Fehler bei der Teilnahme an öffentlichen Vergabeverfahren – und wie Sie sie vermeiden!

In öffentlichen Ausschreibungen und Vergabeverfahren gilt es, viele Regeln und Rahmenbedingungen zu beachten und unter einen Hut zu kriegen. Da passieren schnell kleine Fehler, die am Ende die Teilnahme am Verfahren kosten können. Laut der Industrie- und Handelskammer Köln werden mehr als ein Drittel der Angebote allein von Formfehlern aus dem Wettbewerb um einen Auftrag abgelehnt. 

Häufige Fehler bei der Teilnahme am Vergabeverfahren © Anatoliy Karlyuk / stock.adobe.com

Häufige Fehler im Vergabeverfahren im Überblick

Um eine Übersicht über die beliebtesten Fehler und Tipps, wie man diese vermeiden kann, zu schaffen, lassen sich diese in folgende Kategorien unterteilen: Formfehler, überschrittene Fristen und unvollständige Unterlagen. Alle drei Fehlerarten sind tückisch und passieren oft in einem unbedachten Moment. Unterläuft einem solch ein Fehler, ist dies natürlich ärgerlich. Doch keine Sorge, all die Fehler lassen sich leicht vermeiden. Damit Sie erfolgreich an öffentlichen Ausschreibungen teilnehmen können, haben wir uns für Sie mit den häufigsten Fehlerquellen auseinandergesetzt.

Formfehler, die zum Ausschluss führen

Einfache Formfehler sind besonders ärgerlich und können leicht vermieden werden. Zu typischen Formfehlern gehören beispielsweise:

Angebot unter Vorbehalt

Ein Angebot wird nur unter Vorbehalt eingereicht und wird somit nicht berücksichtigt: Das eingereichte Angebot sollte somit immer verbindlich sein. Auch wird ein Angebot ausgeschlossen, wenn ein Bieter auf seine AGBs verweist oder an den Vertragsbedingungen des Auftraggebers etwas auszusetzen hat.

Unzureichend beschriebene Leistung

Im Leistungsverzeichnis sind die zu erbringenden Leistungen unnachvollziehbar beschrieben: Um das zu vermeiden, sollten die Preise zugehörig zu den jeweiligen Leistungen und in der richtigen Währung aufgeführt werden. Auf Mischkalkulationen wie zum Beispiel „Diese Leistung ist in Punkt X mit einberechnet“ sollte verzichtet werden.

Eigenständige Anpassungen der Ausschreibungsunterlagen

Es werden Änderungen oder Ergänzungen an den Ausschreibungsunterlagen vorgenommen: Solche selbst durchgeführten Änderungen an den ursprünglichen Unterlagen sind nicht zulässig und führen zum Ausschluss. Somit sollten Angebote, die von ursprünglich Geforderten abweichen, immer als Nebenangebot eingereicht werden.

Widerrechtliche Verhandlungen

Es liegt ein Verstoß gegen das Verhandlungsverbot vor: Da ein Angebot als verbindlich gilt, sind die abgegebenen Inhalte von einer nachträglichen Verhandlung ausgeschlossen. Sollten im Vorfeld Zweifel an den Angebotsinhalten aufkommen, sollten Sie (möglichst über den schriftlichen Weg) den Kontakt zur Vergabestelle suchen und unklare Punkte klären. Änderungen des Angebots sind nach der Abgabe nur im Rahmen der Angebotsfrist möglich.

Verstoß gegen die Form

Bei der Angebotsabgabe wird nicht die verlangte Form eingehalten: Meist fordern die Vergabestellen einen verschlossenen Umschlag mit einer entsprechenden Versiegelung zur Abgabe. Informieren Sie sich im Vorfeld gründlich darüber, in welcher Form die Unterlagen gefordert sind.

