeber:innen müssen sich an ihre Ausschreibungen halten und ihre Vergabe-Entscheidungen danach ausrichten. Dies gilt auch für fehlende oder falsch kalkulierte Posten. Besser ist es, etwaige Unklarheiten oder Fehler im Vorfeld durch eine offizielle Bieterfrage zu beseitigen. Wer sich auf Ausschreibungen bewirtb, sollte daher stets die Fristen für Bieterfragen, Angebote, etc. im Blick behalten. Fallen potenziellen Bieter:innen allerdings gravierende Fehler in der Ausschreibung auf – beispielsweise die Missachtung von Brandschutzbestimmungen – besteht sogar die rechtliche Notwendigkeit, die Auftraggeber:innen auf diese Fehler hinzuweisen. Dies kann jedoch direkt mit einem korrekten Gebot verbunden werden und sich letztlich zu einem Wettbewerbsvorteil gegenüber unaufmerksameren Mitbewerber:innen entwickeln.

Die beste Preiskalkulation bringt wenig, wenn die Wettbewerber:innen nicht ebenfalls die wichtigsten Posten in ihre Angebote einkalkulieren. Besonders ärgerlich ist es dann, wenn luktrative Aufträge Kunkurent:innen gehen, die aus Unwissenheit weniger geboten haben, als es wirtschaftlich sinnvoll ist. Das Minusgeschäft von Mitbewerber:innen wird auf diese Weise schnell zum eigenen Minusgeschäft. Aus diesem Grund ist es sinnvoll, aktiv an einer Preistransparenz zu arbeiten. Die meisten Bieterfragen drehen sich daher um Aspekte, die sich direkt auf den Preis auswirken können. Mit Bieterfragen über versteckte Posten, die eine große Auswirkung auf den Preis haben können, lassen sich die realistischen Gesamtkosten in den Fokus der Wettbewerber:innen rücken. Im Bereich der Kostenkalkulation können sich Detailwissen zu Ortskenntnissen oder ähnliches also schnell zum eigenen Nachteil auswirken. Eine einfache und konkrete Nachfrage, die auch für Konkurrenten öffentlich einsehbar ist, kann hierbei schnelle Abhilfe schaffen.

Nicht nur die Bieter:innen, auch die Auftraggeber:innen müssen sich an die Spielregeln für öffentliche Ausschreibungen halten. Doch auch hier läuft nicht immer alles rund: Falsch angewandte Vergabeverfahren, wettbewerbsverzerrende Formulierungen, verbotene Vorauswahlen – die Liste potenzieller Fehler ist lang. Nicht selten kommt es sogar vor, dass Ausschreibungen im Nachhinein wieder aufgehoben werden. Normalerweise ist dies nur dann zulässig, wenn keine passenden Angebote abgegeben wurden oder sich die Grundlagen der Ausschreibung während des Verfahrens erheblich ändern. Nichtsdestotrotz sind solche sogenannte Scheinaufhebungen keine Seltenheit. Diese sind zwar schwer nachzuweisen, geprellte Auftraggeber:innen sollten sich aber dennoch nicht alles gefallen lassen.

Es empfiehlt sich, während des gesamten Verfahrens ein entsprechendes Rügemanagement zu betreiben. So müssen Auftraggeber:innen einen geltend gemachten Vergabeverstoß klar erkennen können. Sobald ein Unternehmen einen Fehler erkennt, muss dieser offiziell gerügt werden. Dies sollte in der Regel ein bis drei Tage nach der Kenntnisnahme des Fehlers, bei sehr schwieriger Sach- und Rechtslage allerspätestens zwei Wochen später erfolgen. Kommt es im Zuge dessen zu einem Nachprüfungsverfahren, wird der Zuschlag gestoppt und der gesamte Auftrag neu ausgeschrieben. Diese Prozedur soll Missbrauch vorbeugen.

Ging man bei einem Ausschreibungsverfahren trotz aller Bemühungen dennoch leer aus, sollte das Unternehmen, welches letztlich die Ausschreibung gewonnen hat, genau beobachtet werden. Welche Kriterien erfüllte die Konkurrenz aus welchem Grund besser? Erneut lohnt sich eine genaue Marktanalyse , um die eigenen Chancen bei der nächsten Ausschreibung in Sachsen oder Rheinland-Pfalz zu erhöhen und die Ausschreibung zu gewinnen.

Doch wie erfährt man, wer das Rennen für sich entscheiden konnte? Denn der Ablehnungsbescheid enthält für gewöhnlich zunächst einmal nur wenige Informationen. Um herauszufinden, welche:r Mitbewerber:in den begehrten Zuschlag erhalten hat, reicht ein formloser Antrag bei der Vergabestelle. Erfragt werden können außerdem die Gründe für die Ablehnung des Angebots sowie die Vorteile und Merkmale des erfolgreichen Bietenden. Öffentliche Auftraggeber:innen sind dazu verpflichtet, diese Informationen innerhalb von 15 Tagen zu geben (§ 19 Abs. 1, § 19 EG Abs. 1, § 19 Abs. 1 VOB/A, § 22 EG Abs. 1 VOL/A). Nutzen Sie diese Daten und verbessern Sie Ihre Angebote, um Ausschreibungen gewinnen zu können!