Prüfung der Angebote

Bei einem öffentlichen Vergabeverfahren werden die bis dahin sicher aufbewahrten Angebote am Submissionstermin (Eröffnungstermin) geöffnet und anschließend geprüft. Bei Nichteinhalten der formellen Vorgaben werden Bieter von der Vergabe ausgeschlossen. Bei einer Ausschreibung im Baubereich können beim Submissionstermin alle Bieter anwesend sein, bei einer Vergabe nach VOL oder VOF ist die Anwesenheit von Bietern jedoch nicht gestattet. Die Prüfung der Angebote läuft in vier Phasen ab und endet mit der Auswahl des wirtschaftlichsten Angebots.

Prüfung der Angebote: Definition

Erklärung zu Prüfung der Angebote: Mit der Prüfung der Angebote ist im Zusammenhang mit Vergabeverfahren die Prüfung der Angebote zum Ende der Angebotsfrist gemeint. Bei der Öffnung der Angebote am sogenannten Submissionstermin müssen ein Verhandlungsführer und ein Vertreter der Vergabestelle anwesend sein (Vier-Augen-Prinzip). Durch das Vier-Augen-Prinzip soll sichergestellt werden, dass die Rechtskonformität gewährleistet wird und Manipulationen ausgeschlossen sind. Die Prüfung der Angebote umfasst die folgenden vier Phasen: formelle Prüfung, Eignungsprüfung des Bieters, Auskömmlichkeit des Angebots, Prüfung der Wirtschaftlichkeit.

Phase 1 der Prüfung der Angebote: formelle Prüfung

Ein Bieter kann bereits wenige Sekunden nach der Öffnung der Angebote von der Teilnahme ausgeschlossen werden, wenn die Angebotsunterlagen nicht korrekt verschlossen waren. Als weitere Ausschlusskriterien gelten:

  • Zu späte Abgabe des Angebots,
  • Kennzeichnung der Angebote fehlend oder ordnungswidrig,
  • Preisangaben fehlend oder unvollständig,
  • Unterlagen oder Nachweise fehlend oder unvollständig,
  • Unterschriften fehlend oder unvollständig,
  • Korrektur des Bieters an eigenen Angaben,
  • Vergabeunterlagen verändert, z.B. indem eigene AGB beigelegt wird,
  • Unternehmen beteiligt sich mehrfach an der Ausschreibung,
  • Nebenangebote unzulässig.
  • Zweiter Stichpunkt

Phase 2 der Angebote: Eignungsprüfung des Bieters

Nach der formellen Prüfung überprüft die Vergabestelle eingehend, ob der Bieter die erforderliche Leistung mit hoher Wahrscheinlichkeit vertragsgerecht erbringen kann. Die Vergabestelle hat bei der Eignungsprüfung einen weiten Spielraum, muss aber bei ihrer Entscheidung möglichst viele Tatsachen berücksichtigen. Die Eignungsprüfung umfasst Nachweise, Referenzen und Eigenerklärungen:

  • Wurden alle erforderlichen Unterlagen eingereicht?
  • Genügen die Nachweise hinsichtlich Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit den vorgeschriebenen Mindestanforderungen?

Falls Informationen fehlen oder unvollständig sind, können diese jetzt nachgefordert werden, außer wenn es um Preisangaben geht.

Phase 3 der Angebote: Auskömmlichkeit des Angebots

Gelegentlich versuchen Bieter, mit extrem niedrigen Geboten an einen Zuschlag heranzukommen. Dies ist ein Problem für Vergabestellen, denn sie müssen sich immer für das wirtschaftlichste Angebot entscheiden. Bei Angeboten, die weit unter dem Referenzbereich liegen, besteht für den Bieter die Gefahr einer Insolvenz, wodurch wiederum die Durchführung des Projektes gefährdet ist. Daher sind Vergabestellen in diesen Fällen angehalten, Rücksprache mit dem Bieter zu halten, um weitere Einzelheiten zur Kalkulation anzufordern. Nur so kann die Auskömmlichkeit des Angebots festgestellt werden.

Phase 4 der Angebote: Prüfung der Wirtschaftlichkeit

In der vierten und letzten Prüfungsstufe werden die übrig gebliebenen Bieter nach vergleichbaren Kriterien geordnet und auf dieser Grundlage das wirtschaftlichste Angebot ermittelt. Als wichtigstes Kriterium der Bewertung ist der Endpreis anzusehen, jedoch können auch weitere Aspekte, wie beispielsweise die Nachhaltigkeit der Ausführung, Liefer- und Fertigstellungszeiten, Garantiezeiten, Service, technischer Wert, Zweckmäßigkeit, Reparaturzeiten und -kosten, Anwenderfreundlichkeit, Rentabilität, Versorgungssicherheit, Standfestigkeit und Zuverlässigkeit, die Auswahl beeinflussen. Bei EU-weit ausgeschriebenen Vergabeverfahren müssen die finalen Zuschlagskriterien bereits in den Vergabeunterlagen beschrieben werden.

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