Auftragserteilung
Mit der Auftragserteilung teilt der Auftraggeber einem interessierten Bewerber mit, dass er dessen Angebot annimmt. Bei einem bindenden Angebot und einer Auftragserteilung innerhalb der Gültigkeitsfrist dieses Angebots ist der Vertrag zwischen den beiden Parteien rechtsgültig abgeschlossen. Im Falle eines freibleibenden Angebots sorgt der Auftragnehmer durch eine Auftragsbestätigung für den endgültigen Abschluss des Vertrags.
Definition Auftragserteilung
Gemäß bürgerlichem Recht verpflichtet sich der Auftragnehmer nach einer Auftragserteilung, das übertragene Geschäft unentgeltlich sorgfältig auszuführen (§§ 662-674 BGB). Der Auftraggeber muss die Aufwendungen, die mit der Ausführung des Auftrags entstehen, ersetzen. Auf Verlangen des Beauftragten muss ein Vorschuss geleistet werden. Der Auftraggeber kann den Auftrag jederzeit widerrufen und der Auftragnehmer kann ihn jederzeit kündigen.
Kompetenzen
Eine Auftragserteilung kann durch öffentliche Körperschaften (Bund, Länder und Kommunen) oder private Besteller (Firmen, Privatpersonen) erfolgen. Der Auftragserteilung geht in den meisten Fällen eine Ausschreibung an interessierte Anbieter voraus, um auf diese Weise durch ein Auswahlverfahren zwischen verschiedenen Angeboten wählen zu können. Nach dem Vergaberecht sind öffentlichen Parteien Ausschreibungen zwingend vorgeschrieben. Privaten ist die Selektion freigestellt.
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Erklärung des Auftrags
Ein Auftrag ist eine Willensäußerung, welche die Beschaffung und Bereitstellung von maßgeschneiderten oder standardmäßigen Leistungen und Lieferungen vorsieht. Zwei Parteien gehen nach erfolgreicher Konsultation und Entscheidung eine Kooperation über den Austausch benötigter und angebotener Leistung und Lieferung ein. Für größere Aufträge können periodische Zwischenergebnisse vereinbart werden. Abhängig von der Auftragserteilung handelt es sich um Einzel- oder Daueraufträge.
Öffentlicher Auftrag
Die Aufträge der öffentlichen Hand mit hohen Investitionsvolumen stellen einen bedeutenden Wirtschaftsfaktor dar. Diese geballte Nachfragemacht untersteht den Vergaberegeln des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB). Abhängig von Auftragsvolumen und nachfragender Körperschaft aus Bund, Ländern und Kommunen muss eine Auftragserteilung in einem nationalen oder europaweiten Vergabeverfahren durchgeführt werden. Im Interesse der öffentlichen Finanzen sind die Zuschläge wirtschaftlich sinnvoll zu evaluieren und zu erteilen. Gleichzeitig sollen Ausschreibungen die Mitbewerber vor Nachteilen aus dem Missbrauch persönlicher Beziehungsnetze durch Dritte schützen. Es gilt, Interessenkonflikte zu vermeiden. Beim Vorliegen von Verstößen sind Klagen gegen das Vergaberecht möglich.
Privater Auftrag
Privatpersonen und Gewerbebetriebe beschaffen Leistungen und Waren für den Eigenbedarf. Da sie keine öffentlichen Mittel verwenden, sind sie nicht an das Vergaberecht gebunden. Es steht ihnen frei, einen Anbieter für ihren Auftrag zu wählen.
Erklärung zur Auftragserteilung: die Parteien
Der Auftraggeber und der Auftragnehmer treten durch Vereinbarung in eine Geschäftsbeziehung ein.
Auftraggeber
Der Auftraggeber vergibt mit der Auftragserteilung Aufgaben und Bestellungen zur Erbringung von Leistungen an einen interessierten Auftragnehmer. Er beschafft sich durch Vertragsabschluss eine Leistung gegen Entgelt. Der Auftraggeber hat das Recht zur Überwachung der Auftragsabwicklung und das Veto im Falle unsachgemäßer Ausführung.
Auftragnehmer
Der Bieter, der durch eine Auftragserteilung den Zuschlag für eine zu erbringende Leistung erhält, wird zum Auftragnehmer. Er verpflichtet sich gegenüber dem Auftraggeber zur Bereitstellung des vereinbarten Leistungsumfangs gegen Entgelt. Der Auftragnehmer muss die übernommene Aufgabe vereinbarungsgemäß erledigen und hat in allen relevanten Fragen eine Auskunftspflicht gegenüber dem Besteller. Schwierigkeiten in der Ausführung, Terminverzögerungen und Zusatzkosten im Verlaufe des Mandats müssen unverzüglich gemeldet werden.
