Der Vergabevermerk ist der schriftlich niedergelegte Nachweis sämtlicher Stufen eines öffentlichen Vergabeverfahrens und umfasst alle Maßnahmen, Feststellungen und Entscheidungen.
Der Vergabevermerk ermöglicht es Bieter:innen, einzelne Entscheidungen des Verfahrens nachzuvollziehen, insbesondere die Gründe für die Auswahl eines Bieters beziehungsweise einer Bieterin. Die Nachvollziehbarkeit von Entscheidungen des Auftraggebers beziehungsweise der Auftraggeberin dient auch der Vermeidung von Korruption.
Nach § 126b des BGB (Bürgerliches Gesetzbuch) müssen öffentliche Auftraggeber:innen das Vergabeverfahren in Textform dokumentieren. In § 8 der Vergabeverordnung (VgV) ist geregelt, welche Angaben der Vergabevermerk enthalten muss. Danach sind mindestens folgende Angaben erforderlich: Name und Anschrift des Auftraggebers beziehungsweise der Auftraggeberin, Gegenstand und Wert des Auftrags, die Namen aller berücksichtigten Bieter:innen mit Begründung der getroffenen Auswahl, nicht berücksichtigte Angebote und Bewerber:innen mit Begründung der Nichtberücksichtigung, Begründung für die Ablehnung eines ungewöhnlich niedrigen Angebots, die Namen der Bewerber:innen, Gründe für eine Ablehnung von Angeboten, der Name des oder der erfolgreichen Bieter:in mit Begründung für die Auswahl, ggfs. Begründungen für erforderliche Verhandlungsverfahren und wettbewerbliche Dialoge, ggfs. Gründe für einen Verzicht des öffentlichen Auftraggebers beziehungsweise der Auftraggeberin auf die Vergabe des Auftrags, Begründungen zur Verwendung nichtelektronischer Mittel bei eingereichten Angeboten sowie Gründe für die Nichtangabe von Zuschlagskriterien.