Ausschreibungsunterlagen enthalten im Idealfall alle Dokumente und Informationen, die zu einer zügigen Abwicklung eines Vergabeverfahrens erforderlich sind.
Erklärung zu Ausschreibungsunterlagen: Ausschreibungsunterlagen, auch Vergabeunterlagen genannt, sind alle Dokumente, die ein:e Bieter:in in einem Vergabeverfahren von einer Vergabestelle erhält. Zu diesen Dokumenten gehören die Aufforderung zur Angebotsabgabe, die Bewerbungsbedingungen sowie die Vertragsunterlagen. Diese bestehen aus der Leistungsbeschreibung und den Vertragsbedingungen.
Die Ausschreibungsunterlagen bestehen in der Regel aus den folgenden Dokumenten:
Häufig kommt es bei der Abwicklung von Baumaßnahmen aufgrund unklarer oder widersprüchlicher Vertragsbedingungen zu einem Streit zwischen den Vertragspartner:innen (Bauherr:in, ausführende Firma, Bauingenieur:in). Dies kann vermieden werden, wenn die Ausschreibungsunterlagen sorgfältig vorbereitet und auf Vollständigkeit überprüft werden.
Im Bereich Bau sind folgende Ausschreibungsunterlagen erforderlich:
Am Beginn jedes Vergabeverfahrens steht die Aufforderung zur Angebotsabgabe. Sie wendet sich als Teil der Ausschreibungsunterlagen an Bewerber:innen und Bieter:innen und fordert sie zur Abgabe eines Angebots auf. Sie enthält eine kurze Fassung der Ausschreibung mit den wichtigsten Bedingungen der ausgeschriebenen Leistung. Unternehmen sollen sich anhand dieser Aufforderung ein schnelles und umfassendes Bild von der Ausschreibung machen können und über eine Angebotsabgabe entscheiden. In der Aufforderung zur Angebotsabgabe werden die Informationen aus der Vergabebekanntmachung im Wesentlichen in verkürzter Form wiederholt.
Markennamen, Patente, Typen- und Herkunftsbezeichnungen etc: Aus Gründen der Produktneutralität dürfen Markennamen, Patente, Typen- und Herkunftsbezeichnungen nicht in den Ausschreibungsunterlagen genannt werden. Je nach Auftragsgegenstand sind jedoch Ausnahmen möglich, beispielsweise wenn es schwierig ist, den Auftragsgegenstand ohne Nennung von Marken und Typen hinreichend genau und allgemeinverständlich zu beschreiben.
Vertragsstrafen für Fristüberschreitungen dürfen in den Ausschreibungsunterlagen nur enthalten sein, wenn die Überschreitung mit erheblichen Nachteilen für den Auftraggeber beziehungsweise die Auftraggeberin verbunden sind. Für die Vertragsstrafen sind angemessene Grenzen zu setzen.
Anhand der Anlagenübersicht im Aufforderungsschreiben müssen Bieter:innen prüfen, ob die Ausschreibungsunterlagen vollständig sind. Im Einzelnen muss geprüfte werden:
Woher bekommt man die Ausschreibungsunterlagen? Die Formblätter werden in verschiedenen Medien veröffentlicht, unter anderem im Vergabehandbuch des Bundes (VHB Bund). Auf der Website www.fib-bund.de können die jeweils aktuellen Fassungen im PDF-Format heruntergeladen werden. Der Download-Bereich enthält: