Häufige Fehler bei der Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen

Oft unterlaufen Bietern Fehler bei der Teilnahme an Vergabeverfahren. Dabei fällt auf, dass einige Bieterfehler immer wieder auftreten. Dabei handelt es sich oft um Formfehler, sie basieren auf ungenauem Lesen, fehlender Kommunikation oder Problemen mit den technischen Voraussetzungen. Im Folgenden werden die wichtigsten Irrtümer im Vergabeverfahren genannt sowie ihre rechtlichen Folgen und wie man als Bieter dieser Fehler vermeiden kann. 

Häufige Fehler bei der Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen © lichtmeister / stock.adobe.com

Ungenaues Lesen

Die Tücke steckt im Detail! Deswegen sollten Ausschreibungsunterlagen peinlich genau gelesen werden. Welche Unterlagen müssen mit dem Angebot eingereicht werden und welche sollen eingereicht werden? Ein kaum auffallender Unterschied, nur das Hilfsverb unterscheidet sich und im Alltagsgebrauch werden beide sogar oft synonym verwendet. Doch juristisch verbirgt sich hinter dieser kleinen Differenz eine wichtige Unterscheidung: Wenn Unterlagen eingereicht werden müssen, führt ihr Fehlen automatisch zum Ausschluss – auch ein Nachreichen kann diesen Fehler nicht korrigieren! Wenn Unterlagen nur beigefügt werden sollen, ist der Ausschluss nicht zwangsläufig sondern liegt im Ermessen der Vergabestelle. Dies ist nur ein Bespiel dafür, wie wichtig die Details sind. Notieren und markieren Sie sich also alles genau.

Unverbindliches Angebot

Wird ein Angebot abgegeben, muss dieses immer verbindlich sein, ein Angebot unter Vorbehalt ist nicht möglich. Mit der Angebotsabgabe werden auch die vom Arbeitgeber vorgegebenen Vertragsbedingungen akzeptiert. Deswegen darf ein Bieter in seinem Anschreiben zum Angebot auch niemals auf die eigenen AGB hinweisen oder die vom Auftraggeber vorgegebenen Vertragsbedingungen in Frage stellen.

Fehlende Kommunikation

Die Möglichkeit Bieterfragen zu stellen sollte unbedingt genutzt werden – und das frühzeitig. Es ist völlig normal bei Unklarheiten in den Ausschreibungsunterlagen bei dem Auftraggeber nachzufragen, das kommt häufiger vor als man denkt. Deswegen sollte man sich nicht scheuen, nachzufragen, wenn man etwas nicht genau versteht. Wichtig ist, dass man das vor Ablauf der Angebotsfrist tut, danach darf die Vergabestelle nicht mehr mit den Unternehmen über Inhalte des Angebots sprechen. Wer nicht frühzeitig fragt, läuft Gefahr, dass sein Angebots ausgeschlossen wird, weil er etwas nicht richtig verstanden hat.

Mängel in den Angebotsunterlagen nicht gerügt

Bei der Teilnahme an EU-weiten Ausschreibungen sollten Bieter sich nicht scheuen, einen Vergaberechtsverstoß binnen kürzester Zeit nach Erkennen bei der Vergabestelle zu rügen. Geschieht dies nicht, verfällt die Möglichkeit den vergabespezifischen Rechtsschutz in Anspruch zu nehmen und sich gegen eine ungünstige Entscheidung der Vergabestelle zu wehren

Fehlerquelle: Formfehler in den Vergabeunterlagen © IEVGEN / stock.adobe.com

Formfehler in den Vergabeunterlagen

Mehr als ein Drittel aller Angebote wird alleine aufgrund von Formfehlern aus dem öffentlichen Vergabeverfahren ausgeschlossen. Dabei ist es unerheblich, ob der Ausschluss im Sinne des ausschreiben Auftraggebers ist oder wertmäßig überhaupt ins Gewicht fällt - solange bei einem Nachprüfungsantrag die Gefahr besteht, dass das Angebot nicht Stand halten könnte, wird es zum Schutz des Verfahrens ausgeschlossen. Deswegen ist es wichtig, alle formalen Aspekte zu beachten. Die größten Fallstricke bei der Angebotsbearbeitung haben wir Ihnen schon einmal in dem Artikel “Wie Sie Ausschreibungen richtig bearbeiten” erläutert. Dort werden Ihnen auch Methoden vorgestellt, mit denen Sie das Risiko wegen eines formalen Fehlers ausgeschlossen zu werden reduzieren können.

