Das Vergaberecht: Welche Vergabeverfahren es gibt und wie Sie die richtigen Auftraggeber finden.

Um ihre Umsätze zu generieren und Gewinne zu erwirtschaften, betreiben Unternehmen kontinuierliche Kundenakquise und setzen auf persönliche Kontakte. Doch auch die Teilnahme an Ausschreibungsverfahren von öffentlichen Auftraggebern kann lukrative Aufträge einbringen. Wir beantworten daher die wichtigsten Fragen zum Ablauf von Ausschreibungen und klären, welche unterschiedlichen Vergabeverfahren es gibt und wann welche angewendet werden müssen.

Eigentlich klingt es ja ganz einfach: Soll ein Unternehmen gut laufen, müssen lediglich Aufträge gefunden und angenommen werden. Doch reicht es vielen Betrieben nicht, wenn sich Kunden von allein bei ihnen melden und einen Auftrag anbieten. Neben eigener Akquise suchen viele Unternehmen daher selbst nach Ausschreibungen aus dem öffentlichen oder privaten Bereich. Den Ablauf und die Funktionsweise von Ausschreibungen zu verstehen, ist daher vor allem für kleine und mittlere Unternehmen sehr wichtig.

Hier erklären wir die Grundlagen im deutschen Vergaberecht, zeigen den Unterschied zwischen öffentlichen und beschränkten Ausschreibungen und geben Tipps, wie neue Auftraggeber gefunden werden können.

Beschränkte oder öffentliche Aufträge?

Im normalen Ausschreibungsablauf unterscheidet man zunächst einmal zwischen Aufträgen von öffentlichen Stellen – Bund, Länder, Kreise, Kommunen und weitere staatliche Einrichtungen – und privaten/gewerblichen Auftraggebern, also Firmen und Privatpersonen. Während letztere ihre Aufträge nach Belieben vergeben können, müssen sich öffentliche Einrichtungen an strenge Vorgaben halten und meistens offene Vergabeverfahren durchführen. Dies bedeutet, dass viele Unternehmen die Ausschreibungen einsehen und sich bei Interesse auf den Auftrag bewerben können.

Die öffentliche Hand ist zu solchen transparenten Verfahren gezwungen, damit das kompetenteste und kosteneffizienteste Unternehmen auch den Zuschlag bekommt. Dafür schreiben staatliche Stellen ihre Projekte immer auf dieselbe Art aus und nutzen dieselben Kriterien bei der Vergabe. Im Bausektor liegt jeder öffentlichen Ausschreibung beispielsweise die Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB) zugrunde, die in der Bundesrepublik den gesetzlichen Rahmen für Bauverträge und ihre Vergabe darstellt. In der VOB sind mehrere öffentliche Vergabeverfahren vorgesehen, die je nach Auftragsumfang genutzt werden müssen.

Bei sämtlichen anderen Liefer- und Dienstleistungsaufträgen wird anhand der Kriterien der Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen (VOL) ausgeschrieben.

Vergabeverordnung im Detail: Was sind VOB und VOL?

Wie bereits bemerkt, regelt die Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB) Ausschreibung, Vergabe und Ausführung von Bauleistungen in Deutschland. Deshalb ist besonders bei öffentlichen Bauverträgen dieses Regelwerk die Grundlage der Ausschreibungen und der später aufzusetzenden Bauverträge. Private Baumaßnahmen können dagegen auch nach den Bestimmungen für Werkverträge im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) geregelt werden.

Aufgeteilt ist die VOB in die Teile A, B und C. Die VOB/A bestimmt die Vergabe von Bauaufträgen durch die öffentliche Hand. Alle oben genannten Vergabeverfahren sind in diesem Teil aufgeführt. Die VOB/B regelt die eigentliche Ausführung des Baus und bietet Regelungen, nach denen der Bauvertrag aufgesetzt werden kann. Dieser Teil wurde als Reaktion darauf erstellt, dass das BGB für Bauverträge nur unzureichende Rahmenbedingungen enthält. Der dritte und letzte Teil, die VOB/C, enthält die Allgemeinen Technischen Vertragsbedingungen für Bauleistungen. Hier sind verschiedene DIN-Normen in den Allgemeinen Technischen Vertragsbedingungen (ATV) festgehalten, die beim Bau zwingend genutzt werden müssen. Damit gilt dieser Teil als technische Grundlage von VOB-Verträgen.

