Vergabeunterlagen

Vergabeunterlagen beschreiben die für eine Angebotsabgabe erforderlichen und vorgeschriebenen Informationen in der öffentlichen Auftragsvergabe. Sie beinhalten die Daten und Fakten, die für Bieter oder Bewerber von Bedeutung sind. Damit bilden sie eine der Grundlagen für die Entscheidung zur Teilnahme am Auftrags-Vergabeverfahren sowie zur Angebotsabgabe. Die wesentlichen Inhalte umfassen neben dem Anschreiben sowie der Aufforderung zur Gebotsabgabe in erster Linie die Vertragsunterlagen. Zu den wichtigsten rechtlichen Grundlagen der Vergabeunterlagen gehören je nach Auftragsart die VgV, die UvgO sowie die VOB/A.

Vergabeunterlagen: Definition und Überblick

Vergabeunterlagen stellen eine Sammlung von Papieren in der Vergabe öffentlicher Aufträge dar. Die Vergabeunterlagen sind eine wichtige vergaberechtliche Komponente jedes Vergabeverfahrens. Sie informieren Bieter und Interessenten über die Bedingungen sowie den Ablauf eines Vergabeverfahrens. Ehemals waren Vergabeunterlagen auch als Verdingungsunterlagen bekannt. Die wichtigsten Bestandteile sind das Anschreiben, die Bewerbungsbedingungen sowie die Vertragsunterlagen.

Erklärung zu Vergabeunterlagen: Aufbau und Inhalte

Das Anschreiben der Vergabeunterlagen beinhaltet das Angebot oder ein Begleitschreiben zur Abgabe benötigter Unterlagen. Weiterhin informiert es Bieter über Bedingungen sowie Ablauf der Auftragsvergabe. Das Anschreiben fordert Bieter auf, Teilnahmeanträge oder Angebote abzugeben. Die Bewerbungsbedingungen sind genau anzugeben und folgen bei Bauaufträgen dem § 8 Abs. 1 Nr. 1 VOB/A. Die Details der ausgeschriebenen Leistung explizieren die Vertragsunterlagen. Die Details entsprechen einer Leistungsbeschreibung und werden gemeinsam mit den Vertragsbedingungen erläutert (§ 29 Abs. 1 VgV).

Angaben in den Vergabeunterlagen

Zu den wichtigsten Angaben innerhalb der Vergabeunterlagen gehören die für die Kalkulation relevanten Umstände für Bieter. Das Kernstück der Vergabeunterlagen bildet die Leistungsbeschreibung. In dieser legen Auftraggeber die präzisen und konkreten Anforderungen an den ausgeschriebenen Auftrag fest. Hierbei sind nachgefragte Leistungen vollständig und eindeutig zu beschreiben. Dies dient dazu, dass sämtliche Bewerber die Erläuterung gleichermaßen verstehen, sodass Auftraggeber mit miteinander vergleichbaren Angeboten rechnen können.

Weitere Angaben

Anzugebende Vertragsbedingungen sind gegebenenfalls durch zusätzliche und ergänzende Vertragsbedingungen in den Vergabeunterlagen zu erweitern. Weiterhin sind Zuschlagskriterien Gegenstand der Vertragsunterlagen. Diese beinhalten meist Unterkriterien und sind inklusive entsprechender Gewichtung anzugeben. Gegebenenfalls gehört weiterhin eine Bewertungsmatrix zu den Vertragsunterlagen, die Rückschluss auf die Bewertungsgrundlage zulässt. Handelt es sich um Liefer- oder Dienstleistungen, gehört eine abschließende Liste mit den vorzulegenden Nachweisen zu den Vertragsunterlagen. In dieser ist die genaue Vorgehensweise bei der Wertung zu erläutern.

Angaben, die nicht enthalten sein dürfen

Bestimmte Informationen gehören nicht in die Vergabeunterlagen. Dazu zählen etwa Angaben von Marken, Herkunft oder Typbezeichnungen. Im Sinne der Produktneutralität sind solche Angaben nur dann zulässig, wenn sie zur hinreichend präzisen Beschreibung des Auftragsgegenstands zwingend erforderlich sind. Lässt sich die Angabe nicht vermeiden, empfiehlt sich die Ergänzung um den Zusatz "oder gleichwertig". Weiterhin sollte keine Angabe über Vertragsstrafen für Fristüberschreitungen bei einem Auftrag vorhanden sein. Dies ist nur zulässig, wenn eine Überschreitung mit deutlichen Nachteilen für Auftraggeber verbunden wäre.

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Zustellung der Vergabeunterlagen

Was die Zusendung der Unterlagen betrifft, gilt es für Auftraggeber zwischen Aufträgen oberhalb und unterhalb der EU-Schwellenwerte zu unterscheiden. Die EU sieht in Abhängigkeit der Auftragsart verschiedene Schwellenwerte für die Auftragsvolumina vor, an die bestimmte Anforderungen an die Vergabeunterlagen geknüpft sind. Befinden sich die Auftragswerte oberhalb der EU-Schwellenwerte, sind die Unterlagen innerhalb von sechs Kalendertagen zu versenden (sofern sie nicht digital verfügbar sind).

Zustellung bei EU-weiten Ausschreibungen

Bei EU-weiten Ausschreibungen sind die Unterlagen an sämtliche am Auftrag interessierte Unternehmen zu versenden. Handelt es sich um offene Vergabeverfahren, erfolgt der Versand an solche Unternehmen, die diese Unterlagen anfordern. Geht es um nicht-offene oder um Verhandlungsverfahren, sind die Vergabeunterlagen an alle Unternehmen zu versenden, die einen Teilnahmeantrag stellen, grundsätzlich für den Auftrag geeignet sind und für weitere Verfahren ausgewählt wurden. Ebenso sind Vergabeunterlagen an Unternehmen zuzustellen, die der Auftraggeber selbst ausgewählt hat. Dazu zählen Verhandlungsverfahren ohne Ausschreibungswettbewerb.

Versand bei Aufträgen unterhalb der EU-Schwellenwerte

Handelt es sich um Auftragsvolumina unterhalb der Schwellenwerte, sind bei öffentlicher Ausschreibung ebenso sämtliche interessierte Unternehmen mit den Auftragsunterlagen zu versorgen. Handelt es sich um eine freihändige Vergabe oder eine beschränkte Ausschreibung, stellen Auftraggeber die Vergabeunterlagen sämtlichen in diesem Zusammenhang ausgewählten Unternehmen zu.

Pflichten für Auftraggeber

Zum Umgang mit den Vergabeunterlagen gelten für Auftraggeber bestimmte Anforderungen. Insbesondere gilt es, die Unterlagen gleich mit dem Start des Vergabeverfahrens allen geeigneten Bewerbern auf geeignete Art und Weise zukommen zu lassen. Eine vollständige, uneingeschränkte und unentgeltliche Zustellung ist durch elektronische Vergabe zu erreichen. Auftraggeber haben weiterhin dafür Sorge zu tragen, dass die Namen der Empfänger der Vergabeunterlagen anonym bleiben.

Rechtliche Grundlagen der Vergabeunterlagen

Zu den wichtigsten rechtlichen Grundlagen der Vergabeunterlagen gehören in Abhängigkeit der Auftragsart die Vergabeverordnung (VgV), die Unterschwellenvergabeordnung (UvgO) sowie die Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen - Teil A (VOB/A).