Der wettbewerbliche Dialog ist eine Verfahrensart, bei der öffentliche Auftraggeber:innen Unternehmen dazu auffordern, an komplexen Projekten mitzuwirken, die öffentlich ausgeschrieben sind. Sie ermöglicht es der Auftraggeberseite, mit mehreren Bieter:innen Konzepte für ein Beschaffungsobjekt zu erarbeiten, das zu großen Teilen noch ungeklärt ist.
Normalerweise startet die Auftraggeberseite mit einer Leistungsbeschreibung. Sie weiß also genau, was benötigt wird und selbst beim Verhandlungsverfahren wird auf Grundlage einer Leistungsbeschreibung verhandelt und es besteht lediglich Anpassungsbedarf.
Beim wettbewerblichen Dialog sind die Angaben von der Auftraggeberseite jedoch sehr gering. Sie benennt Bedürfnisse und Anforderungen an die Leistung, ebenso wie die Zuschlagskriterien und einen vorläufigen Zeitrahmen (§ 18 Abs. 1 VgV). Gemeinsam mit den geeigneten Unternehmen wird dann in den Dialogphasen ermittelt, wie diese Anforderungen am besten erfüllt werden können.
Der Wettbewerbliche Dialog ist insbesondere bei komplexen Aufgabenstellungen beziehungsweise Vergaben relevant – wie zum Beispiel bei:
Auch wenn der Wettbewerbliche Dialog sehr selten zum Einsatz kommt, so wurde er in den letzten Jahren doch immer häufiger genutzt, etwa bei Fußballstadien wie der Coface Arena in Mainz, bei der Neuplanung von Innenstädten oder dem Bau des Landtages in Brandenburg.
Dass der wettbewerbliche Dialog so selten genutzt wird, liegt vermutlich an der Komplexität des Verfahrens. Allerdings bietet es große Chancen, denn ein wettbewerblicher Dialog kann dazu führen, dass kostspielige Beratungen vermieden werden und dass die Lösungen mit denen erarbeitet werden, die auch das Know-How dazu haben, nämlich den Bieter:innen, also dem Markt selbst.
Im europäischen Vergaberecht wird der wettbewerbliche Dialog nach Art. 30 Richtlinie 2014/24/EU geregelt. Die Bestimmung wurde auf nationaler Ebene in § 101 Abs. 4 des GWB (Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen) umgesetzt, sowie in allen Vergabeverordnungen und auch in der für Bauleistungen zuständigen VOB/A (§ 18 VgV, § 13 VSVgV, § 17 SektVO, § 3 EU Nr. 4 VOB/A). In den meisten EU-Staaten sind die Regelungen zum Wettbewerblichen Dialog äquivalent. In Österreich jedoch werden die zweite und dritte Phase anders geregelt. Während der zweiten Phase wird mit ausgewählten Bewerber:innen über alle wesentlichen Aspekte des Auftrags geredet. Hierauf basierend werden alle Bewerber:innen zur Abgabe eines Angebots aufgefordert.
Im europäischen Vergaberecht wird der wettbewerbliche Dialog geregelt nach Art. 30 Richtlinie 2014/24/EU. Die europäische Bestimmung aus diesem europäischen Artikel wurde in § 101 Abs. 4 des GWB (Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen) umgesetzt. Es bestehen zu der Gesetzgebung zum wettbewerblichen Dialog weitere Detailregelungen. Abweichend von den übrigen europäischen Regelungen sind die zweite und dritte Stufe des wettbewerblichen Dialogs in Österreich geregelt. In Österreich wird in der zweiten Stufe ein Dialog mit ausgewählten Bewerbern über alle wesentlichen Aspekte des Auftrags geführt. Hierauf basierend, werden alle Bewerber anschließend zur Abgabe eines Angebots aufgefordert.
Der entscheidende Unterschied zwischen dem Wettbewerblichen Dialog und dem Verhandlungsverfahren liegt darin, wie umfangreich die Angaben durch den Auftraggeber beziehungsweise die Auftraggeberin am Beginn sind und was verhandelt werden darf. In den Dialogphasen dürfen, anders als in einem Verhandlungsverfahren, alle Aspekte eines Auftrags besprochen werden. Beispielsweise kann aus einer Brücke ein Tunnel werden. Das wäre in einem Verhandlungsverfahren nicht möglich, da es sich um eine wesentliche Änderung der Leistung handeln würde. Wer einen Wettbewerblichen Dialog wählt, muss dies begründen. Doch auch wer ein Verhandlungsverfahren durchführen möchte, muss dies begründen und eine ausreichende Begründung für ein Verhandlungsverfahren reicht in der Regel auch für einen wettbewerblichen Dialog.
