Dokumentation

Dokumentationen sind in vielen unterschiedlichen Wirtschaftsbereichen und in der Wissenschaft sowie im technischen Sektor zu finden. Sie dienen dazu, dauerhaft festgehaltene Informationen für interessierte Parteien gezielt auffindbar zu machen, und erfolgen meistens in schriftlicher Form. Jedoch können auch Bilder, Videos oder Tonaufzeichnungen als Dokumentation fungieren. Ihr Zweck ist es, Daten in nachvollziehbarer Form vollständig zu kategorisieren. Dokumentationszwecke können beispielsweise archivierte Unterlagen erfüllen, aber auch Fachbücher sowie -zeitschriften und wissenschaftlich erhobene Daten.

Dokumentation - Definition

Die offizielle Begriffsbestimmung der Dokumentation besagt, dass darunter die Nutzbarmachung von Informationen zum Zwecke der weiteren Verwendung zu verstehen ist. Dabei ist es von zentraler Bedeutung, dass die gesammelten Daten und Informationen vollständig, übersichtlich, verständlich sowie strukturiert und inhaltlich korrekt sind. Weiterhin ist die Objektivität eine wesentliche Vorgabe an Dokumentationen, sie müssen frei von Meinungen und Wertungen sein und dürfen nur die reinen Fakten umfassen. Eine gute Dokumentation sollte zudem eine Überarbeitung jederzeit ermöglichen, damit sich ändernde Sachlagen und neue Erkenntnisse darin aufgenommen werden können.

Projekt- und Softwaredokumentation

Im Projektmanagement und in der Softwareentwicklung sind Dokumentationen ein wichtiges Mittel, um allen Beteiligten zu jeder Zeit einen Überblick über den Sachstand zu ermöglichen. In diesem Zusammenhang enthalten sie Angaben zu allen Beschlüssen und zu Maßnahmen, die im Rahmen der Projektlaufzeit eingeleitet und durchgeführt wurden. Auf diese Weise erhält jede Partei einen klaren Überblick über den Soll- und den Ist-Zustand. Softwaredokumentationen zeigen die Funktionen einer bestimmten Software auf und erläutern, welche Form von Daten sie verarbeitet, wie sie genutzt wird und auf welchen Grundlagen sie basiert. Sie richtet sich vornehmlich an Entwickler und Anwender.

Bestandteile von Projektdokumentationen

Zusätzlich zum Inhalt und zur Laufzeit eines Projektes können verschiedene weitere Informationen in einer Projektdokumentation festgehalten werden. Dazu gehört beispielsweise eine Erläuterung hinsichtlich der eindeutigen Zuordnung zu einem Prozess. Auch der verantwortliche Prozesseigner, also jene Person, die für die erfolgreichen und planungsgemäßen Abläufe im Projekt verantwortlich und mit Entscheidungsbefugnissen ausgestattet ist, wird dort meistens benannt. Änderungen werden mit einem Datum und der Unterschrift der dokumentierenden Person versehen. Weitere Inhalte umfassen den aktuellen Stand, den das Dokument aufweist, mit einem Datum sowie Abnahmevermerke der prozessverantwortlichen Person, die ebenfalls mit Datum und Unterschrift zu kennzeichnen sind. Vorhandene Anlagen werden aufgelistet.

Weitere Anwendungsbereiche von Dokumentationen

Im publizistischen Bereich sind Dokumentationen in Form von journalistisch aufbereiteten Berichten zu finden. Verfahrensdokumentationen gemäß GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) stellen einen Nachweis über die ordnungsgemäße Erfassung, Buchung, Verarbeitung und Aufbewahrung sowie die Entsorgung von Daten und Belegen dar. Hierbei sind die Vorgaben des Handelsgesetzbuches, der Abgabenordnung und der GoBD zu beachten. Eine technische Dokumentation, auch Produktdokumentation genannt, enthält alle Informationen, die ein technisches Produkt beschreiben. Auch Anleitungen zur Nutzung, Wartung und Reparatur sind dort enthalten.

