Plausibilitätsprüfung

Eine Plausibilitätsprüfung ist eine erste, oberflächliche Kontrolle von Daten auf offensichtliche Fehler, Widersprüche und Unstimmigkeiten.

Mithilfe der Plausibilitätsprüfung lassen sich in kurzer Zeit Daten hinsichtlich ihrer Wertigkeit, Qualität und ihres Wahrheitsgehalts prüfen. Dabei erfolgt eine oberflächliche Ansicht der übermittelten Informationen, um eine Vorauswahl zu treffen. So fallen grobe Unschlüssigkeit und offensichtliche Fehler frühzeitig auf. Das Ziel einer Plausibilisierung ist, der auswertenden Partei das Auswahlverfahren durch eine erste oberflächliche Kontrolle zu erleichtern.

Generell hat die Plausibilitätsprüfung viele Anwendungsbereiche, wie im Rechnungswesen oder im Rahmen von Vergabeverfahren. Im Zuge eines Nachprüfungsverfahrens bei EU-Vergabeverfahren spielt diese Art der Kontrolle eine wichtige Rolle.

In folgenden Bereichen werden Plausibilitätsprüfungen eingesetzt, um Daten und Ergebnisse zu prüfen:

• Wirtschaftsrecht, beispielsweise in der Buchhaltung, bei Steuererklärungen und Finanzplänen
• Bauwesen, beispielsweise zur Prüfung von Zeitplänen und Angeboten – aber auch im Vergabeverfahren
• Strafrecht, beispielsweise bei der Beweiswürdigung von Zeugenaussagen und Beweismitteln

Im Vergabeverfahren findet die Plausibilitätsprüfung an verschiedenen Stellen Anwendung. Vergabestellen prüfen, ob die Bekanntmachungen vorab festgelegte Kriterien erfüllen und somit plausibel sind. Auch der Einsatz von Plausibilitätstests zur Beurteilung der eingereichten Angebote ist denkbar, um zu beurteilen, ob diese glaubwürdig und wahrheitsgemäß sind.

Unter anderem findet der Plausibilitätstest ebenfalls bei Prüfungsverfahren der Bietereignung Anwendung. Im Mittelpunkt dieser Prüfung steht dabei nach § 122 Abs. 2 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB), ob die Bietenden die Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung haben und eine wirtschaftliche, finanzielle, technische, aber auch berufliche Leistungsfähigkeit nachweisen können.

Dabei erfolgt eine Prüfung und gegebenenfalls eine Anpassung, bezüglich offensichtlich unzulässiger oder offensichtlich unbegründeter, fehlerhafter Verfahren.

Das Ziel einer Plausibilitätsprüfung ist es, fehlerhafte Angebote, unrealistische Preiseinschätzungen oder allgemein unseriöses Auftreten schnellstmöglich zu erkennen.

Durch eine Plausibilitätsprüfung ist es Auftraggebenden möglich, die eigene Ausschreibung zu überprüfen oder sich von vielen Angeboten das passende herauszusuchen. Diese Methode ist zeitsparend und hilft bei der Verkürzung aufwendiger Entscheidungsprozesse. Durch eine gründliche Bewertung der Fähigkeiten, der Erfolgsbilanz und der Preisgestaltung trägt die Plausibilitätsprüfung dazu bei, sicherzustellen, dass die Ausführung des Projekts oder die Dienstleistung erfolgreich ist.

Dabei ist das Ziel, dass das auftraggebende Unternehmen in möglichst kurzer Zeit die richtigen Bieter:innen für die Ausschreibung herausfiltert. Dieser Prozess dient bei öffentlichen Aufträgen auch dazu, Gelder vor jeglicher Art von Betrug oder Fehlinvestition zu schützen. So wird sichergestellt, dass der Auftrag an die passenden Anbieter:innen vergeben wird. Gleichzeitig werden langwierige Vergabeverfahren abgekürzt.

Auftragssuchenden sollte klar sein: Dieser Teil des Bewerbungsverfahrens ist sehr wichtig, um ein weiteres Teilnehmen am Auswahlprozess zu gewährleisten. Durch vollständige Bewerbungsunterlagen, pünktliche Abgaben und realistische Preis- und Selbsteinschätzung ist es jedoch allen Unternehmen möglich, diese Phase der Bewerbung zu meistern.

Bei einer Plausibilitätsprüfung werden Angebote schrittweise auf Vollständigkeit, Realisierbarkeit und Marktangemessenheit überprüft.

Plausibilitätsprüfungen unterscheiden sich je nach Anwendungsgebiet – Kontrollen in Vergabeverfahren beispielsweise laufen anders ab als im Rechnungswesen.

1. Die zuständige Kontrollinstanz führt eine routinemäßige Überprüfung von Daten durch. Dabei greift sie bestimmte Kriterien auf, um Abweichungen festzustellen.
2. Auffälligkeiten und Abweichungen von der Norm werden schriftlich in einer Stellungnahme dokumentiert.
3. Aufgrund der Prüfung wird eine Entscheidung getroffen und Maßnahmen umgesetzt, beispielsweise eine Korrektur der fälschlichen Daten.

Im Vergabeverfahren analysieren Auftraggebende in der Plausibilitätsprüfung Unterlagen, Preise und Qualifikationen der Bietenden.

Um ein Gebot auf seine Plausibilität zu prüfen, werden die Eckpunkte der Leistungsbeschreibung mit dem Angebot verglichen.