Überschrittene Fristen

Im Vergabeverfahren gelten viele verschiedene Fristen, die für die Abgabe von Angeboten wichtig und stets einzuhalten sind:

Teilnahmefrist beziehungsweise Bewerbungsfrist: Frist bis zum Eingang der Teilnahmeanträge für ein Vergabeverfahren
Angebotsfrist: Zeitraum von Bekanntmachung der Ausschreibung bis zur Abgabe des Angebots
Zuschlags- und Bindefrist: beginnt mit Ende der Angebotsfrist und bestimmt das Zeitfenster, in dem der öffentliche Auftraggeber sich für einen Bewerber entscheidet

Werden diese Fristen nicht eingehalten, gibt es keine Möglichkeit der nachträglichen Einreichung und Ihr Unternehmen wird von der Teilnahme ausgeschlossen. Eine Übersicht über alle Fristen und ihre Bedeutung finden Sie außerdem in unserem Glossarartikel über Fristen.

Unvollständige Unterlagen

Einer der häufigsten Fehler seitens der Bieter sind unvollständige Unterlagen bei der Einreichung. Diese Bieter werden dann ohne Aufforderung zur Vervollständigung ihrer eingereichten Dokumente vom Verfahren ausgeschlossen. Ein Nachreichen der Unterlagen ist ausgeschlossen. Eine eigens erstellte Checkliste mit allen geforderten Dokumenten der Vergabestelle kann dabei helfen, einen Überblick darüber zu schaffen, was bereits vorhanden ist und was fehlt.
Sie sollten allerdings darauf verzichten, Unterlagen einzureichen, die nicht gefordert sind. Dazu gehören beispielsweise die AGBs ihres Unternehmens. Möglich ist allerdings die Einreichung einer aussagekräftigen Imagebroschüre.

Checkliste um Fehler beim Vergabeverfahren zu vermeiden

Allgemeine Tipps für bietende Unternehmen

Fehler bei der Teilnahme an öffentlichen Vergabeverfahren können passieren, lassen sich jedoch vermeiden. Damit Ihrer Teilnahme nichts im Wege steht, haben wir ein paar Tipps für Sie zusammengetragen.

1) Checklisten für typische Fehler im Unternehmen erstellen

Wenn Ihnen während der Verfahren Fehler auffallen, die leicht und oft passieren, schreiben Sie diese in eine Checkliste. Jeder Mitarbeitende im Unternehmen kann dann auf diese Liste zugreifen und Sie schaffen einen Austausch, von dem alle profitieren.

2) Compliance Matrix erstellen

Ähnlich wie Checklisten helfen sogenannte Compliance Matrizen dabei, alle geforderten Aspekte einer Ausschreibung festzuhalten. In Tabellenform werden hier Vorgaben wie zum Beispiel formale Aspekte aber auch Dateiformate oder Schriftgrößen und die maximale Anzahl an einzureichenden Seiten festgehalten.

3) Vier Augen sehen mehr als zwei

Lassen Sie immer als eine Person an der Teilnahme an einer Ausschreibung arbeiten. Im Zweifel lassen sich mehrere Vertraute benennen, die verschiedene Zuständigkeiten haben und ihre Arbeit gegenseitig Korrekturlesen.

4) Klar geregelte Zuständigkeiten

Daraus folgt, dass die Zuständigkeiten der an der Bewerbung Mitarbeitenden klar definiert sein sollten, um Überschneidungen oder doppelte Arbeit zu vermeiden.

5) Ausreichende Schulung von beteiligten Mitarbeitenden

Bevor Sie jemanden an einer Ausschreibung mitarbeiten lassen, klären Sie die Beteiligten vorher über die wichtigsten Regeln des Vergaberechts auf.

6) Bei Unklarheiten nachfragen

Zögern Sie nicht, den Auftraggeber bei Unklarheiten in der Ausschreibung zu kontaktieren. Vor Ablauf der Angebotsfrist kann die Vergabestelle nämlich noch ausreichend auf Fragen eingehen, nach Ablauf dieser Frist dürfen eingereichte Angebote nicht mehr verändert werden.

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Jacqueline Segeth - Redakteurin bei der ibau GmbH
Jacqueline Segeth

Jacqueline Segeth war von Februar 2019 bis April 2021 bei der ibau GmbH in Münster tätig. Als Redakteurin recherchierte und verfasste sie Ratgeber- und Glossarartikel für unsere Onlinemagazine. Ihre vielseitige und strukturierte Schreibweise erlaubt es ihr, Inhalte verschiedener Themenbereiche strukturiert und verständlich aufzubereiten.