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eVergabe

eVergabe ist die Abkürzung für elektronische Vergabe und steht für die Vergabe öffentlicher Aufträge für Liefer-, Bau- und Dienstleistungen auf elektronischem Weg. Eine erweiterte Definition bzw. Erklärung zu eVergabe nimmt alle Schritte von der elektronischen Auftragsveröffentlichung bis zur Auftragserteilung mit in die Erklärung auf.

Wie funktioniert die eVergabe?

Zur eVergabe gehören alle Stufen des normalen Vergabeverfahrens: die Weitergabe der Ausschreibungsunterlagen, das Ausfüllen der Vergabeunterlagen ("Verdingungsunterlagen"), Nachweise der Fachkunden, Zuverlässigkeit und Leistungsfähigkeit, Angebotsabgabe, Auftragserteilung und Vertragsschluss. Diese Schritte finden alle online statt.

Einführung der eVergabe-Pflicht in Deutschland

Bund, Länder und Kommunen sind seit dem 18. April 2017 verpflichtet, bei der Vergabe von Aufträgen im Oberschwellenbereich mit allen Teilnehmern und Bietern vollständig und ausschließlich auf elektronischem Weg zu kommunizieren. Seit dem 18. Oktober 2018 gilt die Verpflichtung zur elektronischen Kommunikation auch für alle Auftraggeber und Auftragnehmer. Ab dem 1. Januar 2020 sind bei Beschaffungen des Bundes im unterschwelligen Bereich ab einem Wert von 25.000 Euro alle Angebote und Teilnahmeanträge ausschließlich auf elektronischem Weg einzureichen.

Pflicht zur eVergabe beschränkt auf elektronischen Datenaustausch

Im Oberschwellenbereich besteht die Pflicht zur elektronischen Vergabe, die Ausschreibungen lediglich über den elektronischen Datenaustausch anzubieten. Öffentliche Auftraggeber sind nicht verpflichtet, Angebote auf elektronischem Weg zu verarbeiten, zu prüfen und zu werten.

Für welche Auftragsarten gilt die eVergabe?

Seit dem 18. Oktober 2018 müssen zentrale Beschaffungsstellen bei oberschwelligen Vergaben sämtliche Schritte des Vergabeverfahrens - Angebotsabgabe sowie Mitteilungen zu Zusagen und Absagen - auf elektronischem Weg umsetzen. Dafür gelten die folgenden Schwellenwerte, die auch vorgeben, ab wann ein Auftrag EU-weit veröffentlicht werden muss:

  • Schwellenwert für Bauaufträge: 5.350.000,00 Euro
  • Schwellenwert für Liefer- und Dienstleistungsaufträge: 214.000,00 Euro

Online Vergabe mit CPV-Codes

Zur Beschreibung von Aufträgen dient das gemeinsame Common Procurement Vocabulary (CPV), welches eine einheitliche Klassifikation für gesamte EU erschafft. Durch den Gebrauch dieser Codes lassen sich sprachliche Beschränkungen minimieren, sodass Aufträge leichter gefunden werden. Im Oberschwellenbereich sind die Vergabestellen verpflichtet, diese Codes zu verwenden. Im Unterschwellenbereich geschieht die Kennzeichnung einer Ausschreibung mithilfe des von CPV auf freiwilliger Basis, in der Regel wird diese Markierung übergreifend verwendet.

Aufbau des CPV-Codes

Ein CPV-Code besteht aus zwei Teilen: einem Hauptteil und einem Zusatzteil. Der Hauptteil besteht aus maximal neun Ziffern, welche den Auftragsgegenstand beschreiben. Dabei wird von einer Baumstruktur Gebrauch gemacht, um die Abteilungen, Gruppen, Klassen und Kategorien des Auftrages zu kennzeichnen:

  • Die ersten zwei Ziffern: Abteilungen (XX000000-Y)
  • Die ersten drei Ziffern: Gruppen (XXX00000-Y)
  • Die ersten vier Ziffern: Klassen (XXXX0000-Y)
  • Die ersten fünf Ziffern: Kategorien (XXXXX000-Y)

Mithilfe der letzten drei Ziffern lässt sich der Auftrag weiter konkretisieren. Zur Überprüfung der vorherigen Zahlen dient die neunte Ziffer des Hauptteils.

Zur weiteren Beschreibung des Auftragsgegenstandes findet der Zusatzteil Verwendung. Ein alphanumerischer Code sowie eine zugehörige Bezeichnung geben den Zweck oder die Eigenschaften der online Ausschreibung wieder.

Schulungen zum Thema eVergabe

Für Unternehmen, die sich im Umgang mit der eVergabe und den Portalen noch unsicher fühlen, werden zahlreiche Schulungen angeboten. Ein Trainer bringt den Teilnehmern in einer Schulung das Prinzip des Ausschreibungsprozesses bei, sodass sie anschließend selbstsicher technisch korrekte Angebote für einen online veröffentlichten Auftrag abgeben können. Die eVergabe-Website des Bundes verweist auf www.prk-training.de. Hier wird zum Beispiel das Online-Seminar „E-Vergabe beim Bund für Bieter“ angeboten.

Vorteile der elektronischen Vergabe

Welche Vorteile ziehen Auftraggeber aus der eVergabe?

