Auftragserteilung
Mit der Auftragserteilung teilt der Auftraggeber einem interessierten Bewerber mit, dass er das Angebot annimmt. Der Zuschlag beendet das Vergabeverfahren.
Definition: Was ist eine Auftragserteilung?
Bei der Auftragserteilung handelt es sich um den Zuschlag für ein Angebot, welches ein Bieter im Zuge einer Ausschreibung abgegeben hat. Der erfolgreiche Bewerber erhält den ausgeschriebenen Auftrag zu den von ihm im Vorfeld formulierten Konditionen. Über die Annahme wird er schriftlich, telefonisch oder in elektronischer Form informiert; mit Zugang der Zuschlagserteilung wird der Auftrag verbindlich und ein zivilrechtlicher Vertrag entsteht.
Für einen rechtsgültigen Vertrag muss die Auftragserteilung einer öffentlichen Ausschreibung innerhalb der Bindefrist stattfinden. Im Falle eines freibleibenden Angebots sorgt der Auftragnehmer durch eine Auftragsbestätigung für den endgültigen Abschluss des Vertrags.
Der Auftraggeber kann den Auftrag jederzeit widerrufen und der Auftragnehmer kann ihn jederzeit kündigen.
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Wer erteilt die Aufträge?
Eine Auftragserteilung kann durch öffentliche Körperschaften (Bund, Länder und Kommunen) oder private Besteller (Firmen, Privatpersonen) erfolgen. Der Auftragsvergabe geht in den meisten Fällen eine Ausschreibung an interessierte Anbieter voraus, um auf diese Weise durch ein Auswahlverfahren zwischen verschiedenen Angeboten wählen zu können. Nach dem Vergaberecht sind öffentlichen Parteien Ausschreibungen zwingend vorgeschrieben. Privaten ist die Selektion freigestellt.
Wie lange ist eine Auftragserteilung gültig?
Sobald die Bestätigung des Auftraggebers erfolgt, ist die Offerte des Bieters angenommen. Bei öffentlichen Ausschreibungen erfolgt die Auftragserteilung noch während der Bindefrist; dies gilt sowohl für nationale als auch EU-weite Vergaben und wurde in der VOB/A festgelegt.
Ist die Bindefrist beziehungsweise Zuschlagsfrist abgelaufen, ist das abgegebene Angebot nicht mehr gültig. Sprich, der Bieter ist nicht mehr daran gebunden. Eine Auftragserteilung nach Ablauf der Bindefrist führt somit nicht mehr automatisch zu einem direkten Vertragsabschluss. Nach § 150 Abs. 1 BGB gilt solch ein Zuschlag als neues Angebot des Auftraggebers an den Bieter. In diesem Fall ist der Bieter verpflichtet, die Annahme unverzüglich zu erklären; es steht ihm jedoch frei, dieses anzunehmen.
Verlängerung der Bindefrist
Kann der Auftraggeber die Bindefrist nicht einhalten, kann er alternativ eine Verlängerung beantragen. Für eine Verlängerung der Frist muss er die Zustimmung aller Bieter einholen. Der Bieter selbst hingegen ist bis zum Ablauf der Binde- und Zuschlagsfrist an seine formulierten Leistungen gebunden; er kann lediglich bis zum Ende der Angebotsfrist seine Offerte zurückziehen.
Ist eine Anzahlung üblich?
Gemäß bürgerlichem Recht willigt der Auftragnehmer nach einer Auftragserteilung ein, das übertragene Geschäft unentgeltlich sorgfältig auszuführen (§§ 662-674 BGB). Der Auftraggeber muss die Aufwendungen, die mit der Ausführung des Auftrags entstehen, ersetzen. Auf Verlangen des Beauftragten muss ein Vorschuss geleistet werden.
Erklärung des Auftrags
Ein Auftrag ist eine Willensäußerung, welche die Beschaffung und Bereitstellung von maßgeschneiderten oder standardmäßigen Leistungen und Lieferungen vorsieht. Zwei Parteien gehen nach erfolgreicher Konsultation und Entscheidung eine Kooperation über den Austausch benötigter und angebotener Leistung und Lieferung ein. Für größere Aufträge können periodische Zwischenergebnisse vereinbart werden. Abhängig von der Auftragserteilung handelt es sich um Einzel- oder Daueraufträge.