Schritte bis zur Auftragserteilung
Mit einer Ausschreibung werden Interessenten zur Abgabe eines Angebots eingeladen. In öffentlichen Ausschreibungen wird die Beschaffungsabsicht bekannt gemacht und die Interessenten können Angebote einreichen. In Verfahren mit beschränkten Ausschreibungen werden ausgewählte Anbieter zur Unterbreitung einer Offerte aufgefordert. Eine Frist definiert den Zeitraum für die Einreichung der Gebote. Falls kein passendes Angebot eingeht, ist die Aufhebung einer Ausschreibung möglich. Die Bieter sind unverzüglich zu informieren.
Definition des Angebots
Mit einem Angebot bewerben sich Dienstleister und Lieferanten auf eine Ausschreibung. Das Angebot muss angemessen und in der Preiskalkulation nachvollziehbar sein. Es soll vermieden werden, dass durch den Einsatz gesetzwidriger Ressourcenplanung (Arbeitszeiten, Dumpinglöhne) ein zu niedriges Angebot den Zuschlag erhält (vgl. § 60 VgV, § 16 Abs. 6 und § 16d EU Abs. 1 Nr. 2 und 3 VOB/A).
Angebotsumfang
In seiner Offerte legt der Bieter dar, zu welchen Voraussetzungen er bereit ist, nachgefragte Leistungen und Lieferungen zu erfüllen. Er listet die Details nach kaufmännischen Gesichtspunkten auf. Diese unterliegen der Geheimhaltung und dürfen vom Besteller anderen Bietern nicht zugängig gemacht werden. Abhängig von der Art des Angebots:
Beschreibung der vorgesehenen Leistungen
- Umfang, Ausführungsfrist und Kosten
- Ausgaben für Verpackung, Lagerung und Versand
- Allgemeine Geschäfts- und Lieferbedingungen
- Regelungen im Fall von Verzögerungen
- Erfüllungsort und Gerichtsstand
- Zeitliche Gültigkeit des Angebots
Zuschlag
Aus den eingegangenen Offerten wählt der Auftraggeber das für ihn passende Angebot und es kommt zur Auftragserteilung. Die übrigen Bieter werden negativ informiert. Die Auftragserteilung muss nicht zwangsläufig das billigste Angebot berücksichtigen, entscheidend ist das Preis-Leistungs-Verhältnis im Gesamtpaket. Die in der Ausschreibung gemachten Vorgaben zu Unterhaltskosten, Garantieleistungen und Zeitverhältnissen spielen für die Entscheidungsfindung eine wichtige Rolle. Für größere Aufträge werden die Konditionen in einem Werkvertrag festgehalten, der eine Preis-Obergrenze enthalten kann (Kostendach).
Auftragsbestätigung
Der gewählte Anbieter sichert dem Kunden mit einer Auftragsbestätigung (nach DIN 69905) zu, die gewünschte Leistung zu erfüllen. Er bestätigt die offerierten Details zum Leistungsumfang, dem vereinbarten Preis und den zugrundeliegenden Konditionen. Mit den übereinstimmenden Willenserklärungen der beiden Parteien entsteht ein Vertragsverhältnis. Aus Gründen der Rechtssicherheit im Falle von Auseinandersetzungen soll eine Auftragserteilung durch schriftliche Vertragsbestätigung erfolgen.
Definition von Auftragsdetails
In einer Leistungsbeschreibung werden Art und Umfang des Auftragsgegenstandes festgehalten.
Auftragsgegenstand
Die zu erbringende Leistung und ihre Bedingungen müssen eindeutig und abschließend beschrieben werden (§ 7 Abs. 1 VOB/A und § 7 Abs. 1 VOL/A). Dafür infrage kommen das Hinzuziehen von Normen (DIN) oder die Definition fallspezifischer Funktions- und Leistungsanforderungen. Die Verwendung von Angaben eines Drittprodukts als Referenzwert ist nicht gestattet (Produktneutralität). Die umfassende Beschreibung des Auftragsgegenstandes soll die nachgefragte Leistung für alle Anbieter verständlich machen und den Vergleich der Angebote ermöglichen. Dies dient der Entscheidungsfindung für die Auftragserteilung.
Auftragswert
Der Begriff bezeichnet den kostenmäßigen Umfang eines Auftrags. Die erwarteten Kosten werden vom Auftraggeber zu Beginn der Ausschreibung geschätzt. Dieser voraussichtliche Gesamtwert umfasst die vorgesehene Leistung ohne Umsatzsteuer. Werden die Schwellenwerte nach § 106 Abs. 2 GWB überschritten, kommen die dort definierten Vergabekriterien zur Anwendung. Die Aufteilung eines Gesamtauftrags zur Umgehung der Schwellenwerte ist nicht statthaft.
