Offenes Verfahren

Bei der Vergabe von Aufträgen wird zwischen offenen und nicht offenen Verfahren sowie Verhandlungsverfahren unterschieden.

Offenes Verfahren: Definition

Ein offenes Verfahren ist nach § 119 Abs. 3 GWB ein Vergabeverfahren, bei dem ein öffentlicher Auftraggeber eine nicht eingeschränkte Anzahl von Unternehmen öffentlich zur Angebotsabgabe auffordert. Die Definition legt auch fest, dass jedes interessierte Unternehmen ein Angebot abgeben kann. Gemäß dieser Erklärung wird der Bieterkreis also nicht vorab eingeschränkt.

Beim offenen Verfahren ist der Wettbewerb völlig frei. Weiterhin entspricht das offene Verfahren dem Grundsatz der Gleichbehandlung von Bewerbern. Auch Manipulationsversuchen wird optimal vorgebeugt.

Offenes Verfahren versus öffentliche Ausschreibung

Nach dem Vergaberecht kann ein öffentlicher Auftraggeber die Verfahrensart nicht frei wählen. Der Schwellenwert entscheidet darüber, ob ein "nationales" oder "europäisches" Vergabeverfahren durchzuführen ist. Bei Überschreiten des EU-Schwellenwerts müssen öffentliche Ausschreibungen durch ein offenes Verfahren vergeben werden. Bei einer offenen Vergabe liegt der Wert daher immer über dem EU-Schwellenwert. Demgegenüber liegt bei einer öffentlichen Ausschreibung der Wert unterhalb des EU-Schwellenwerts. Das offene Verfahren ist damit europarechtlich das Pendant zur öffentlichen Ausschreibung. Das offene Verfahren ist der Normalfall des Vergabeverfahrens.

Vorrang des offenen Vergabeverfahrens

Oberhalb der EU-Schwellenwerte gibt es vier verschiedene Vergabeverfahren. Von diesen hat das offene Vergabeverfahren Vorrang vor dem nicht offenen Vergabeverfahren, dem Verhandlungsverfahren sowie dem wettbewerblichen Dialog. Diese Verfahren können nur in begründeten Ausnahmefällen eingesetzt werden. Mit dieser Regelung soll der freie und gleiche Wettbewerb aller Bieter garantiert und ein transparentes Vergabeverfahren gewährleistet werden.

Erklärung zu offenes Verfahren: Im Regelfall einstufiges Vergabeverfahren

Bei offenen Verfahren ist das einstufige Vergabeverfahren der Regelfall. Die Eignungsprüfung und Angebotsbewertung erfolgen beim einstufigen Vergabeverfahren zur gleichen Zeit. Im Gegensatz zu zweistufigen Vergabeverfahren wird der Bieterkreis durch das einstufige Vergabeverfahren nicht im Vorfeld des Verfahrens eingeschränkt. Einstufige Vergabeverfahren werden grundsätzlich bei öffentlichen Ausschreibungen und bei offenen Verfahren angewendet.

Wer kann sich für ein offenes Verfahren bewerben?

Bei offenen Verfahren können alle interessierten Unternehmen Angebote abgeben. Der Bewerberkreis wird beim offenen Verfahren nicht vorab eingeengt.

Welche Fristen gelten bei einem offenen Verfahren?

Nach § 15 Abs. 2 der Vergabeverordnung (VgV) beträgt die Frist für den Eingang eines Angebots mindestens 35 Tage. Die Angebotsfrist beginnt mit dem Tag, an dem die Auftragsbekanntmachung abgesendet wurde. Falls die Frist von 35 Tagen aufgrund einer Dringlichkeit nicht eingehalten werden kann, ist der öffentliche Auftraggeber berechtigt, eine kürzere Frist festzusetzen. Diese darf 15 Tage nicht unterschreiten. Akzeptiert der Auftraggeber eine elektronische Übermittlung der Angebote, kann er die Angebotsfrist um fünf Tage verkürzen.

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Verhandlungen über Angebotsänderungen oder Preise unzulässig

Nach § 15 VgV Abs. 5 darf der öffentliche Auftraggeber in offenen Verfahren nicht über Änderungen von Angeboten oder Preisen verhandeln (Nachverhandlungsverbot). Er darf jedoch von einem Bieter Aufklärung zu dessen Angebot oder zur Eignung des Bieters verlangen. Mit dieser Regelung sollen die Gleichbehandlung der Bieter gewährleistet und Manipulationsversuche im Vergabeverfahren ausgeschlossen werden.

Wie wird ein offenes Verfahren eröffnet?

Offene Verfahren werden durch eine Auftragsbekanntmachung auf der Plattform des europäischen öffentlichen Auftragswesens TED (Tenders Electronic Daily) eröffnet. Bei TED liegen alle Verfahren zur öffentlichen Auftragsvergabe in Standardformularen vor. Interessierte Unternehmen können hier Vergabeunterlagen anfordern oder herunterladen. Auftraggeber sind verpflichtet, innerhalb der Angebotsfrist Fragen zu Vergabeunterlagen und zum Vergabeverfahren zu beantworten.

Prüfung der Angebote durch den Auftraggeber

Nach der Abgabe der Angebote prüft und wertet der Auftraggeber diese in einem gesetzlich vorgegebenen Prüfschema in vier Stufen. Vor der Zuschlagserteilung an den Bestbieter müssen unterlegene Bieter über folgende Angaben und Entscheidungen informiert werden: Namen des Bestbieters, frühestmöglicher Tag des Vertragsschlusses sowie Gründe dafür, dass das Angebot des angeschriebenen Bieters nicht berücksichtigt wurde. Erst 15 bzw. zehn Kalendertage, nachdem die Absageschreiben an die unterlegenen Bieter geschickt wurden, darf der Zuschlag erteilt werden. Danach erscheint eine weitere Bekanntmachung zu dem Auftrag bei TED.

Bindefrist bei offenen Verfahren

Im Ausschreibungsverfahren legt der Auftraggeber die Bindefrist nach seinem Ermessen fest. Die Bindefrist beginnt nach Ablauf der Angebotsfrist. Innerhalb der Bindefrist ist der Bieter an sein Angebot gebunden. In der Praxis bedeutet dies: Das Angebot kann nicht mehr geändert und auch nicht zurückgezogen werden. Der Gesetzgeber schreibt keinen konkreten Zeitraum für die Bindefrist vor, sondern verwendet hier nur die Vorgabe "angemessen".

Nachteile des offenen Verfahrens

Als Nachteil des offenen Verfahrens ist die Tatsache anzusehen, dass ein grundsätzliches Nachverhandlungsverbot besteht. Der Bieter hat also nur eine einzige Chance und muss gleich im ersten Anlauf das passende Angebot abgeben.