Fristen

Bei Vergabeverfahren spielen Fristen und dazugehörige Ausnahmeregelungen eine wichtige Rolle. Die wesentlichen Fristen sind die Bewerbungsfrist, die Angebotsfrist und die Zuschlagsfrist. Die Nichteinhaltung von Fristen kann zum Ausschluss von Vergabeverfahren führen.

Fristen: Definition

Erklärung zu Fristen: Im Rahmen von Vergabeverfahren sind Fristen gesetzlich vorgegebene Zeiträume, die sowohl von Auftraggebern als auch von Auftragnehmern einzuhalten sind. Fristen beginnen grundsätzlich immer ab dem Tag nach dem angesprochenen Ereignis und enden mit dem Ablauf des festgelegten Tages. Es ist auch möglich, einen anderen Termin festzulegen, beispielsweise 12:00 Uhr.

Wichtige Fristen im Ablauf eines Ausschreibungsverfahrens

Die wesentlichen Fristen eines Ausschreibungsverfahrens sind

  • die Teilnahmefrist,
  • die Angebotsfrist,
  • die Zuschlags- und Bindefrist,
  • ggf. die Bewerbungsfrist,
  • die Ausführungsfrist,
  • die Archivierungsfrist.

Die Teilnahmefrist

Die Frist bis zum Eingang der Teilnahmeanträge für ein Vergabeverfahren wird als Teilnahmefrist bezeichnet. Die Regelungen dazu stehen in der Vergabeverordnung und in der VOB/A.

Für den Oberschwellenbereich gelten seit 2016 folgende Mindestfristen:

  • Nicht offene Verfahren: 30 Tage,
  • Verhandlungsverfahren: 30 Tage,
  • Wettbewerbliche Dialoge: 30 Tage.

In Fällen einer begründeten Dringlichkeiten können die Teilnahmefristen außer für den wettbewerblichen Dialoge verkürzt werden. Dabei liegt die Mindestfrist jeweils bei 15 Tagen.

Unterhalb der Schwellenwerte soll die Teilnahmefrist "angemessen" sein.

Die Angebotsfrist

Die Angebotsfrist bezeichnet den Zeitraum von der Bekanntmachung der Ausschreibung bis zur Abgabe des Angebots. In diesem Zeitraum müssen Bieter ihre Angebote bei der jeweiligen Vergabestelle einreichen.

Gemäß den Vergabeverordnungen gelten oberhalb der Schwellenwerte folgende Angebotsfristen:

  • Offene Verfahren: 35 Kalendertage,
  • Nicht offene Verfahren: 30 Kalendertage,
  • Verhandlungsverfahren mit öffentlichem Teilnahmewettbewerb: 30 Kalendertage,
  • Wettbewerblicher Dialog: keine Angebotsfrist,
  • Innovationspartnerschaften: keine Angebotsfrist.

Nur bei besonderer Dringlichkeit oder bei einer elektronischen Vergabe ist eine Verkürzung der Angebotsfrist möglich.

Die Bewerbungsfrist

Als Bewerbungsfrist wird der Zeitraum bezeichnet, bis zu dem die Teilnahmeanträge eingereicht werden müssen.

Die Zuschlagsfrist

Die Zuschlagsfrist ist der Zeitraum, die Auftraggebern für die Prüfung und Wertung von Angeboten und die Entscheidung über die Vergabe zur Verfügung steht. Idealerweise sollte die Zugschlagsfrist möglichst kurz sein, da Bieter in diesem Zeitraum an ihr Angebot gebunden sind. Die Zuschlagsfrist sollte in der Regel 30 Kalendertage nicht überschreiten.

Die Bindefrist

Mit Bindefrist ist der Zeitraum gemeint, der den Bieter an sein Angebot bindet. Bei Ausschreibungen dauert die Bindefrist von der Angebotsabgabe bis zur Zuschlagserteilung.

Die Ausführungsfrist

Die Ausführungsfrist umfasst den Zeitraum, der für die Ausführung von Leistungen bestimmt ist. Die Ausführungsfristen können nach Zeiteinheiten oder durch Festlegung eines Start- bzw. Endzeitpunktes bemessen werden.

Die Archivierungsfrist

Für die folgenden Unterlagen besteht eine Archivierungsfrist über die gesamte Vertragslaufzeit oder für mindestens drei Jahre:

  • Dokumentation,
  • Vergabevermerk,
  • Angebote,
  • Teilnahmeanträge,
  • Interessenbekundungen,
  • Interessenbestätigungen,
  • bei Übersteigen eines bestimmten Schwellenwertes: alle Anlagen und Kopien von Verträgen.

Darüber hinaus müssen die öffentlich-rechtlichen Aufbewahrungspflichten beachtet werden. Je nach Kommune bestehen unterschiedliche Vorschriften zur Aufbewahrung von Vergabeunterlagen. Teilweise betragen die Archivierungsfristen bis zu zehn Jahre.

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