Die Ex-Ante Ausschreibung wird auch als Ex-Ante Veröffentlichung oder Ex-Ante-Bekanntmachung bezeichnet. Dabei ist die Definition der Ex-Ante Ausschreibung eng an die Auftragsvergabe geknüpft. Die Übersetzung aus dem Lateinischen gibt in diesem Zusammenhang einen wichtigen Hinweis: Das lateinische Wort "ante" heißt übersetzt "vor". Ex-Ante Ausschreibung bedeutet also, dass Unternehmen bereits vor dem Beginn der Ausschreibung die Möglichkeit gegeben wird, sich darüber zu informieren.
Bei einer Ex-Ante-Veröffentlichung haben Unternehmen bereits vor der Bekanntmachung die Möglichkeit, sich über die beabsichtigte beschränkte Ausschreibung zu informieren.
In der VOB 2016 war die Ex-Ante-Veröffentlichung in § 19 Absatz 5 der VOB/A 2016 geregelt. In der VOB 2019 sind die Ex-Ante-Veröffentlichungen in § 20 Absatz 4 VOB/A geregelt.
Demnach ist der oder die öffentliche Auftraggeber:in dazu verpflichtet, im Beschafferprofil oder auf Internetseiten über eine beabsichtigte beschränkte Ausschreibung zu informieren und eine Ex-Ante-Ausschreibung zu schalten. Vor der Durchführung der beschränkten Ausschreibung oder der freihändigen Vergabe muss die Ex-Ante-Veröffentlichung für sieben Tage angezeigt werden. Öffentliche Auftraggeber:innen müssen Informationen über alle beschränkten Ausschreibungen veröffentlichen, die einen Wert von 25.000 Euro netto betragen oder überschreiten. Diese Ex-Ante-Ausschreibungen müssen auch an Medien wie bund.de und an landesspezifische Medien weitergeleitet werden.
Bei der Erklärung der Ex-Ante Ausschreibung ist es wichtig, zu wissen, dass diese nur bei bestimmten Voraussetzungen durchgeführt werden kann bzw. muss. So hat der Auftragswert ohne die darauf zu berechnende Umsatzsteuer 25.000 EUR oder mehr zu betragen. Grundlage hierfür ist die Verdingungsordnung für das Baugewerbe (VOB) im Abschnitt A, die die Ex-Ante Ausschreibung in § 3a Abs. 2 geregelt hat. Wichtig ist weiterhin, dass kein Teilnahmewettbewerb bei den einschlägigen Ausschreibungen durchgeführt werden darf.
Die Ex-Ante Ausschreibung ist nur bei beabsichtigten beschränkten Ausschreibungen möglich. Publikationsmöglichkeiten sind das Internet oder das Beschafferportal des Auftraggebers beziehungsweise der Auftraggeberin. Für Unternehmen, die sich für die entsprechende Ausschreibung interessieren, ist die Ex-Ante Ausschreibung eine willkommene Gelegenheit, sich mit den Bedingungen vertraut zu machen und eine Teilnahme am Ausschreibungsverfahren schon vorab professionell vorzubereiten.