In der Bundesrepublik Deutschland versteht man unter einer Vergabestelle eine Überprüfungsbehörde. Ungeachtet ihrer Möglichkeiten der Überprüfung von Aufsichtsbehörden, unterliegt die Vergabe öffentlicher Aufträge und Konzessionen der Prüfung durch Vergabegerichte. Im Falle, dass ein Verfahren über dem sog. Schwellenwert liegt, greift § 155 GWB (Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen).
In der Besetzung mit einem Vorsitzenden und zwei Beisitzern entscheidet die Vergabestelle über die Aufträge und Konzessionen. Während dieses Gremium mit einem Ehrenbeamten besetzt sein muss, müssen der Vorsitzende als auch der Prüfer entsprechend für den höheren Verwaltungsdienst qualifiziert sein, wie es im § 157 II GWB verankert ist; ferner ist Voraussetzung, dass der Vorsitzende (oder der Beisitzer) zum Richteramt befähigt ist.
Jedes Unternehmen mit einem berechtigten Interesse an einem öffentlichen Auftrag bzw. einer Konzession und bei Geltendmachung einer Rechtsverletzung gem. § 97 VI GWB aufgrund von Nicht-Beachtung, ist autorisiert einen Antrag zu stellen. Das Unternehmen muss in diesem Fall die betreffende Verletzung der Vergabevorschrift und den dadurch entstandenen Schaden nachweisen.
Nachdem die Vergabestelle von Amts wegen den Vorgang geprüft hat, wird mittels mündlicher Verhandlung eine Entscheidung getroffen. Die Teilnehmer haben hierauf das Recht auf Stellungnahme. Ist eine Zustimmung aller Teilnehmer erfolgt, gilt der Antrag als genehmigt. Bei unzulässigen Vorgängen oder bei Vorgängen, die nicht ausreichend begründet wurden, kann auch eine Entscheidung nach Lage der Akten erfolgen.
In der Regel handelt es sich bei der zentralen Vergabestelle um den Auftraggeber, der die öffentliche Ausschreibung ausschreibt und anschließend das Ausschreibungsverfahren durchführt. Häufig bezieht sich der Begriff auch auf eine spezielle Abteilung des Auftraggebers, die sich mit der Bekanntmachung sowie dem Vergabeverfahren beschäftigt.
In der Regel kümmern sich (zentrale) Vergabestellen um die Vergabe von Aufträgen, d.h. sie erteilt den Zuschlag und beantwortet die Bieterfragen.