Alle weiteren Leistungen, die keine Baumaßnahmen sind, fallen unter die Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen (VOL), in der ebenfalls Vergabe- und Ausschreibungsverfahren geregelt sind. Auch diese ist in die Teile VOL/A und VOL/B unterteilt. Ersterer enthält in erster Linie die allgemeinen Bestimmungen zum Ablauf eines Vergabeverfahrens, wohingegen Teil B die allgemeinen Vertragsbedingungen regelt.

Welche Vergabeverfahren gibt es?

Gängig ist es aus wettbewerbsrechtlichen Gründen, dass öffentliche Stellen ihre Baumaßnahmen und Aufträge öffentlich ausschreiben. Doch wie funktioniert eine solche Ausschreibung? In erster Linie bedeutet dies, dass die Eckdaten des Projekts auf Online-Plattformen bekannt gegeben werden und sich Betriebe auch auf diesem Weg bewerben müssen. Diesen Weg der elektronischen Veröffentlichung, die auf verschiedenen Plattformen geschehen kann, nennt man eVergabe und hat sich in den vergangenen Jahren etabliert.

Es müssen aber nicht alle öffentlichen Aufträge in diesem offenen Verfahren vergeben werden. Nur wenn ein bestimmter Schwellenwert überschritten ist, ist eine solche Vergabe nach dem deutschen und europäischen Vergaberecht notwendig. In der EU liegt dieser Wert derzeit bei 5.548.000 Euro. Alle öffentlichen (Bau-)Projekte, die teurer sind, müssen EU-weit ausgeschrieben werden, was den internationalen Wettbewerb schützen soll. Bund, Länder, Kreise und Kommunen müssen ihre Projekte dann offen ausschreiben, wenn der Auftragswert über den jeweiligen Schwellenwerten liegt, die von Region zu Region unterschiedlich sind.

Daneben gibt es noch andere Vergabeverfahren: die beschränkte Ausschreibung und die freihändige Vergabe. Bei der beschränkten Ausschreibung werden mindestens drei Firmen die Projektunterlagen zugesandt, worauf die Betriebe dann ein Angebot vorlegen können. Dieses Verfahren wird vor allem dann genutzt, wenn sich über den offenen Weg kein geeignetes Unternehmen finden ließ oder dringende Arbeiten durchgeführt werden müssen. Die freihändige Vergabe dagegen funktioniert weniger förmlich, da Auftraggeber und -Nehmer hier die Auftragsinhalte und Preise frei verhandeln können.

Was steht in einer Ausschreibung?

Bei der Frage nach dem korrekten Ablauf einer (öffentlichen) Ausschreibung, stellt sich am Anfang in erster Linie die Frage, wie eine Ausschreibung überhaupt aussieht. Während dies natürlich von Auftraggeber zu Auftraggeber zunächst unterschiedlich ist, sind die grundlegenden Angaben fast immer dieselben. So steht am Anfang der Auftraggeber mit einigen Informationen. Außerdem muss gleich zu Beginn angezeigt werden, nach welchem Vergabeverfahren die Ausschreibung gegliedert ist – öffentliche Träger schreiben meist öffentlich aus und nutzen die VOB beziehungsweise VOL als Grundlage.

Danach ist in der Ausschreibung natürlich auch angegeben, worum es sich bei der Maßnahme beziehungsweise dem Auftrag eigentlich handelt. Kurz wird hier das Projekt umrissen und beispielsweise Größe und Lage der Baustelle oder Auftragsvolumen für medizinische Geräte o.ä. angegeben, während sich weitere Infos meist in den Anlagen zur Ausschreibung verstecken. Sollten mehrere Maßnahmen an dem beschriebenen Objekt ausgeschrieben sein, werden die Arbeitsschritte teils in sogenannte Lose aufgeteilt, sodass sich auch kleinere Firmen auf Teilleistungen bewerben können. Ob eine Aufteilung in Lose vorgesehen ist und bis wann die Bewerbungen auf den Auftrag eingehen müssen, ist in der Ausschreibung ebenfalls vermerkt, wie auch die Fristen zum Beispiel zu Baubeginn und Fertigstellung.