• Vollständigkeit der Positionstexte
• Erfassung aller Leistungen
• Erfassung aller Mengen
• Realistische Durchführbarkeit der Leistung
• Realistische zeitliche Einschätzung

Innerhalb der Plausibilitätsprüfung ist auch eine Überprüfung der bisherigen Leistungen und das Einholen von Bewertungen durch frühere Kunden möglich. Dieses oberflächliche Auswahlverfahren ist der erste Schritt, wenn die Prüfung der Angebote im Vergabeverfahren erfolgt.

1. Schritt: Sichtung der bereitgestellten Unterlagen

Im ersten Schritt der Plausibilisierung erfolgt die Sichtung der bereitgestellten Unterlagen. Dazu können Jahresabschlüsse, Leistungsbescheinigungen und andere relevante Informationen gehören. Die bereitgestellten Informationen sollten korrekt und vollständig sein, um die Fähigkeiten und Möglichkeiten der Bieter:innen bestmöglich widerzuspiegeln.

2. Schritt: Bewertung der Preisgestaltung

Danach erfolgt die Bewertung der Preisgestaltung. Die Gutachter:innen vergleichen die Angebote, um sicherzustellen, dass sie angemessen sind und nicht von den aktuellen Marktpreisen abweichen. Sie prüfen auch, ob die Kostenkalkulation den technischen und kaufmännischen Anforderungen des Projekts entspricht.

3. Schritt: Informationen analysieren

Schließlich besteht der letzte Schritt der Plausibilitätsprüfung darin, alle gesammelten Informationen zu analysieren und über das Angebot zu entscheiden. Diese Entscheidung sollte auf objektiven Kriterien wie der Qualifikation, der Erfahrung und der finanziellen Stabilität der Bieter:innen beruhen. Dabei ist die Berücksichtigung aller Kriterien notwendig, damit eine Entscheidung im Sinne der Leistungserfüllung erfolgt.

Wer darf eine Plausibilitätsprüfung durchführen?

Im Vergabeverfahren ist der Auftraggeber beziehungsweise die Auftraggeberin für die Plausibilitätsprüfung verantwortlich. Nach der Angebotsöffnung durch die Vergabestelle prüft sie auch die Angebote auf ihre Plausibilität.

Ja, es gibt gesetzliche Vorgaben: Plausibilitätsprüfungen in der Vergabe basieren auf der VOB/A und VOL sowie spezifischen Kriterien je nach Wettbewerbsart. Sie dienen der Kontrolle von Vollständigkeit, Eignung und Durchführbarkeit und ermöglichen die Auswahl geeigneter Bewerber.

Vergabestellen prüfen die eigene Ausschreibung hinsichtlich ihrer Plausibilität, um sicherzustellen, dass alle Angaben der Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB) und Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen (VOL) entsprechen und dass wichtige Eckpunkte der Leistungsbeschreibung wahrheits- und ordnungsgemäß festgehalten sind. Dabei gibt es unterschiedliche Prüfungskriterien:

• Vollständigkeit des Leistungsverzeichnisses
• Leistungsbeschreibung nach § 7 VOB/A
• Durchführbarkeit der Leistung aus technischer Sicht
• Durchführbarkeit der Leistung aus zeitlicher Sicht

Plausibilitätstest bei einem Teilnahmewettbewerb

Die ausschreibende Stelle sortiert innerhalb eines Teilnahmewettbewerbs Bewerber:innen mittels einer Plausibilitätskontrolle aus. Dabei wird geprüft, ob Bewerber:innen alle Teilnahmebedingungen erfüllen. Abhängig von der Art und dem Umfang des Teilnahmewettbewerbs weichen die verschiedenen Prüfungskriterien voneinander ab.

• Einhaltung der Fristen
• Erbringung der geforderten Sicherheiten
• Nachweis der Eignung
• Glaubwürdigkeit und Zuverlässigkeit
• Erbringung der Finanzleistung
• Fachliche Expertise

Diese Kriterien ermöglichen es, eine schnelle Entscheidung über die weitere Teilnahme der Bewerber:innen zu treffen und erleichtert das Aussortieren unpassender Angebote durch den oberflächlichen Datenabgleich.

Welche rechtlichen Konsequenzen können aus einer unzureichenden Plausibilitätsprüfung entstehen?

Unzureichende Plausibilitätsprüfungen können rechtliche sowie wirtschaftliche Folgen mit sich bringen: Die Auswirkungen sind zwar abhängig vom Einzelfall und Anwendungsbereich, in der Regel aber haftet das für die Durchführung verantwortliche Unternehmen auf Schadensersatz.

Wenn Auftraggebende unzureichend prüft, ob Angaben eines Bietenden plausibel und vergleichbar sind, kann dies als Verstoß gegen die Grundsätze der Transparenz und Gleichbehandlung gewertet werden. Denn inhaltlich mangelnde Referenzen gelten nicht als fehlend und dürfen nicht nachgefordert werden - schließt ein Auftraggebender sie nicht aus, handelt er vergaberechtswidrig (VK 1-64/24). Nachprüfungsverfahren von Vergabekammern können die Folge sein.

Durch die Plausibilitätsprüfung im Ausschreibungsverfahren ist es möglich, schnell oberflächliche Fehler herauszufiltern und so Ungewissheiten auszuschließen. Daher wird sie oft gewählt, wenn eine detaillierte Prüfung nicht praktikabel ist.

In folgenden Situationen empfehlen sich Plausibilitätsprüfungen:

• Für Vorprüfungen, um zu erkennen, ob etwas grundsätzlich stimmig ist, wie beispielsweise der Zeitrahmen bei Projektplänen
• Bei begrenzten Kapazitäten, um Zeit und Ressourcen einzusparen
• Bei großen Datenmengen, um ungewöhnliche Muster zu identifizieren
• Für wiederkehrende Prozesse, die regelmäßig überprüft werden müssen, wie Monatsabschlüsse