Dokumentationspflicht

Eine Verpflichtung zur Dokumentation besteht in unterschiedlichen Arbeitsbereichen und Branchen. Obligatorisch ist dies beispielsweise im medizinischen Sektor für Ärzte, um für eine Behandlung notwendige Informationen festzuhalten, als Grundlage für die Abrechnung von Leistungen mit der Krankenkasse und um im Zweifel der Haftungs- und Beweispflicht nachkommen zu können. Bei der Erfassung von Arbeitszeiten in bestimmten Bereichen - etwa für geringfügig Beschäftigte - wie der Baubranche, Transport und Logistik, in der Gebäudereinigung oder im Messebau besteht ebenfalls eine Pflicht. Auch die Verfahrensdokumentation ist eine verpflichtende Tätigkeit.

Erklärung zur Dokumentation in Unternehmen

Die Dokumentation gemäß GoBD muss gemäß einer 2017 verabschiedeten Richtlinie vollständig und lückenlos überprüfbar sowie nachvollziehbar sein. Nur dann erfüllt sie die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Buchführung. Sie bildet sämtliche technischen sowie organisatorischen Prozesse in einem wirtschaftlich handelnden Unternehmen ab. Sämtliche Belege müssen zuzuordnen und problemlos auffindbar sein. Dafür sind elektronische Buchführungsunterlagen zu speichern und Maßnahmen zu treffen, die gegen den Datenverlust oder die Verfälschung der Informationen absichern. Die zum Einsatz kommenden IT-Systeme sind ebenso zu benennen und beschreiben. Jede Änderung, die in der Verfahrensdokumentation vorgenommen wird, muss nachverfolgt werden können.

Technische Dokumentation - Definition

Um Käufer und Nutzer zielgerichtet über ein Produkt und dessen Anwendung zu informieren und zu instruieren, werden technische Dokumentationen erstellt. Sie sichern den Hersteller haftungsrechtlich ab und sorgen dafür, dass das Produkt beobachtbar, rückverfolgbar und reproduzierbar ist. Auch für die eventuelle gesetzlich geforderte Archivierung von Informationen ist sie nützlich. Der Inhalt erstreckt sich neben Anwendungshinweisen und Zweck des Produktes auf dessen gesamten Lebenszyklus, der von der Entwicklung bis zur Entsorgung reicht. Bei möglichen Vorprodukten werden diese hinreichend behandelt.

Dokumentation in der Wissenschaft

Wissenschaftliche Publikationen und Untersuchungen gelten ebenfalls als Dokumentation. Dies können einzelne Aufsätze und Fachartikel, aber auch umfangreichere Dokumente wie wissenschaftliche Doktorarbeiten oder Fachbücher sein. Werden Erhebungen von Daten vorgenommen, ob qualitativer oder quantitativer Natur, sind die Ergebnisse vollständig und verständlich festzuhalten. Auf diese Weise werden Erkenntnisse und Forschungsstand lückenlos präsentiert und Argumente für deren Validität aufgezeigt.

Nutzen und Zweck von Dokumentationen

Die Sinnhaftigkeit einer hochwertigen Dokumentation zeigt sich in verschiedenen Vorteilen, die diese bietet. Gute Dokumentationen üben positive Einflüsse auf die Kommunikation aus und erläutern komplexe Sachverhalte schneller und effizienter, als es ein Informationsgespräch kann. Sie lassen sich außerdem jederzeit einsehen. Sie erleichtern die Pflege und Wartung von technischen Anlagen und Geräten und sind personenungebunden. Gibt es personelle Änderungen, etwa in Projektteams oder bei der Verantwortlichkeit für Softwareentwicklungen, ermöglicht die Dokumentation neuen Mitarbeitern, sich auf unkomplizierte Weise einen Überblick über die aktuelle Sachlage und eventuell relevante vorhergehende Prozesse zu verschaffen.

Notwendigkeit der Dokumentation

Auch wenn in einem Bereich keine gesetzliche Verpflichtung zur Führung einer Dokumentation besteht, gibt es Argumente, die dafürsprechen. Sie bietet Schutz vor Haftungsrisiken und kann Urheberrechte im Vorfeld abklären. Daher sind Geschäftsführungen meistens bestrebt, sie zu erstellen. Für den Erwerb von Zertifizierungen wie der ISO 9001 ist die Erstellung einer Dokumentation ebenfalls Voraussetzung. Ein Qualitätsmerkmal für die Nutzbarkeit von Dokumentationen ist es, sie stets auf aktuellstem Stand sowie nachvollziehbar, verständlich und klar formuliert zu halten.

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