Bedarfsermittlung
Die Bedarfsermittlung, auch Bedarfserhebung genannt, ist ein Verfahren, mit dem künftig benötigtes Material für ein Projekt festgestellt werden kann. Dies ist notwendig, um den späteren Produktionsplan umzusetzen.
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Was ist die Bedarfsermittlung im Vergaberecht?
Bevor öffentliche Auftraggeber und Auftraggeberinnen ein Projekt bekanntgeben und ausschreiben, müssen sie den Bedarf für die gewünschte Dienst- beziehungsweise Bauleistung oder das Produkt ermitteln. Dafür wird der Bedarfsgegenstand genau definiert und die Vergabestelle entscheidet, wie sie den Gegenstand beschaffen möchte. Wichtig ist, dass der Auftragsgegenstand so festgelegt wird, dass der gesamte Bedarf der Auftraggeberseite dadurch gedeckt werden kann. Erst wenn der Schritt erfolgt ist, beginnt das Verfahren.
Was ist das Ziel der Bedarfsermittlung?
Mithilfe der Bedarfserhebung wird die Grundlage der späteren Ausschreibung gebildet. Durch die genaue Ermittlung wird ermöglicht, die gewünschte Leistung so explizit wie möglich auszuschreiben. Die Bieter:innen können daraufhin eindeutig abschätzen, ob sie für diesen Auftrag geeignet sind und ob sie die Erwartungen erfüllen können. Der Bedarf muss nicht so ausgerichtet werden, dass möglichst alle auf dem Markt agierenden Unternehmen leistungsfähig sind. Dadurch wird lediglich eine genaue Leistungsbeschreibung realisiert, mithilfe derer die Bieter:innen ein Angebot kalkulieren können. Eine Bedarfsermittlung ist eine unverzichtbare Grundlage für jedes Vergabeverfahren.
Wie wird der Bedarf ermittelt?
Bei der Bedarfsermittlung wird zuerst einmal entschieden, welcher Gegenstand gefordert wird. Anders ausgedrückt, muss der Bedarfsgegenstand definiert werden. Zudem legt die Vergabestelle fest, wie sie diesen Gegenstand beschaffen möchte. Dazu gehört auch, zu bestimmen, ob dieser als Gesamtleistung oder in Teillosen vergeben werden soll. Außerdem wird der Auftragswert ermittelt. Die Vergabestelle schätzt dafür die Investitions- und Folgekosten des Projektes, um in diesem Zuge auch die Finanzierung zu regeln. In einem weiteren Schritt werden die rechtlichen Bedingungen für den Auftrag geklärt. Zuletzt entscheidet der Auftraggeber beziehungsweise die Auftraggeberin, nach welchen Kriterien der oder die Auftragnehmende bewertet und ausgewählt werden soll. Mit der Schätzung des Auftragsvolumens beginnt darüber hinaus auch die Dokumentation.
Worauf muss bei der Bedarfsermittlung geachtet werden?
Bei der Bedarfserhebung gilt es, verschiedene rechtliche Aspekte zu beachten. Nach § 9 Nr. 5 Abs. 1 VOB/A ist es nur gestattet, bestimmte Erzeugnisse oder Verfahren, ebenso wie Bezugsquellen und Ursprungsorte explizit vorzuschreiben, wenn dies durch die Art der geforderten Leistung gerechtfertigt werden kann. Es dürfen keine Unternehmen durch die Beschreibung technischer Merkmale bevorzugt oder ausgeschlossen werden. Dies wird auch durch den Gleichbehandlungsgrundsatz bestätigt. Außerdem darf der Auftragsgegenstand keinen Verstoß gegen das Primärrecht, beziehungsweise gegen die Grundfreiheiten darstellen.
Checkliste für die Bedarfsermittlung:
- Welche Auftragsziele liegen vor?
- Welcher Auftragsgegenstand soll gefordert werden?
- Gibt es bestimmte Ursprungsquellen oder Verfahren, die erforderlich sind?
- Sind diese durch die Art der definierten Leistung gerechtfertigt?
- Wie soll der Gegenstand beschaffen werden? Soll dieser als Gesamtleistung oder in Teillosen vergeben werden?
- Welche Kosten werden für den Bedarf geschätzt?
- Welche rechtlichen Bedingungen liegen vor?
