Angebotsöffnung

An einem besonderen Termin werden die eingegangenen Angebote von der Vergabestelle geöffnet. Dabei müssen immer mindestens zwei Vertreter:innen der öffentlichen Hand anwesend sein und die Ergebnisse der Angebotsöffnung dokumentieren. Je nach Verfahrensart und Beschaffungsobjekt gibt es Unterschiede bei der Angebotsöffnung.

Der Begriff Submission kann Verschiedenes beschreiben, von der Angebotsabgabe, über den Eröffnungstermin beziehungsweise Submissionstermin bis hin zum Ausschreibungsverfahren insgesamt. Letzteres findet vor allem in der Schweiz Anwendung. In Deutschland wird der Begriff der Submission primär genutzt, um die Angebotsöffnung im Bereich der Bauleistungen nach § 14 a VOB/A zu beschreiben. Wenn man also wissen möchte, ob der Begriff Submission die Angebotsöffnung meint oder in einer seiner anderen Bedeutungen verwendet wird, muss man verstärkt auf den Kontext achten.

Wenn ein:e öffentliche:r Auftraggeber:in durch eine Ausschreibung bekannt gibt, einen öffentlichen Auftrag vergeben zu wollen, beginnt die Angebotsphase. Diese läuft bis zur Angebotsfrist. Nach Ablauf der Angebotsfrist werden die Angebote an einem festgelegten Tag geöffnet. Bis dahin müssen sie unter Verschluss gehalten werden, um Manipulation zu verhindern und die Transparenz sowie Fairness des Wettbewerbs zu sichern. Aus diesem Grund sind schriftliche Angebote in verschlossenen Umschlägen aufzubewahren und elektronische Angebote in verschlüsselter Form zu speichern.

Zu Beginn der Angebotsöffnung ist zu prüfen, ob die Angebote vor Ablauf der Angebotsfrist eingegangen sind. Verspätet eingegangene Angebote dürfen nicht geöffnet werden. Rechtzeitig eingegangenen Angebote sind in der Reihenfolge ihres Eingangs zu öffnen und mit fortlaufenden Nummern zu versehen. Daraufhin werden die Angebote auf ihre Vollständigkeit hin überprüft und so gekennzeichnet, dass eine nachträgliche Manipulation, etwa durch Austausch oder Hinzufügen von Angebotsbestandteilen, feststellbar wäre. Das kann beispielsweise durch Lochung geschehen.

Wer bei der Angebotsöffnung anwesend sein muss und wer es darf, hängt von der zu vergebenden Leistung und der Vergabevorschrift ab. Eins gilt allerdings für alle Angebotsöffnungen: Das Vier-Augen-Prinzip. Das bedeutet, dass mindestens zwei Vertreter:innen des öffentlichen Auftraggebers oder der öffentlichen Auftraggeberin anwesend sein müssen.

Angebotsöffnung nach VgV

Bei europaweiten Ausschreibungen nach VgV sind Bieter:innen bei der Angebotsöffnung nicht zugelassen (§ 55 Abs. 2 VgV). Der oder die Verhandlungsleiter:in und ein:e weitere:r Vertreter:in der Auftraggeberseite haben das Protokoll zu unterzeichnen. Ein Fehlen der Unterschrift gilt als Verstoß gegen das Anwesenheitserfordernis.

Nach UVgO und VOL/A

Auch nach § 40 Abs. 2 UVgO und § 14 Abs. 2 VOL/A sind Bieter:innen bei der Angebotsöffnung nicht zugelassen.

Nach § 14 Abs. 1 VOB/A

Bei der Vergabe von Bauvorhaben sind die Bietenden und ihre Bevollmächtigten bei der Angebotsöffnung grundsätzlich berechtigt, an der Öffnung teilzunehmen, wenn schriftliche Angebote zugelassen sind. Sie dürfen nur aus triftigen Gründen von der Angebotsöffnung ausgeschlossen werden. Sind nur elektronische Angebote zugelassen, ist die Bieterseite von der Angebotsöffnung ausgeschlossen.

Beim Verhandlungsverfahren erfolgt die Angebotsöffnung weitgehend formfrei. Den Bietenden ist die Teilnahme an der Öffnung nicht erlaubt, da die Ergebnisse geheim bleiben müssen. Ansonsten wären die nachfolgenden Verhandlungen gefährdet.

Sachverständige Dritte und technische oder rechtliche Berater:innen werden von Auftraggeber:innen gerne bei der Vorbereitung und Durchführung eines Vergabeverfahrens zu Rate gezogen. Sie werden bei der Konzeption des Vergabeverfahrens eingesetzt, bereiten die Auftragsbekanntmachung und die Vergabeunterlagen vor, führen Verhandlungen mit den Bieter:innen und befassen sich mit der fachlichen sowie rechtlichen Angebotsauswertung. Ob Auftraggeber:innen allerdings auch die Angebotsöffnung an externe übertragen dürfen, muss häufig verneint werden.

Bei Vergaben im Oberschwellenbereich oder nach anderen Vergaberegelungen als der VgV ist der Einsatz externer Berater bei der Angebotsöffnung nicht erlaubt. Bei der Durchführung von eVergaben kann die Angebotsöffnung nach VgV auch durch Dritte vorgenommen werde. Das liegt daran, dass bei elektronischen Vergabeverfahren nach VgV keine Manipulationsgefahr bestehe, wenn die Angebotsöffnung von Auftraggeberseite vollständig auf externe Dienstleister:innen übertragen wird. Insbesondere die Vergabeplattformen, die für die Angebotsabgabe sowie -öffnung genutzt werden und über die auch eine weitreichende Protokollierung erfolgt, sei vor Manipulation geschützt.

Die Angebotsöffnung kann also komplett durch von der Auftraggeberseite eingesetztes externes Personal erfolgen. Wichtig ist dabei aber, dass der oder die öffentliche Auftraggeber:in die Oberhand über das Verfahren behält. Das bedeutet, dass er oder sie sich mit den anfallenden Entscheidungen zu befassen hat. Lediglich rein verwaltungstechnische Tätigkeiten dürfen übertragen werden.

In der Dokumentation der Angebotsöffnung werden die Ergebnisse und eventuelle Einwände festgehalten. Dies kann in Schriftform oder elektronischer Form erfolgen. Die Dokumentation der Angebotsöffnung ist erfahrungsgemäß besonders wichtig in Hinblick auf die Rüge eines Bieters beziehungsweise einer Bieterin oder gar ein Nachprüfungsverfahren.

Zu dokumentieren sind:

• Namen und Anschrift der Bietenden
• Die Endbeiträge der Angebote
• Weitere den Preis betreffende Angaben
• Zahl der jeweiligen Nebenangebote