Verhandlungsvergabe

Durch die UVgO wurde die freihändige Vergabe in die Verhandlungsvergabe umbenannt. Diese Vergabeart kann entweder mit oder ohne Teilnahmewettbewerb durchgeführt werden. Ohne Teilnahmewettbewerb bedeutet, dass die Beschaffung nicht öffentlich ausgeschrieben werden muss. Spezifisch für die Verhandlungsvergabe ist aber, dass der Auftraggeber bei Verzicht auf den Teilnahmewettbewerb mindestens drei Unternehmen ohne vorliegende Ausschlussgründe zur Angebotsabgabe beziehungsweise zur Teilnahme an den Verhandlungen auffordert.

Wenn ein Bedarf zur Beschaffung ermittelt wird, muss zunächst geprüft werden, ob die Voraussetzungen für eine Verhandlungsvergabe gegeben sind. Anschließend wird entweder ein Teilnahmewettbewerb ausgeschrieben oder Unternehmen direkt aufgefordert ein Angebot abzugeben.

In der darauffolgenden Verhandlungsphase kann der Auftraggeber oder die Auftraggeberin über die individuellen Angebote verhandeln – beispielsweise über technische oder vertragliche Bestandteile. Auch mehrere Verhandlungsrunden sind hierbei möglich, bis der Auftraggebende die überarbeiteten Angebote anfordert.

Fälle für Verhandlungsvergabe

Der § 8 UVgO benennt eine Reihe von neuen Rahmenbedingungen, die die Verhandlungsvergabe zulassen. Möglich ist die Verhandlungsvergabe, wenn Ausführungsbestimmungen des Bundes oder der Länder dies bis zu definierten Höchstwerten zulassen. Zulässig ist eine Verhandlungsvergabe auch, wenn Eigenschaften des zu vergebenden Auftrags Verhandlungen erfordern oder als zielführend erscheinen lassen, zum Beispiel bei:

• hohen Anforderungen an Konzeption und Innovation, besonderer Komplexität oder risikoreicher finanzieller oder rechtlicher Umstände
• Anforderungen, die vorab nicht hinreichend und erschöpfend beschreibbar sind
• Dringlichkeit der Leistungsbeschaffung, die der Auftraggeber nicht voraussehen konnte
• einer "vorteilhaften Gelegenheit" zu einer wirtschaftlicheren Beschaffung
• wenn ausschließlich eine Behindertenwerkstatt, eine Justizvollzugsanstalt oder ein anderes Sozialunternehmen beauftragt werden kann

Anknüpfende Aufträge

Möglich ist die Verhandlungsvergabe auch, wenn der zu vergebende Auftrag an einen vorangegangenen anknüpft, beispielsweise wenn zur Vermeidung technischer Risiken bereits erbrachte Leistungen durch den oder die ursprüngliche:n Auftragnehmer:in erneuert oder erweitert werden.

Unterschied zu anderen Unterschwellen-Vergabearten

Der entscheidende Unterschied zwischen der Verhandlungsvergabe und anderen Arten der Vergabe im Unterschwellenbereich ist, dass bei der Verhandlungsvergabe nachverhandelt werden darf. Das bedeutet, dass nach der Angebotsfrist kein sogenanntes Nachverhandlungsverbot besteht. Bieter:innen haben somit die Möglichkeit, nach dem Ablauf dieser Frist bei der Auftraggeberseite zu erfragen, was er an ihrem Angebot verändern muss, um den Zuschlag zu bekommen. Bei kleinen Aufträgen ist es nämlich oftmals im Interesse der Vergabestelle, Kosten und Zeit zu sparen. Demnach wird sie nur in seltenen Fällen alle Bieter:innen dazu auffordern, sich preislich gegenseitig zu unterbieten.

Vorteile für Auftraggeber:innen werden zu Nachteilen für potenzielle Bieter:innen

Eine Beschaffung ohne Teilnahmewettbewerb nicht ausschreiben zu müssen, spart den Auftraggeber:innen viel Zeit und Geld ein. Gleichzeitig können sie nur jene drei Unternehmen zu einem Angebot auffordern, die sie unter Umständen bereits kennen beziehungsweise denen sie vertrauen. Das alles findet jedoch im Hintergrund und nicht öffentlich statt, weshalb andere Unternehmen keine Chance haben, unter den drei auserwählten Bieter:innen zu sein.