Zunächst bereitet der Auftraggeber beziehungsweise die Auftraggeberin die Unterlagen für die Bekanntmachung des Vergabeverfahrens vor und veröffentlicht diese. In dieser Auftragsbekanntmachung sowie den Vergabeunterlagen bietet er oder sie eine Erklärung darüber, welche Bedürfnisse und Leistungen für den Auftrag benötigt und erwartet werden. Daneben werden die relevanten Zuschlagskriterien erläutert und der Zeitrahmen für den Dialog definiert. Durch die öffentliche Bekanntmachung fordert die Auftraggeberseite eine unbeschränkte Anzahl von Unternehmen dazu auf, an der Ausschreibung teilzunehmen. Daraufhin startet ein Teilnahmewettbewerb, in dem Bieterfragen gestellt werden können. In diesem Zeitraum kann jedes Unternehmen, das an dem Auftrag interessiert ist, einen Antrag zur Teilnahme an dem wettbewerblichen Dialog abgeben. Mit dem Antrag übermittelt das Unternehmen die für die Auftragsvergabe relevanten Informationen. Die Frist für den Eingang von Teilnahmeanträgen beträgt mindestens 30 Tage. Berechnet wird diese Frist stets ab dem Tag, an dem die Bekanntmachung des Auftrags abgesendet wurde.
Nach der Angebotsöffnung werden die Bieter:innen auf ihre Eignung geprüft. Dazu werden zuvor festgelegte Eignungskriterien herangezogen. Für ungeeignete Bieter:innen ist das Verfahren hier beendet, mit den geeigneten Bieter:innen startet der Auftraggeber beziehungsweise die Auftraggeberin in die zweite Phase, die Dialogphase. Die Auftraggeberseite darf sich vorbehalten, die Eignungskriterien zu bewerten, um dann im Anschluss mit der vorher definierten Anzahl der besten Bieter:innen fortzufahren (§ 51 VgV).
Sind die entsprechenden Bewerber:innen aus der eingegangenen Anzahl aus Teilnehmer:innen ausgewählt, kann die zweite Stufe beginnen. In dieser Dialogphase wird gemeinsam mit den Bieter:innen erarbeitet, wie die Bedürfnisse der Auftraggeberseite am besten erfüllt werden können. Am eigentlichen wettbewerblichen Dialog können ausschließlich die Unternehmen teilnehmen, die nach Abgabe der Teilnahmeunterlagen und nach entsprechender Prüfung dazu aufgefordert werden. Die Anzahl der geeigneten Unternehmen, die letztendlich am wettbewerblichen Dialog teilnehmen, kann vom Auftraggeber oder der Auftraggeberin grundsätzlich beschränkt werden. Er oder sie kann auch initiieren und planen, dass der Dialog in mehreren Phasen abläuft. Auf ein diesbezügliches Vorgehen muss in der Bekanntmachung des Auftrags sowie in den Vergabeunterlagen ausdrücklich hingewiesen werden. Bei einer solchen Planung ist es möglich, dass in jeder sich anschließenden Phase des Dialogs die Anzahl von zu prüfenden Lösungsvorschlägen verringert wird. Sollte im Zuge der Dialogphase keine Lösung gefunden werden, darf der Auftraggeber oder die Auftraggeberin das Verfahren beenden.
Wurden eine oder mehrere zuschlagsreife Lösungen gefunden, startet die Angebotsphase. Ausgewählte Bewerber:innen werden zur Angebotsabgabe aufgefordert. Diese werden daraufhin formal geprüft und anhand der vorher festgelegten Zuschlagskriterien bewertet. Das wirtschaftlichste Angebot erhält den Zuschlag.
Der wettbewerbliche Dialog ist eine spezielle Vergabeform von öffentlichen Aufträgen. In der Regel kann sich eine unbeschränkte Anzahl von Unternehmen an einer Ausschreibung beteiligen. Es bestehen jedoch auch wettbewerbliche Dialoge beziehungsweise solche Verfahren, die von vornherein nur eine beschränkte Anzahl von Bewerber:innen zulassen. Angebote haben stets alle Einzelheiten zu inkludieren, die zur Ausführung des Projektes notwendig sind. Es werden zumeist mit dem Unternehmen, dessen Angebot sich als das wirtschaftlichste darstellt, abschließende Verhandlungen über Vertragsbedingungen geführt.