Submission ist die Angebotsabgabe der Bieter:innen im Rahmen der Ausschreibung. Als Submission wird weiterhin der Eröffnungstermin bzw. der Submissionstermin bezeichnet. Außerdem wird Submission als Synonym für die Ausschreibung verwendet.
Bei der Submission handelt es sich um die Angebotsöffnung, bei der nach § 14 a VOB/A die eingereichten Angebote für eine Ausschreibung geöffnet werden. Der Begriff selbst beschreibt zudem das Ausschreibungsverfahren, in dieser Form findet er vor allem in der Schweiz Verwendung.
Gemäß der Submission Definition werden die zur öffentlichen oder beschränkten Ausschreibung eingegangenen Angebote erst zu einem bestimmten Termin geöffnet und verlesen. Angebote können bis zur Eröffnungszeit in einem verschlossenen Umschlag eingereicht werden. Der Inhalt der eingereichten Submission muss bis zum Submissionstermin (z. B. 11:00 Uhr) geheim bleiben. Erst dann dürfen der oder die Auftraggeber:in bzw. seine zuständigen Mitarbeiter:innen die Angebote öffnen.
Die Vergabe von öffentlichen Aufträgen erfordert eine öffentliche und schriftliche Ausschreibung der zu vergebenden Leistungen. Gemäß der Erklärung zur Submission ist eine Veröffentlichung des Vergabeverfahrens sowie die schriftliche Einreichung der Bieterangebote erforderlich. Während der Vergabe dürfen die eingereichten Angebote (Submissionen) der Bieter:innen nicht eingesehen werden. Erst zum Submissionstermin werden die Angebote verlesen. Auf Antrag werden die Angebotsinhalte den Teilnehmer:innen mitgeteilt. Die Geheimhaltung der Submissionen gilt auch für die E-Vergabe, bei der eine elektronische Signatur das erstmalige Lesen des Angebots dokumentiert.
Bei der Öffnung der Angebote müssen mindestens zwei Personen aus dem Auftraggeberkreis anwesend sein. Zugelassen bei der Öffnung der Angebote sind auch die Bieter:innen bzw. deren Bevollmächtigte. Der oder die Verhandlungsleiter:in prüft vor der Eröffnung, ob die eingereichten Umschläge der Submissionen unversehrt sind. Es werden Name, Wohnort und Angebotspreis laut verlesen und in die Niederschrift der Eröffnung eingetragen. Schriftlich festgehalten wird auch, ob Änderungsvorschläge oder Nebenangebote eingereicht wurden. Eine Stanzmaschine locht die verlesenen Submissionen, damit keine weiteren Seiten nachträglich hinzugefügt werden können.
Submission leitet sich aus der lateinischen "Unterwerfung" ab, im Englischen wird der Begriff mit "Vorlage" übersetzt. Der Verlauf des Submissionstermins wird mit einer Niederschrift dokumentiert. Formblätter für die Niederschriften des Submissionstermins enthält das Vergabehandbuch des Bundes. In der Niederschrift sind neben den verlesenen Ergebnissen auch Einwände der Anwesenden festzuhalten. Nach der Submission Definition ist die Veröffentlichung der Dokumentation untersagt, jedoch müssen den Bieter:innen nach Antragstellung die Namen der teilnehmenden Bieter:innen, die Zahl der Nebenangebote sowie die Endbeträge der Angebote mitgeteilt werden.
Bei Ausschreibungen auf digitalen Plattformen reichen die Bieter:innen ihre Angebote (Submissionen) in elektronischer Form ein. Bei der E-Vergabe erfolgt auch der Submissionstermin in elektronischer Form. Erst zum Submissionstermin dürfen die elektronischen Angebote eingesehen werden. Mit dem erstmaligen Öffnen eines Angebotes wird eine elektronische Signatur erzeugt, die unter anderem Datum, Uhrzeit und Benutzerangaben enthält. Diese Signatur ist unwiderruflich mit dem elektronischen Angebot verbunden. Nach dem Öffnen der eingereichten Bieterangebote erfolgt auch bei der E-Vergabe eine papiergebundene Niederschrift zum Submissionstermin. Diese wird von allen Teilnehmer:innen unterzeichnet.
Handelt es sich bei den Ausschreibungen nicht um Leistungen gemäß VOB (Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen) oder VOF (Vergabeordnung für freiberufliche Leistungen) dürfen Bieter:innen am Submissionstermin nicht teilnehmen. Bei der Öffnung der Submission sind jedoch wiederum zwei Vertreter:innen des Auftraggebers beziehungsweise der Auftraggeberin anwesend, die den Verlauf dokumentieren. Nach Abschluss des Vergabeverfahrens sind die Daten zur Ausschreibung vertraulich zu behandeln (§ 14 VOL/A).
Für Submissionen zu öffentlichen Bauaufträgen im Unterschwellenbereich (nationale Ausschreibungen) ist die Öffnung und Verlesung der Submissionen in § 14 Abs. 1 im Abschnitt 1 der VOB/A geregelt. Bei Hochbaumaßnahmen ist für die Submissionseröffnung zusätzlich das Vergabe- und Vertragshandbuch (VHB-Bund, Ausgabe 2017, Richtlinie 313) maßgeblich. Für andere Ausschreibungen gelten die Regelungen der entsprechenden Vergabehandbücher. Bei öffentlichen EU-weiten Ausschreibungen sind die Regelungen des § 14 EU im Abschnitt 2 der VOB/A zu beachten (§ 14 VS, Abschnitt 3 VOB/A bei verteidigungs- und sicherheitsspezifischen Ausschreibungen).