Das Vergaberecht unterscheidet zwischen öffentlichen Ausschreibungen und beschränkten Ausschreibungen. Laut Vergaberecht sind der öffentliche Dienst sowie seine Unternehmen verpflichtet, Aufträge über ein Vergabeverfahren zu vergeben. In Ausnahmefällen darf der oder die Auftraggeber:in eine beschränkte Zahl an Bieter:innen zulassen.
Eine beschränkte Ausschreibung ist ein formales Vergabeverfahren nach § 3 Abs. 2 VOB/A, bei dem öffentliche Auftraggeber:innen mehrere Bewerber:innen zu einer Angebotsabgabe auffordern. Anders als bei einem nichtoffenen Verfahren, ist bei der beschränkten Ausschreibung ein öffentlicher Teilnahmewettbewerb nicht verpflichtend.
Oberhalb des EU-Schwellenwertes werden beschränkte Ausschreibungen nichtoffene Verfahren genannt. Öffentliche Ausschreibungen oberhalb des Schwellenwertes sind als offene Verfahren bekannt.
Die Definition findet sich mit Erläuterung in der VgV.
Beschränkte Ausschreibungen lassen nur eine begrenzte Anzahl von Teilnehmer:innen zu, wodurch nur wenige Bieter:innen die Chance erhalten, ein Angebot abzugeben. Im unter- sowie oberschwelligen Bereich gibt es Wertgrenzen, bis zu denen eine beschränkte Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb möglich ist. Eine beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb ist laut VOB/A und VOL/A nur in Ausnahmefällen zulässig.
Nach UVgO und VOB/A 2019 dürfen Auftraggeber:innen bei Dienst- und Lieferleistungen sowie bei Bauleistungen zwischen der öffentlichen Ausschreibung sowie der beschränkten Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb wählen. Dies gilt jedoch nur für Bundesländer, die die VOB/A 2019 oder die UVgO eingeführt haben. Ist dies nicht der Fall, ist dieses Vergabeverfahren nur zulässig, wenn
Der oder die Auftraggeber:in darf in Ausnahmefällen eine beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb durchführen. Ein Verzicht darauf ist nur bei Einhaltung der von VOB/A und VOL/A definierten Wertgrenzen des Auftrags zulässig und muss begründet werden. Die Wertgrenzen werden im zweijährlichen Rhythmus in der Vergabeverordnung (VgV) festgelegt.
Bei einer beschränkten Ausschreibung ohne Teilnamewettbewerb fordert der oder die Auftraggeber:in mindestens drei Unternehmen auf, ein Angebot für eine Ausschreibung abzugeben. Häufig werden hierfür spezielle Datenbanken an Unternehmen- und Firmendaten betrieben, sogenannte Bieterverzeichnisse. Sollten keine Firmen bekannt sein, ist vorab eine Markterkundung notwendig. Dieses Vergabeverfahren ist zulässig, wenn
In Ex-Ante Ausschreibungen bzw. Ex-Ante Veröffentlichungen können sich Unternehmen über beabsichtigt beschränkte Ausschreibungen ohne Teilnahmewettbewerb ab einem voraussichtlichen Auftragswert von 25.000 Euro ohne Umsatzsteuer informieren.
Möchte eine Vergabestelle eine beschränkte Ausschreibung durchführen, muss sie zunächst den von VOL und VOB formulierten Vorgaben entsprechen. Ist dies der Fall, gibt sie zunächst die geplante Auftragsvergabe öffentlich bekannt.
Bei einem zweistufigen Verfahren beantragen interessierte Unternehmen ihre Teilnahme, dabei müssen sie ihre Eignung zur Auftragsdurchführung beweisen. Dies kann beispielsweise über eine Präqualifikation geschehen. Anschließend werden die geeigneten Bieter:innen ermittelt und aufgefordert, ein Angebot abzugeben. Die Anzahl der Bieter:innen kann der Auftraggeber vorab beschränken. Sie muss mindestens drei betragen; bei einer nichtoffenen Vergabe darf die Zahl der Angebote nicht unter fünf liegen. Abschließend erfolgt die Bieterauswahl.
Findet die Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb statt, kontaktiert der oder die AG die Unternehmen selbst und bittet um eine Auftragsabgabe. Anschließend bewertet er oder sie die Angebote und wählt den passenden Bietenden aus.
Die freihändige Vergabe ist in Ausnahmefällen bei Aufträgen unterhalb des Schwellenwertes zulässig. Bei dieser Variante werden die Aufträge bis zu einem Auftragswert von 10.000 Euro ohne Umsatzsteuer ohne ein förmliches Verfahren vergeben. Es gilt jedoch, die Grundsätze des Vergaberechts anzuwenden. In der Unterschwellenvergabeordnung (UvgO) bezeichnet die freihändige Vergabe die Verhandlungsvergabe.
Ähnlich wie einer beschränkten Ausschreibung, kann der oder die Auftraggeber:in die freihändige Vergabe mit vorangehenden Teilnahmewettbewerb sowie ohne Wettbewerb durchführen. Bei dieser Verfahrensart werden mehrere Unternehmen aufgefordert, ein Angebot abzugeben. Anders als bei der beschränkten Vergabe besteht bei der Verhandlungsvergabe die Möglichkeit, dass die Vergabestelle solange verhandelt, bis das Angebot passt.
Ein Sonderfall der Verhandlungsvergabe ist das Alleinstellungsverfahren. Es ist nur in dem Ausnahmefall erlaubt, dass nur ein Unternehmen zur Erbringung der gefragten Leistung in Betracht kommt. Dies ist aus umfassender Marktkenntnis heraus zu begründen, um nicht gegen das Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) zu verstoßen. Keine hinreichende Begründung stellt die besondere Eignung oder Erfahrung eines Unternehmens dar.