Darüber hinaus ist in der Ausschreibung selbstverständlich auch festgehalten, welche Voraussetzungen und Formalien ein Unternehmen erfüllen muss. Jede ausschreibende Stelle verlangt von den Unternehmen nämlich einen ganzen Strauß von Bewerbungsunterlagen, damit man den Bieter besser einschätzen kann. So müssen meistens ein Nachweis der Fachkunde auf dem entsprechenden Gebiet, eine Erklärung zur Leistungsfähigkeit, ein Zeugnis der Zuverlässigkeit und Referenzprojekte beigelegt werden.

Auf einen Blick: Grundlegende Angaben in Ausschreibungen
  • Auftraggeber: Wer sucht nach neuen Auftragnehmer und schreibt die Ausschreibung aus?
  • Vergabeverfahren: Welches Vergabeverfahren kommt zum Tragen: öffentliche Ausschreibung, Beschränkte Ausschreibung oder Freihändige Vergabe?
  • Art der Maßnahme: Worum geht es in der Ausschreibung und was wird von den Bewerbern verlangt? Welche Geräte werden benötigt und wo soll das etwaige Projekt realisiert werden?
  • Projekt-Fristen: Wann soll die in der Ausschreibung beschriebene Leistung geliefert beziehungsweise fertiggestellt werden und wann fällt der Startschuss?
  • Bewerbungsfristen: Bis wann müssen sich Interessierte auf die Ausschreibung beworben haben.
  • Lose: Sind mehrere Maßnahmen an ein und demselben Projekt aussgeschrieben, werden die unterschiedlichen Arbeitsschritte in Lose aufgeteilt. Dies ermöglicht kleinere Firmen, sich ausschließlich auf einzelne Teilleistungen bewerben zu können.
Wo werden Ausschreibungen veröffentlicht, wie findet man sie und wie behält man den Überblick?

Auch wer einen Überblick über all diese Informationen hat, muss lange nach geeigneten Ausschreibungen für sein Unternehmen suchen. Jede (öffentliche) Stelle nutzt nämlich eine von mehreren Plattformen, um ihre Ausschreibungen zu veröffentlichen. Eine einheitliche Übersichtsaufstellung gibt es leider nicht. Darüber hinaus sind in den offiziellen Vergabeforen meist nur öffentliche Ausschreibungen staatlicher Träger zu finden. Gewerbliche Bauprojekte findet man hier nur vereinzelt.

Bauinformationsdienste wie ibau sind deshalb ein echter Wettbewerbsvorteil für ihre Nutzer: Hier finden sich Ausschreibungen kinderleicht und gebündelt zusammengefasst, anstatt über das Netz verstreut zu sein. Mit der Suchmaschine lassen sich in der Softwarelösung beispielsweise sämtliche Aufträge im Umkreis um das eigene Unternehmen anzeigen und nach verschiedenen Merkmalen wie zum Beispiel Submissionsterminen oder Kostenrahmen filtern. Dank der Nutzung von künstlicher Intelligenz und in enger Zusammenarbeit mit Auftraggebern und ausschreibenden Stellen, bleiben die Nutzer stets auf dem neuesten Stand der Projekte – in Echtzeit. Aufträge finden Sie mit ibau im Handumdrehen.

Wie erhöhe ich meine Chancen bei Ausschreibungen?

Zunächst gilt es, die zum Unternehmen passende Ausschreibung zu finden. Durch eine gezielte und automatisierte Bereitstellung passender Ausschreibungen bringen Softwarelösungen von Ausschreibungs-Informationsdiensten wie ibau hierbei einen echten Wettbewerbsvorteil! Wie sie Ihre Bewerbung als Firma für Aufträge und Ausschreibungen optimieren und die Erfolgschancen bei der nächsten Bewerbung steigern können, zeigen wir Ihnen in unserem Artikel "Öffentliche Ausschreibungen - 10 Tipps zum neuen Auftrag".

 

 

Jan Hell

Jan Hell ist seit 2016 Content-Manager bei der ibau GmbH in Münster. Als Chefredakteur unserer Online- sowie Printmagazine verantwortet er die Bereitstellung aktueller Informationen. Seine Schwerpunkte liegen in der Recherche und Aufbereitung rechtlicher Themen und Änderungen. Mit seiner bodenständigen Schreibweise stellt er zudem komplexe Sachverhalte und Thematiken aus dem Ausschreibungs- und Vergabebereich nachvollziehbar und komprimiert dar.