Der oder die öffentliche Auftraggeber:in hat nach der Vergabeverordnung VgV den Auftragswert der auszuschreibenden Leistung vor Vergabebeginn zu schätzen.
Die VgV gibt den Rahmen für die Schätzung vor. Die Auftraggeberseite muss dabei von der geschätzten Gesamtvergütung für die gefragte Leistung ausgehen. Dieser Wert darf nicht mit der Absicht geschätzt oder aufgeteilt werden, den Auftrag dem GWB-Vergaberecht zu entziehen. Entscheidend ist der Markt- oder Verkehrswert, den ein:e objektive:r Auftraggeber:in für die gefragte Leistung sachgerecht schätzen würde. Der oder die Auftraggeber:in hat sowohl die Preise für Einzelleistungen als auch die zugrundeliegenden Mengen realistisch zu schätzen.
Erklärung zu Auftragswert: Die Höhe des Auftragswerts bestimmt, ob es zu einem unterschwelligen (nationalen) oder oberschwelligen (EU-weiten) Vergabeverfahren kommt. Maßgeblich ist, ob der geschätzte Auftragswert (ohne Umsatzsteuer) die Schwellenwerte überschreitet, die im Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) festgelegt sind.
Zu berücksichtigen sind Vertragsverlängerungen und etwaige Optionen wie auch Prämien für Bewerber:innen. Vertragsverlängerung bedeutet Fortsetzung des Vertrags zu identischen Bedingungen. Optionen sind Leistungen, deren Erfordernis zum Zeitpunkt der Fertigstellung der Vergabeunterlagen noch unsicher ist.
Wenn die Auftraggeberseite die Kostenschätzung nicht ordnungsgemäß vornimmt, so kann dies die Vergabekammer auf Antrag eines Bewerbers beziehungsweise einer Bewerberin nachholen.
Erläuterungen zum Auftragswert finden sich in der VgV und in der GWB.