Submission

Submission ist die Angebotsabgabe der Bieter im Rahmen der Ausschreibung. Als Submission wird weiterhin der Eröffnungstermin bzw. der Submissionstermin bezeichnet. Außerdem wird Submission als Synonym für die Ausschreibung verwendet. Gemäß der Submission Definition werden die zur öffentlichen oder beschränkten Ausschreibung eingegangenen Angebote erst zu einem bestimmten Termin geöffnet und verlesen. Angebote können bis zur Eröffnungszeit in einem verschlossenen Umschlag eingereicht werden. Der Inhalt der eingereichten Submission muss bis zum Submissionstermin (z. B. 11:00 Uhr) geheim bleiben. Erst dann dürfen der Auftraggeber bzw. seine zuständigen Mitarbeiter die Angebote öffnen.

Geheimhaltung der Submissionen

Die Vergabe von öffentlichen Aufträgen erfordert eine öffentliche und schriftliche Ausschreibung der zu vergebenden Leistungen. Gemäß der Erklärung zur Submission ist eine Veröffentlichung des Vergabeverfahrens sowie die schriftliche Einreichung der Bieterangebote erforderlich. Während der Vergabe dürfen die eingereichten Angebote (Submissionen) der Bieter nicht eingesehen werden. Erst zum Submissionstermin werden die Angebote verlesen. Auf Antrag werden die Angebotsinhalte den Teilnehmern mitgeteilt. Die Geheimhaltung der Submissionen gilt auch für die E-Vergabe, bei der eine elektronische Signatur das erstmalige Lesen des Angebots dokumentiert.

Eröffnung der Submission

Bei der Öffnung der Angebote müssen mindestens zwei Personen aus dem Auftraggeberkreis anwesend sein. Zugelassen bei der Öffnung der Angebote sind auch die Bieter bzw. deren Bevollmächtigte. Der Verhandlungsleiter prüft vor der Eröffnung, ob die eingereichten Umschläge der Submissionen unversehrt sind. Es werden Name, Wohnort und Angebotspreis laut verlesen und in die Niederschrift der Eröffnung eingetragen. Schriftlich festgehalten wird auch, ob Änderungsvorschläge oder Nebenangebote eingereicht wurden. Eine Stanzmaschine locht die verlesenen Submissionen, damit keine weiteren Seiten nachträglich hinzugefügt werden können.

Dokumentation der Submission

Submission leitet sich aus der lateinischen "Unterwerfung" ab, im Englischen wird der Begriff mit "Vorlage" übersetzt. Der Verlauf des Submissionstermins wird mit einer Niederschrift dokumentiert. Formblätter für die Niederschriften des Submissionstermins enthält das Vergabehandbuch des Bundes. In der Niederschrift sind neben den verlesenen Ergebnissen auch Einwände der Anwesenden festzuhalten. Nach der Submission Definition ist die Veröffentlichung der Niederschrift untersagt, jedoch müssen den Bietern nach Antragstellung die Namen der teilnehmenden Bieter, die Zahl der Nebenangebote sowie die Endbeträge der Angebote mitgeteilt werden.

Erklärung zu Submission bei der E-Vergabe

Bei Ausschreibungen auf digitalen Plattformen reichen die Bieter ihre Angebote (Submissionen) in elektronischer Form ein. Bei der E-Vergabe erfolgt auch der Submissionstermin in elektronischer Form. Erst zum Submissionstermin dürfen die elektronischen Angebote eingesehen werden. Mit dem erstmaligen Öffnen eines Angebotes wird eine elektronische Signatur erzeugt, die unter anderem Datum, Uhrzeit und Benutzerangaben enthält. Diese Signatur ist unwiderruflich mit dem elektronischen Angebot verbunden. Nach dem Öffnen der eingereichten Bieterangebote erfolgt auch bei der E-Vergabe eine papiergebundene Niederschrift zum Submissionstermin. Diese wird von allen Teilnehmern unterzeichnet.

Ausnahmen zur Submission bei VOL-Ausschreibungen

Handelt es sich bei den Ausschreibungen nicht um Leistungen gemäß VOB (Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen) oder VOF (Vergabeordnung für freiberufliche Leistungen) dürfen Bieter am Submissionstermin nicht teilnehmen. Bei der Öffnung der Submission sind jedoch wiederum zwei Vertreter des Auftraggebers anwesend, die den Verlauf dokumentieren. Nach Abschluss des Vergabeverfahrens sind die Daten zur Ausschreibung vertraulich zu behandeln (§ 14 VOL/A).

Gesetzliche Regelungen zur Submission

Für Submissionen zu öffentlichen Bauaufträgen im Unterschwellenbereich (nationale Ausschreibungen) ist die Öffnung und Verlesung der Submissionen in § 14 Abs. 1 im Abschnitt 1 der VOB/A geregelt. Bei Hochbaumaßnahmen ist für die Submissionseröffnung zusätzlich das Vergabe- und Vertragshandbuch (VHB-Bund, Ausgabe 2017, Richtlinie 313) maßgeblich. Für andere Ausschreibungen gelten die Regelungen der entsprechenden Vergabehandbücher. Bei öffentlichen EU-weiten Ausschreibungen sind die Regelungen des § 14 EU im Abschnitt 2 der VOB/A zu beachten (§ 14 VS, Abschnitt 3 VOB/A bei verteidigungs- und sicherheitsspezifischen Ausschreibungen).

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