XVergabe

XVergabe bezeichnet eine Kommunikationsschnittstelle zur plattformübergreifenden Daten- und Prozessaustausches zwischen Bieterclients und Vergabeplattformen. Die Schnittstelle soll Bietern die Teilnahme am elektronischen Vergabeverfahren erleichtern. Ziel ist es, eine höhere Bieterakzeptanz der eVergabe zu erhalten.

Definition: Was ist die XVergabe?

Bei der XVergabe handelt es sich um eine Kommunikationsschnittstelle, welche 2007 durch das Beschaffungsamt des BMI als Projekt XVergabe ins Leben gerufen wurde. Die Bekanntmachung des Projektes erfolgt innerhalb der E-Government Strategie „Deutschland-Online“. Die XVergabe-Schnittstelle wurde daraufhin gemeinsam mit eVergabe-Lösungsanbietern und öffentlichen Auftraggebern entwickelt.

Seitdem 17.06.2015 steht fest, dass XVergabe als nationalen Standard eingesetzt werden soll. Sie soll den Austausch von Bekanntmachungen erleichtern sowie die Kommunikation als Multiplattform-Bieterclientanwendung (MPBC) zwischen Bieter und Vergabelösung ermöglichen. Dank der flexiblen Kommunikationsschnittstelle, kann der Bieter selbst entscheiden, welche Softwarelösung er nutzen möchte.

Kostenersparnis durch XVergabe

Aufgrund des reduzierten Material- und Arbeitsaufwandes sollen durch eine höhere Akzeptanz der eVergabe bis zu 970 Millionen Euro eingespart werden. Für eine erfolgreiche Kostenreduktion muss der komplette Vergabeprozess digital ablaufen; idealerweise ist auch die Beteiligung der Bieter am digitalen Prozess sehr hoch. Derzeit tritt die Kostenersparnis vor allem auf Seite der öffentlichen Hand auf, da die Bieterbeteiligung noch zu gering ist. Die Integration einheitlicher Prozesse soll die Teilnahme erhöhen und die Kosten auch auf Bieterseite senken.

Bei konsequenter Nutzung der E-Vergabe können bereits jetzt schon 30 bis 40 % der Kosten pro Vergabeverfahren reduziert werden – und das ohne Beteiligung der Bieter!

Gründe für XVergabe als Kommunikationsschnittstelle

Dass es sich bei dem Projekt XVergabe um eine Kommunikationsschnittstelle handelt, hat einen einfach Grund: Sowohl Bieter als auch öffentliche Auftraggeber nutzen für das Ausschreibungsverfahren verschiedene Systeme; die Bieter haben zudem häufig noch individuelle Anforderungen an die Vergabeplattformen. Eine Standardisierung der Software ist daher undenkbar. Für eine Standardisierung des Prozesses kommt daher nur das Datenaustauschformat beziehungsweise der Datenaustauschprozess in Frage. Auf Basis vorliegender Standards soll der XVergabe Standard definiert und erarbeitet werden.

Ziel der XVergabe

Projekt XVergabe hat es sich zum Ziel gemacht, einen einheitlichen Bieterzugang für die vielen Vergabeplattformen der öffentlichen Hand zu kreieren. Der Datenaustauschzwischen Bieterclient und Vergabeplattform soll über einen Standardprozess etabliert werden, der aufgrund einer höheren Akzeptanz zu einer höheren Teilnahme im eVergabe-Prozess führen soll. Der Vorteil ist klar: Bieter können weiterhin die von ihnen präferierten Softwarelösungen für die Ausschreibung nutzen; die Vergabestelle hingegen benötigt nicht mehr zig verschiedene Programme, dank der Schnittstelle genügt zur Kommunikation ebenfalls eine individuell gewählte Softwarelösung.

Folgende Möglichkeiten soll die XVergabe bieten:

  • Weitergabe von Bekanntmachungen
  • Bereitstellung von Vergabeunterlagen
  • Bereitstellung von Teilnahmeanträgen und Angeboten
  • Bieterfragen während der Angebotsphase
  • Zuschlagsentscheidung
  • Sichere Datenübermittlung
  • Sichere Authentifizierung
  • Elektronische Signatur

Voraussetzungen für eine erfolgreiche Entwicklung

Damit mehr Ausschreibungsverfahren über eine elektronische Plattform abgewickelt werden, müssen die Anforderungen von Vergabestelle und Bieter erfüllt werden. Dies setzt voraus, dass die unterschiedlichen Interessen der Beteiligten in der Standardisierungsstrategie XVergabe zusammengefasst werden.

Beschluss zur Aktualisierung in 2019

Am 23. Oktober 2019 beschloss der IT-Planungsrat die Aktualisierung des Standards für Kommunikation- und Datenaustausch. In diesem Zuge wurde die bisherige Arbeitsstruktur des Projektes XVergabe bis auf weiteres ausgesetzt. Die Bund-Länder-Kooperation FITKO wurde zudem darum gebeten, eine Beschlussvorlage zur Aktualisierung des Standards zu erarbeiten. Der daraus entstandene Bedarf zur Weiterentwicklung fachunabhängiger und fachübergreifender Standards und Schnittstellen sollen in das Digitalisierungsbudget aufgenommen werden. Ein Beschlussvorschlag zur Aktualisierung des Standards des Projekt XVergabe soll spätestens zum Abschluss des Projektes vorliegen.