Die E-Vergabe macht die einzelnen Schritte der Vergabe transparent und führt dadurch zu mehr Rechtssicherheit. Zudem werden Beschaffungsvorgänge vereinfacht, wodurch sich der bürokratische Aufwand für Vergabeverfahren verringert. Die eVergabe erspart Zeit und Kosten. Auftraggeber haben einen systematischen Überblick über den Vergabeprozess. Auch in puncto Dokumentationspflicht ergeben sich Vorteile: Mithilfe des Vergabevermerks lässt sich die Vergabe einfacher und transparent dokumentieren.

Welche Vorteile ergeben sich für Unternehmen aus der eVergabe?

Unternehmen haben durch die elektronische Vergabe einen einfacheren Zugang zu Ausschreibungen und zur Suche nach Ausschreibungen. Alle wichtigen Informationen zum Auftrag wie Stadt, Ausschreibungsleistung oder Auftraggeber liegen online vor. Über die Plattform lassen sich die Unterlagen der Aufträge unmittelbar einsehen, Angebote schneller abarbeiten und übermitteln. Außerdem ist das Zustellrisiko vermindert und die Zustellzeiten verkürzen sich. Zur Bearbeitung benötigen sie keine spezielle Software, eine Anmeldung über die Plattform genügt.

Zukünftige Entwicklung der eVergabe in Deutschland

Bund, Länder und Kommunen verwenden momentan noch 30 verschiedene elektronische Vergabeplattformen, die meist nicht über einen einheitlichen Bieterzugang verfügen. Zukünftig soll der neue Standard "XVergabe" die eVergabe vereinheitlichen. Dazu wird ein plattformübergreifender Standard für den Daten- und Austauschprozess geschaffen. Für den Austausch der Vergabeunterlagen und Angebote muss eine neue Schnittstelle programmiert werden (XVergabe-Schnittstelle). Mit der Vereinheitlichung der eVergabe soll eine höhere Bieterakzeptanz und größere Beteiligung am elektronischen Vergabeprozess erreicht werden.

Was ist eine eVergabe-Plattform?

Bei öffentlichen Vergabeverfahren unterstützen E-Vergabeportale die elektronische Kommunikation zwischen Vergabestellen und Bietern. Auf den elektronischen Plattformen werden Bekanntmachungen veröffentlicht und Vergabeunterlagen bereitgestellt. Auch Funktionen für die Bieterkommunikation und die elektronische Angebotsabgabe werden unterstützt. Solch eine Vergabeplattform erleichtert das Tender- oder Ausschreibungsmanagement, da sie alle wichtigen Informationen sammelt und veröffentlicht.

Die E-Vergabeplattform des Bundes ist über die Website www.evergabe-online.de erreichbar und bietet die Möglichkeit, Vergabeverfahren für Aufträge vollständig elektronisch abzuwickeln. Die Plattform vereint 600 Vergabestellen aus Bund, Ländern und Kommunen und kann ohne Nutzungsgebühren verwendet werden. Auch einzelne Unternehmen haben eine eigene eVergabe-Plattform, so zum Beispiel auch die eVergabe der Telekom und die Deutsche Bahn.

Die reinen Bekanntmachungsplattformen wie z.B. TED (Tenders Electronic Daily) zählen nicht zu den E-Vergabe-Plattformen.

Zertifikat/elektronisches Siegel für eVergabe

Auf manche Ausschreibungen kann nur mit einer elektronischen Signatur des Unternehmens ein Angebot abgegeben werden. So wird überprüft, wo das Angebots-Dokument herkommt, wer der Aussteller des Dokuments ist und ob es echt ist. Diese personengebundene digitale Unterschrift ist rechtskräftig und ersetzt die handschriftliche Unterschrift bei den Online-Ausschreibungen. Für die digitale Unterschrift wird ein personengebundenes digitales Zertifikat erstellt. Dieses Zertifikat kann der Verwender bei der Vergabestelle, also dem Auftraggeber, anfordern.

Eine Möglichkeit dieser Signatur ist die „fortgeschrittene elektronische Signatur“. Mit ihr wird automatisch ein Signaturschlüssel erstellt, der dem Inhaber klar zuzuordnen ist und somit Datenintegrität ermöglicht. Die „qualifizierte elektronische Signatur“ ist eine andere Möglichkeit, die mithilfe einer sicheren Signaturherstellungseinheit erzeug wird und deshalb genauso rechtkräftig ist wie eine handschriftliche Unterschrift. Die Vergabestellen, also die Auftraggeber, können frei entscheiden, welche der beiden elektronischen Formen der Signatur sie einfordern.

Ein Anbieter für Softwarezertifikate ist beispielsweise die Bundesdruckerei, auf der sich Unternehmen über digitale Signaturen informieren sowie den Service in Anspruch nehmen können.

eVergabe in den Bundesländern

Neben der E-Vergabeplattform des Bundes hat jedes Bundesland sein eigenes eVergabe-Portal, die alle momentanen öffentlichen Ausschreibungen des Landes auflistet. So führen zum Beispiel Nordrhein-Westfalen oder Sachsen eigene Vergabedatenbanken. Auftragnehmer können dort nach passenden Ausschreibungen suchen und sich über den Fortgang des Auftrages informieren.

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