Öffentlicher Auftrag
Die Aufträge der öffentlichen Hand mit hohen Investitionsvolumen stellen einen bedeutenden Wirtschaftsfaktor dar. Diese geballte Nachfragemacht untersteht den Vergaberegeln des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB). Abhängig von Auftragsvolumen und nachfragender Körperschaft aus Bund, Ländern und Kommunen muss eine Auftragserteilung in einem nationalen oder europaweiten Vergabeverfahren durchgeführt werden. Im Interesse der öffentlichen Finanzen sind die Zuschläge wirtschaftlich sinnvoll zu evaluieren und zu erteilen. Gleichzeitig sollen Ausschreibungen die Mitbewerber vor Nachteilen aus dem Missbrauch persönlicher Beziehungsnetze durch Dritte schützen. Es gilt, Interessenkonflikte zu vermeiden. Beim Vorliegen von Verstößen sind Klagen gegen das Vergaberecht möglich.
Privater Auftrag
Privatpersonen und Gewerbebetriebe beschaffen Leistungen und Waren für den Eigenbedarf. Da sie keine öffentlichen Mittel verwenden, sind sie nicht an das Vergaberecht gebunden. Es steht ihnen frei, einen Anbieter für ihren Auftrag zu wählen.
Erklärung zur Auftragserteilung: die Parteien
Der Auftraggeber und der Auftragnehmer treten durch Vereinbarung in eine Geschäftsbeziehung ein.
Auftraggeber
Der Auftraggeber vergibt mit der Auftragserteilung Aufgaben und Bestellungen zur Erbringung von Leistungen an einen interessierten Auftragnehmer. Er beschafft sich durch Vertragsabschluss eine Leistung gegen Entgelt. Der Auftraggeber hat das Recht zur Überwachung der Auftragsabwicklung und das Veto im Falle unsachgemäßer Ausführung.
Auftragnehmer
Der Bieter, der durch eine Auftragserteilung die Bestätigung für eine zu erbringende Leistung erhält, wird zum Auftragnehmer. Er verpflichtet sich gegenüber dem Auftraggeber zur Bereitstellung des vereinbarten Leistungsumfangs gegen Entgelt. Der Auftragnehmer muss die übernommene Aufgabe vereinbarungsgemäß erledigen und hat in allen relevanten Fragen eine Auskunftspflicht gegenüber dem Besteller. Schwierigkeiten in der Ausführung, Terminverzögerungen und Zusatzkosten im Verlaufe des Mandats müssen unverzüglich gemeldet werden.
Schritte bis zur Auftragserteilung
Mit einer Ausschreibung werden Interessenten zur Abgabe eines Angebots eingeladen. In öffentlichen Ausschreibungen wird die Beschaffungsabsicht bekannt gemacht und die Interessenten können Angebote einreichen. In Verfahren mit beschränkten Ausschreibungen werden ausgewählte Anbieter zur Unterbreitung einer Offerte aufgefordert. Seit 2018 erfolgt die komplette Ausschreibung für den oberschwelligen Bereich elektronisch, über die sogenannte eVergabe. Eine Frist definiert den Zeitraum für die Einreichung der Gebote. Falls kein passendes Gebot eingeht, ist die Aufhebung einer Ausschreibung möglich. Die Bieter sind unverzüglich zu informieren.
Schritt 1: Definition des Angebots
Mit einem Angebot bewerben sich Dienstleister und Lieferanten auf eine Ausschreibung. Das Angebot muss angemessen und in der Preiskalkulation nachvollziehbar sein. Es soll vermieden werden, dass durch den Einsatz gesetzwidriger Ressourcenplanung (Arbeitszeiten, Dumpinglöhne) ein zu niedriges Angebot den Zuschlag erhält (vgl. § 60 VgV, § 16 Abs. 6 und § 16d EU Abs. 1 Nr. 2 und 3 VOB/A).
