Elektronische Kommunikation

Vergabeverfahren sind durchgängig elektronisch durchzuführen, von der Bekanntmachung der Vergabe bis zur Erteilung des Zuschlags. Damit gilt auch die Verpflichtung zu elektronischer Kommunikation für alle Verfahrensteilnehmer.

Elektronische Kommunikation: Definition

Für das Senden, Empfangen, Speichern und Weiterleiten von Daten haben der öffentliche Auftraggeber und die Bewerber grundsätzlich elektronische Datenübermittlung zu verwenden. Mündliche Kommunikation ist nur dann zulässig, wenn sie nicht die Teilnahmeanträge, Vergabeunterlagen oder die Angebote betrifft. Sie muss dann in ausreichender Weise elektronisch dokumentiert werden. Ein Austausch per E-Mail ist zwar ebenfalls eine elektronische Übermittlung der Daten, allerdings ist sie nicht vergaberechtskonform, da der Geheimwettbewerb nicht gewährleistet ist.

Die Voraussetzungen für das zu nutzende Kommunikationsmittel sind laut Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (BMWi), dass es

  • nichtdiskriminierend
  • allgemein verfügbar
  • mit den allgemein verbreiteen Erzeugnissen der Informations- und Kommunikationstechnologie (IKT) kompatibel

ist und den Zugang der Wirtschaftsteilnehmer zum Vergabeverfahren nicht einschränkt.

Warum die Pflicht zur elektronischen Kommunikation?

Der Zweck hinter der Pflicht ist die Senkung von Prozesskosten und eine Standardisierung der Prozesse. Die Daten lassen sich elektronisch effizienter verwalten als in Form von Akten. Außerdem gelten so die gleichen Voraussetzungen und Chancen für alle Auftraggeber und -nehmer.

E-Vergabeplattformen und Vergabemanagementsysteme

Software zur Unterstützung des Verfahrens mit elektronischer Kommunikation sind E-Vergabeplattformen und Vergabemanagementsysteme. Diese erlauben die revisionssichere Dokumentation der Vergabe - von der Veröffentlichung der Bekanntmachung über die Bereitstellung der Vergabeunterlagen und die Kommunikation mit den Bewerbern bis hin zur Angebotsabgabe. Eine solche Vergabeplattform ist zum Beispiel die des Bundes. Über die Internetseite www.evergabe-online.de werden Vergabeverfahren vollständig elektronisch abgewickelt.

Zulässige Ausnahme im unterschwelligen Bereich

Seit September 2017 gilt für Beschaffungen des Bundes im Unterschwellenbereich die Unterschwellenvergabeordnung (UVgO). Der Auftraggeber darf nichtelektronische Teilnahmeanträge, Angebote und Kommunikation gestatten, wenn der geschätzte Auftragswert nicht größer als 25.000 Euro (ohne Umsatzsteuer) ist. Auch bei beschränkter Ausschreibung oder Verhandlungsvergabe sind nichtelektronische Kontaktaufnahmen erlaubt - in beiden Fällen jedoch ohne Teilnahmewettbewerb. Weitere Erläuterungen finden sich im Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB).

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