Veraltete Software nutzen

Bei der elektronischen Angebotsabgabe ist es wichtig, immer die aktuelle Version der Computersoftware zu nutzen. Werden notwendige Updates ignoriert und die Angebotsabgabe dadurch behindert, liegt die Verantwortung dafür einzig beim Bieter. Deswegen sollten Sie regelmäßig prüfen, ob Ihre Software für die Angebotsabgabe auf dem neuesten Stand ist. Tun Sie dies auch nicht auf den letzten Drücker: Es kann schon mal sein, dass ein Update längere Zeit benötigt und man gegebenenfalls professionelle Hilfe benötigt. Verpassen Sie deswegen die Angebotsfrist, müssen Sie mit den Folgen leben.

Angebot auf dem falschen Weg eingereicht 

Haben Sie ein technisches Problem, das die formgerechte Angebotsabgabe verhindert, sollten Sie nicht auf eine E-Mail zurückgreifen – auch wenn Ihnen dazu von der Service-Hotline der Vergabeplattform geraten wird. Diesen Fehler begann ein Bieter und das OLG Karlsruhe entschied, dass das Angebot per unverschlüsselter E-Mail ausgeschlossen werden muss. Es verstößt gegen die Datensicherheit und die Variante fällt nicht unter die Möglichkeiten der elektronischen Angebotsabgabe, die in der VgV beziehungsweise UVgO gefordert werden. Damit sie gar nicht erst in die Bredouille geraten, sollten Sie ihr Angebot mindestens einen Tag vor Ablauf der Frist abgeben. Sollte dabei etwas schiefgehen, haben Sie noch Zeit entsprechend zu reagieren und eventuell um eine Fristverlängerung zu beten. Grundsätzlich gilt, dass Sie immer ganz genau darauf achten sollten, auf welchem Weg ein Angebot abgegeben werden soll. In einem anderen Fall hatte ein Bieter die Eingabemaske für die allgemeine Kommunikation des Vergabeportals für die Abgabe gewählt und nicht wie gefordert die Eingabemasken für die Abgabe eines Teilnahmeantrags. Wie bei der E-Mail wurde auch auf diesem Wege das Angebot unverschlüsselt versendet und vom Vergabeverfahren ausgeschlossen.

Kalkulationsirrtum

Bei Kalkulationsfehlern ist zwischen einfachen internen Kalkulationsirrtümer und erheblichen Kalkulationsfehler zu differenzieren. Ersteres liegt vor, wenn sich der Bieter in einer Position verrechnet hat, das Angebot aber dennoch realistisch ist, sodass der Auftraggeber nicht unmittelbar erkennen kann, dass es sich um einen Fehler handelt. In diesem Fall kann der Bieter seine Willenserklärung nicht anfechten und der Auftraggeber kann ihm den Zuschlag erteilen. Erfüllt er daraufhin den Vertrag nicht, kann Schadensersatz von ihm verlangt werden. Von einem erheblichen Kalkulationsfehler ist die Rede, wenn ein verständiger öffentlicher Auftraggeber erkennen kann, dass sich der Bieter extrem zum eigenen Nachteil verkalkuliert hat. In diesem Fall hat der Auftraggeber sich auf seine Rücksichtnahmepflicht zu besinnen und den Bieter auszuschließen.

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Hannah Simons

Hannah Simons ist seit 2020 für die ibau GmbH tätig. Als Redakteurin recherchiert und verfasst sie Artikel für den News-Bereich und das Glossar. Dabei verfolgt sie das Ziel komplexe Inhalte einfach und gut verständlich aufzubereiten.