Schritt 2: Angebotsumfang
In seiner Offerte legt der Bieter dar, zu welchen Voraussetzungen er bereit ist, nachgefragte Leistungen und Lieferungen zu erfüllen. Er listet die Details nach kaufmännischen Gesichtspunkten auf. Diese unterliegen der Geheimhaltung und dürfen vom Besteller anderen Bietern nicht zugängig gemacht werden.
Beschreibung der vorgesehenen Leistungen:
- Umfang, Ausführungsfrist und Kosten
- Ausgaben für Verpackung, Lagerung und Versand
- Allgemeine Geschäfts- und Lieferbedingungen
- Regelungen im Fall von Verzögerungen
- Erfüllungsort und Gerichtsstand
- Zeitliche Gültigkeit
Schritt 3: Zuschlag
Aus den eingegangenen Offerten wählt der Auftraggeber das für ihn passende Angebot und es kommt zur Auftragserteilung. Das Vergabeverfahren gilt damit offiziell als abgeschlossen. Die übrigen Bieter erfahren ebenfalls über die erfolgte Vergabe. Die Bekanntmachung erfolgt elektronisch über via eVergabe sowie anderen Portalen. Die Auftragserteilung muss nicht zwangsläufig das billigste Gebot berücksichtigen, entscheidend ist das Preis-Leistungs-Verhältnis im Gesamtpaket. Die in der Ausschreibung gemachten Vorgaben zu Unterhaltskosten, Garantieleistungen und Zeitverhältnissen spielen für die Entscheidungsfindung eine wichtige Rolle. Für größere Aufträge werden die Konditionen in einem Werkvertrag festgehalten, der eine Preis-Obergrenze enthalten kann (Kostendach).
Schritt 4: Auftragsbestätigung
Der gewählte Anbieter sichert dem Kunden mit einer Auftragsbestätigung (nach DIN 69905) zu, die gewünschte Leistung zu erfüllen. Er bestätigt die offerierten Details zum Leistungsumfang, dem vereinbarten Preis und den zugrundeliegenden Konditionen. Mit den übereinstimmenden Willenserklärungen der beiden Parteien entsteht ein Vertragsverhältnis. Aus Gründen der Rechtssicherheit im Falle von Auseinandersetzungen soll eine Auftragserteilung durch schriftliche Vertragsbestätigung erfolgen.
Unterschied: Auftragserteilung und Auftragsbestätigung
Mit der Auftragserteilung erhält der Bieter den Zuschlag für sein Gebot, wodurch ein verbindlicher Vertrag entsteht. Bei einer Auftragsbestätigung bestätigt der Auftragnehmer, die gewünschte Leistung zu erfüllen.
Definition von Auftragsdetails
In einer Leistungsbeschreibung werden Art und Umfang des Auftragsgegenstandes festgehalten.
Auftragsgegenstand
Die zu erbringende Leistung und ihre Bedingungen müssen eindeutig und abschließend beschrieben werden (§ 7 Abs. 1 VOB/A und § 7 Abs. 1 VOL/A). Dafür infrage kommen das Hinzuziehen von Normen (DIN) oder die Definition fallspezifischer Funktions- und Leistungsanforderungen. Die Verwendung von Angaben eines Drittprodukts als Referenzwert ist nicht gestattet (Produktneutralität). Die umfassende Beschreibung des Auftragsgegenstandes soll die nachgefragte Leistung für alle Anbieter verständlich machen und den Vergleich der Angebote ermöglichen. Dies dient der Entscheidungsfindung für die Auftragserteilung.
Auftragswert
Der Begriff bezeichnet den kostenmäßigen Umfang eines Auftrags. Die erwarteten Kosten werden vom Auftraggeber zu Beginn der Ausschreibung geschätzt. Dieser voraussichtliche Gesamtwert umfasst die vorgesehene Leistung ohne Umsatzsteuer. Werden die Schwellenwerte nach § 106 Abs. 2 GWB überschritten, kommen die dort definierten Vergabekriterien zur Anwendung. Die Aufteilung eines Gesamtauftrags zur Umgehung der Schwellenwerte ist nicht statthaft.
