Submissionstermin

Am Submissionstermin werden die Angebote zu einem öffentlichen Vergabeverfahren geöffnet. Dabei sind einige Regeln einzuhalten, beispielswiese das Vier-Augen-Prinzip. Seit Mitte des 19. Jahrhunderts ist es in Deutschland üblich, dass die schriftlich eingereichten Angebote bis zur Öffnung und Verlesung geheim gehalten werden.

Submissionstermin: Definition

Der Submissionstermin ist der Termin der Angebotseröffnung zu einem öffentlichen Vergabeverfahren. Nach Ablauf der Angebotsfrist öffnet die Vergabestelle die eingereichten Angebote der Bieter. Dabei müssen mindestens zwei Vertreter des öffentlichen Auftraggebers anwesend sein (Vier-Augen-Prinzip). Bieter sind nicht zugelassen. Diese Definition bzw. Erklärung zu Submissionstermin muss noch durch die Erklärung ergänzt werden, dass Bieter nicht zwingend über das Ergebnis des Eröffnungstermins informiert werden müssen. Je nach Vergabeart existieren hier verschiedene Vorschriften.

Warum muss der Inhalt der Angebote bis zum Submissionstermin geheim gehalten werden?

Vergabestellen müssen dafür Sorge tragen, dass nicht am Vergabeverfahren Beteiligte den Inhalt der Angebote nicht erfahren. Unternehmen, die Vergabeunterlagen erhalten haben oder Einblick in diese hatten, müssen vertraulich behandelt werden. Mit der Geheimhaltung bis zur Submission sollen insbesondere Konkurrenten nichts über die Angebote erfahren.

Submissionstermin - welche Formalien müssen eingehalten werden?

Am Tag der Angebotsöffnung müssen unter anderem folgende Formalien beachtet werden:

• genügend Zeit für die Submissionen einplanen,
• einen Verhandlungsleiter und einen Schriftführer bestimmen,
• am Submissionstermin Verzögerungen vermeiden,
• Angebote bis zum Beginn des Termins unter Verschluss halten,
• nachprüfen, ob in letzter Sekunde noch Angebote eingegangen sind,
• ausdrücklich zum Submissionstermin aufrufen,
• prüfen, ob der Verschluss der Angebote unversehrt ist,
• die Angebote sind nacheinander zu öffnen, zu verlesen und in die Niederschrift einzutragen,
• als Verhandlungsleiter keine Wertungen vornehmen.

Dürfen Bieter beim Submissionstermin anwesend sein?

Ob Bieter beim Submissionstermin dabei sein dürfen, hängt vom Anwendungsbereich des Vergabeverfahrens ab. Im Bereich der VOL gelten andere Regelungen als im Bereich der VOB.

Eröffnungen im Bereich der VOL

Bei der Öffnung der Angebote im Bereich der VOL (Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen) dürfen Bieter und deren Bevollmächtigte nicht anwesend sein.

Eröffnungen im Bereich der VOB

Bei europaweiten Vergaben im Bereich der VOB (Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen) ist die Anwesenheit von Bietern und ihren Bevollmächtigten am Submissionstermin zulässig. Bei nationalen Vergaben ist dagegen die Teilnahme von Bietern an der Eröffnung in der Regel nicht vorgesehen, außer wenn schriftliche und elektronische Angebote zugelassen sind.

Dokumentation der Angebotsöffnung

Zur Angebotsöffnung am Submissionstermin muss eine Niederschrift erstellt werden. Dieses Protokoll der Angebotseröffnung oder Submissionsprotokoll ist ein Teil der Vergabeakte und darf von der Öffentlichkeit oder von Bietern nicht eingesehen werden.

Die Eröffnung muss durch mindestens zwei Vertreter des Auftraggebers gemeinsam durchgeführt und dokumentiert werden. Dabei sind Name und Anschrift der Bieter festzuhalten sowie die Beträge ihrer Angebote und Preisangaben. Ob es Nebenangebote gab und von wem diese eingereicht wurden, muss ebenfalls dokumentiert werden.

Informationen zu den Ergebnissen des Submissionstermins

Über das Ergebnis eines Submissionstermins müssen Bieter bei einer Vergabe von Liefer- und Dienstleistungen nicht informiert werden. Dagegen sind bei nationalen und europaweiten ausgeschriebenen Bauleistungen alle Bieter über die Ergebnisse der Angebotsöffnung zu unterrichten. Bietern und ihre Bevollmächtigten ist es gestattet, das Protokoll zur Angebotseröffnung und dazugehörige Nachträge einzusehen.

Bei Bauvergaben oberhalb der EU-Schwellenwerte müssen öffentliche Auftraggeber nach dem Submissionstermin allen Bietern folgende Informationen zukommen lassen: Bieternamen, Beträge der Angebote, eventuelle Preisnachlässe und die Anzahl an Nebenangeboten.