Beschränkte Ausschreibung

Das Vergaberecht unterscheidet zwischen öffentlichen Ausschreibungen und beschränkten Ausschreibungen. Laut Vergaberecht sind der öffentliche Dienst sowie seine Unternehmen verpflichtet, Aufträge über ein Vergabeverfahren zu vergeben. In Ausnahmefällen darf der Auftraggeber eine beschränkte Zahl an Bietern zulassen.

Definition: Was ist eine beschränkte Ausschreibung?

Eine beschränkte Ausschreibung ist ein formales Vergabeverfahren nach § 3 Abs. 2 VOB/A, bei dem der öffentliche Auftraggeber mehrere Bewerber zu einer Angebotsabgabe auffordert. Anders als bei einem nichtoffenen Verfahren, ist bei der beschränkten Ausschreibung ein öffentlicher Teilnahmewettbewerb nicht verpflichtend.

Oberhalb des EU-Schwellenwertes werden beschränkte Ausschreibungen nichtoffene Verfahren genannt. Öffentliche Ausschreibungen oberhalb des Schwellenwertes sind als offene Verfahren bekannt.

Die Definition findet sich mit Erläuterung in der VgV.

Wann ist eine beschränkte Ausschreibung möglich?

Beschränkte Ausschreibungen lassen nur eine begrenzte Anzahl von Teilnehmern zu, wodurch nur wenige Bieter die Chance erhalten, ein Angebot abzugeben. Im unter- sowie oberschwelligen Bereich gibt es Wertgrenzen, bis zu denen eine beschränkte Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb möglich ist. Eine beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb ist laut VOB/A und VOL/A nur in Ausnahmefällen zulässig.

Beschränkte Ausschreibung nach öffentlichem Teilnahmewettbewerb

Nach UVgO und VOB/A 2019 darf der Auftraggeber bei Dienst- und Lieferleistungen sowie bei Bauleistungen zwischen der öffentlichen Ausschreibung sowie der beschränkten Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb wählen. Dies gilt jedoch nur für Bundesländer, die die VOB/A 2019 oder die UVgO eingeführt haben. Ist dies nicht der Fall, ist dieses Vergabeverfahren nur zulässig, wenn

  • die Leistung ist aufgrund ihrer Eigenart nur von einer beschränkten Auswahl Bietern ausführbar, da spezielle Anforderungen an Personal, Fachkunde oder Technik bestehen,
  • die Angebotsbearbeitung verursacht aufgrund der Eigenart der Leistung einen außergewöhnlich hohen Aufwand.

Beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb

Der Auftraggeber darf in Ausnahmefällen eine beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb durchführen. Ein Verzicht darauf ist nur bei Einhaltung der von VOB/A und VOL/A definierten Wertgrenzen des Auftrags zulässig und muss begründet werden. Die Wertgrenzen werden im zweijährlichen Rhythmus in der Vergabeverordnung (VgV) festgelegt.

Bei einer beschränkten Ausschreibung ohne Teilnamewettbewerb fordert der Auftraggeber mindestens drei oder mehrere Unternehmen auf, ein Angebot für eine Ausschreibung abzugeben. Häufig werden hierfür spezielle Datenbanken an Unternehmen- und Firmendaten betrieben, sogenannte Bieterverzeichnisse. Sollten keine Firmen bekannt sein, ist vorab eine Markterkundung notwendig. Dieses Vergabeverfahren ist zulässig, wenn

  • der Auftragswert ohne Umsatzsteuer bis zu 50.000 Euro bei Ausbaugewerken, bis zu 150.000 Euro bei Tiefbaugewerken und bis zu 100.000 bei anderen Gewerken beträgt,
  • eine öffentliche Ausschreibung für den Auftraggeber oder die Bewerber einen Aufwand verursachen würde, der im Missverhältnis zu den erreichbaren Vorteilen bzw. zum Wert der Leistung steht,
  • eine bereits erfolgte öffentliche Ausschreibung kein wirtschaftliches Ergebnis gebracht hat
  • eine öffentliche Ausschreibung aus anderen Gründen unzweckmäßig ist, wie Geheimhaltung oder Dringlichkeit.

In Ex-Ante Ausschreibungen bzw. Ex-Ante Veröffentlichungen können sich Unternehmen über beabsichtigt beschränkte Ausschreibungen ohne Teilnahmewettbewerb bis zu einem Auftragswert von 25.000 Euro ohne Umsatzsteuer informieren.

Wie funktioniert eine beschränkte Ausschreibung?

Möchte eine Vergabestelle eine beschränkte Ausschreibung durchführen, muss sie zunächst den von VOL und VOB formulierten Vorgaben entsprechen. Ist dies der Fall, gibt sie zunächst die geplante Auftragsvergabe öffentlich bekannt.

Bei einem zweistufigen Verfahren beantragen interessierte Unternehmen ihre Teilnahme, dabei müssen sie ihre Eignung zur Auftragsdurchführung beweisen. Dies kann beispielsweise über eine Präqualifikation geschehen. Anschließend werden die geeigneten Bieter ermittelt und aufgefordert, ein Angebot abzugeben. Die Anzahl der Bieter kann der Auftraggeber vorab beschränken. Sie muss mindestens drei betragen; bei einer nichtoffenen Vergabe darf die Zahl der Angebote nicht unter fünf liegen. Abschließend erfolgt die Bieterauswahl.

Findet die Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb statt, kontaktiert der AG die Unternehmen selbst und bittet um eine Auftragsabgabe. Anschließend bewertet er die Angebote und wählt den passenden Bieter aus.

Freihändige Vergabe

Die freihändige Vergabe ist in Ausnahmefällen bei Aufträgen unterhalb des Schwellenwertes zulässig. Bei dieser Variante werden die Aufträge bis zu einem Auftragswert von 10.000 Euro ohne Umsatzsteuer ohne ein förmliches Verfahren vergeben. Es gilt jedoch, die Grundsätze des Vergaberechts anzuwenden. In der Unterschwellenvergabeordnung (UvgO) bezeichnet die freihändige Vergabe die Verhandlungsvergabe.

Ähnlich wie einer beschränkten Ausschreibung, kann der Auftraggeber die freihändige Vergabe mit vorangehenden Teilnahmewettbewerb sowie ohne Wettbewerb durchführen. Bei dieser Verfahrensart werden mehrere Unternehmen aufgefordert, ein Angebot abzugeben. Anders als bei der beschränkten Vergabe besteht bei der Verhandlungsvergabe die Möglichkeit, dass die Vergabestelle solange verhandelt, bis das Angebot passt.

Alleinstellung

Ein Sonderfall der Verhandlungsvergabe ist das Alleinstellungsverfahren. Es ist nur in dem Ausnahmefall erlaubt, dass nur ein Unternehmen zur Erbringung der gefragten Leistung in Betracht kommt. Dies ist aus umfassender Marktkenntnis heraus zu begründen, um nicht gegen das Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) zu verstoßen. Keine hinreichende Begründung stellt die besondere Eignung oder Erfahrung eines Unternehmens dar.

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