Ausschreibungsmanagement
Ausschreibungsmanagement bezeichnet den Ablauf der Organisation bis hin zur Umsetzung von Ausschreibungen. Der Prozess ist ebenfalls unter dem englischen Begriff Tendermanagement bekannt.
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Ausschreibungsmanagement: Definition
Die Organisation von Ausschreibungen erweist sich mit all den Anforderungen in der Regel als komplex. Mithilfe des Ausschreibungsmanagements lässt sich der komplette Ausschreibungsprozess übersichtlich verwalten. Im Idealfall betreut ein:e zuständige:r Ausschreibungsmanager:in den gesamten Ablauf des Projekts. Zusammen mit dem oder der Auftraggeber:in kümmert er oder sie sich um die Organisation der Ausschreibung sowie die Erstellung der benötigten Ausschreibungsunterlagen. Einen weiteren Aufgabenbereich formen das Sammeln der eingehenden Angebote sowie deren Bewertung für den oder die Auftraggeber:in. Ebenso gehören die Kommunikation mit den verschiedenen Anbieter:innen, die Vertragsverhandlungen mitsamt Erstellung von Rahmenverträgen sowie der Projektabschluss zu den Aufgaben im Ausschreibungsmanagement.
Vier Phasen im Ausschreibungsmanagements
Ausschreibungsmanagement lässt sich grob in vier Bereiche unterteilen. In der ersten Phase erarbeitet der oder die Ausschreibungsmanager:in zusammen mit dem oder der Auftraggeber:in die Anforderungen an die Ausschreibung. Darauf folgt die Planungsphase, in der die Rahmenbedingungen wie Vergabeart, Ablaufplanung, Anforderungen an den Auftragnehmer beziehungsweise die Auftragnehmerin und Bewertungsraster erstellt werden. Auf Basis dieser Daten beginnt dann die Durchführung: Die Ausschreibung wird publiziert und die Angebote werden gesammelt. Die Bewertungen der Angebote sowie die Verhandlungen mit den Vertragspartner:innen fallen ebenfalls in diese Phase. In der letzten und vierten Phase des Ausschreibungsmanagements geht es um die Betreuung des Projektes nach Vertragsabschluss sowie einer Bewertung des kompletten Ablaufs. Durch die Evaluation lässt sich der Prozess optimieren, wodurch kommende Ausschreibungsprojekte erfolgreicher werden.
Tendermanagement: Anwendungsgebiete
Der Markt für Ausschreibungen ist groß, dementsprechend vielseitig fällt auch das Ausschreibungsmanagement aus: Aufträge im Baugewerbe sowie im Liefer- und Dienstleistungssektor lassen sich mithilfe von Tendermanagement erfolgreich begleiten und optimieren. Die strukturierte Vorgehensweise macht das Ausschreibungsmanagement sowohl für den privaten als auch für den öffentlichen Bereich attraktiv.
Ausschreibungsmanagement findet vor allem in folgenden Branchen Anklang:
- Bauwerk
- Logistik und Transport
- Liefer- und Dienstleistungen
- SAP- und Softwareentwicklung
Anforderungen ans Ausschreibungsmanagement
Für ein erfolgreiches Ausschreibungsmanagement sind gewissenhaftes Arbeiten und ein gutes Zeitmanagement essentiell. Schließlich steigt der Erfolg der Ausschreibung mit der Qualität des Ausschreibungsmanagements. Zudem treffen komplexe Aufgaben aus unterschiedlichen Themenbereichen aufeinander, sodass ein breites Fachwissen nötig ist. Zusätzlich erfordert die Koordination von externen Partner:innen sowie Vertragspartner:innen ein gewisses Kommunikationsgeschick.
Unterstützende Softwarelösungen
Gerade mit Hinblick auf die eVergabe, können spezielle Softwarelösungen beim Ausschreibungsmanagement unterstützen. Dank dieser Programme lässt sich die Kommunikation zwischen allen Beteiligten problemlos protokollieren. Sobald die Angebote elektronisch reinkommen, lassen sich alle wichtigen Dokumente sammeln und bewerten. Auch Vergleiche zwischen den verschiedenen Offerten lassen sich mithilfe der Ausschreibungsmanagements-Software automatisch generieren.
