Submissionstermin

Am Submissionstermin werden die Angebote zu einem öffentlichen Vergabeverfahren geöffnet. Dabei sind einige Regeln einzuhalten, beispielsweise das Vier-Augen-Prinzip. Seit Mitte des 19. Jahrhunderts ist es in Deutschland üblich, dass die schriftlich eingereichten Angebote bis zur Öffnung und Verlesung geheim gehalten werden.

Submissionstermin: Definition

Der Submissionstermin ist der Termin der Angebotseröffnung zu einem öffentlichen Vergabeverfahren. Nach Ablauf der Angebotsfrist öffnet die Vergabestelle die eingereichten Angebote der Bieter:innen. Dabei müssen mindestens zwei Vertreter:innen des öffentlichen Auftraggebers beziehungsweise der öffentlichen Auftraggeberin anwesend sein (Vier-Augen-Prinzip). Bieter:innen sind nicht zugelassen. Diese Definition bzw. Erklärung zu Submissionstermin muss noch durch die Erklärung ergänzt werden, dass Bieter:innnen nicht zwingend über das Submissionsergebnis des Eröffnungstermins informiert werden müssen. Je nach Vergabeart existieren hier verschiedene Vorschriften.

Warum muss der Inhalt der Angebote bis zum Submissionstermin geheim gehalten werden?

Vergabestellen müssen dafür Sorge tragen, dass nicht am Vergabeverfahren Beteiligte den Inhalt der Angebote nicht erfahren. Unternehmen, die Vergabeunterlagen erhalten haben oder Einblick in diese hatten, müssen vertraulich behandelt werden. Mit der Geheimhaltung bis zur Submission sollen insbesondere Konkurrent:innen nichts über die Angebote erfahren.

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Submissionstermin - welche Formalien müssen eingehalten werden?

Am Tag der Angebotsöffnung müssen unter anderem folgende Formalien beachtet werden:

  • genügend Zeit für die Submissionen einplanen,
  • eine:n Verhandlungsleiter:om und eine:n Schriftführer:in bestimmen,
  • am Submissionstermin Verzögerungen vermeiden,
  • Angebote bis zum Beginn des Termins unter Verschluss halten,
  • nachprüfen, ob in letzter Sekunde noch Angebote eingegangen sind,
  • ausdrücklich zum Submissionstermin aufrufen,
  • prüfen, ob der Verschluss der Angebote unversehrt ist,
  • die Angebote sind nacheinander zu öffnen, zu verlesen und in die Niederschrift einzutragen,
  • als Verhandlungsleiter:in keine Wertungen vornehmen.

Dürfen Bieter beim Submissionstermin anwesend sein?

Ob Bieter:innen beim Submissionstermin dabei sein dürfen, hängt vom Anwendungsbereich des Vergabeverfahrens ab. Im Bereich der VOL gelten andere Regelungen als im Bereich der VOB.

Eröffnungen im Bereich der VOL

Bei der Öffnung der Angebote im Bereich der VOL (Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen) dürfen Bieter:innen und deren Bevollmächtigte nicht anwesend sein.

Eröffnungen im Bereich der VOB

Bei europaweiten Vergaben im Bereich der VOB (Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen) ist die Anwesenheit von Bieter:innen und ihren Bevollmächtigten am Submissionstermin zulässig. Bei nationalen Vergaben ist dagegen die Teilnahme von Bieter:innen an der Eröffnung in der Regel nicht vorgesehen, außer wenn schriftliche und elektronische Angebote zugelassen sind.

Dokumentation der Angebotsöffnung

Zur Angebotsöffnung am Submissionstermin muss eine Niederschrift erstellt werden. Dieses Protokoll der Angebotseröffnung oder Submissionsprotokoll ist ein Teil der Vergabeakte und darf von der Öffentlichkeit oder von Bieter:innen nicht eingesehen werden.

Die Eröffnung muss durch mindestens zwei Vertreter:innen des Auftraggebers bezeihungsweise der Auftraggeberin gemeinsam durchgeführt und dokumentiert werden. Dabei sind Name und Anschrift der Bieter:innen in der Dokumentation festzuhalten sowie die Beträge ihrer Angebote und Preisangaben. Ob es Nebenangebote gab und von wem diese eingereicht wurden, muss ebenfalls dokumentiert werden.

Informationen zu den Ergebnissen des Submissionstermins

Über das Ergebnis eines Submissionstermins müssen Bieter:innen bei einer Vergabe von Liefer- und Dienstleistungen nicht informiert werden. Dagegen sind bei nationalen und europaweiten ausgeschriebenen Bauleistungen alle Bieter:innen über die Ausschreibungsergebnisse der Angebotsöffnung zu unterrichten. Bieter:innen und ihren Bevollmächtigten ist es gestattet, das Protokoll zur Angebotseröffnung und dazugehörige Nachträge einzusehen.

Bei Bauvergaben oberhalb der EU-Schwellenwerte müssen öffentliche Auftraggeber:innen nach dem Submissionstermin allen Bieter:innen folgende Informationen zukommen lassen: Bieternamen, Beträge der Angebote, eventuelle Preisnachlässe und die Anzahl an Nebenangeboten.

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