Leistungsbeschreibung

Zu Beginn eines Vergabeverfahrens, muss die Auftraggeberseite so eindeutig und erschöpfend wie möglich beschreiben, was beschaffen werden soll. Nur so können interessierte Unternehmen Angebote erstellen, die auf einer einheitlichen Grundlage entstehen und bezüglich der Wertung der Angebote und einer späteren Zuschlagserteilung miteinander verglichen werden können. Diese schriftliche, eindeutige und widerspruchsfreie Beschreibung von Produkten und Dienstleistungen erfolgt im Rahmen der Leistungsbeschreibung. Diese bildet im Anschluss auch die Grundlage für den Vertrag zwischen Arbeitgeber und -nehmerseite.

Die Leistungsbeschreibung enthält das fachliche Feinkonzept für das Beschaffungsobjekt. Grundsätzlich gilt: Eine Bau- oder Leistungsbeschreibung muss so präzise, vollständig und transparent ausgestaltet sein, dass auch jemand, der zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses nicht anwesend war, die Leistungsbeschreibung versteht.

Rechtliche Vorgaben zur Leistungsbeschreibung

Wie bei allem im Vergaberecht, muss man auch bei den rechtlichen Vorgaben zur Leistungsbeschreibung, je nach Auftragswert und Auftragsgegenstand, unterschiedliche Gesetze betrachten. Die allgemeinen Anforderungen an die Leistungsbeschreibung im Vergaberecht sind in § 121 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkung (GWB) zu finden. Näher konkretisiert werden sie durch die VgV beziehungsweise die VOB/A. Für öffentliche Bauaufträge unterhalb der EU-Schwellenwerte gilt es § 7 Abs. 1 VOB/A für Leistungsbeschreibungen zu betrachten, für alle anderen nationalen Vergaben gilt § 31 Abs. 1 VgV. Oberhalb der EU-Schwellenwerte regeln § 7 EU Abs. 2 VOB/A die geltenden Anforderungen.

Was gehört alles in eine Leistungsbeschreibung?

Damit allen Unternehmen die Beschreibung im gleichen Sinne verständlich ist und sie ihre Preise sicher und ohne umfangreiche Vorarbeiten berechnen können, enthält die Leistungsbeschreibung möglichst viele spezifische Informationen zu der zu erbringenden Leistung. Deswegen beinhaltet die Leistungsbeschreibung beispielsweise:

• die gewünschte Menge
• die Leistungsdaten
• den Leistungszeitraum
• die Qualität
• den Arbeitsort
• erforderliche Zusatzleistungen wie Fortschrittsberichtswesen oder Wartungsleistungen

...

Die Leistungsbeschreibung kann so lange überarbeitet und verfeinert werden, bis ein Vertrag unterzeichnet wird. Die Leistungsbeschreibung ist dann Teil dieses Vertrags und nicht mehr ohne Weiteres änderbar.

In der Bestimmung des zu beschaffenden Gegenstandes und somit auch in der Erstellung der Leistungsbeschreibung ist die öffentliche Hand weitgehend frei, sofern dabei der Wettbewerb gewahrt wird. Das bedeutet vor allem, dass Leistungsbeschreibungen grundsätzlich produktneutral formuliert sein müssen. Zudem dürfen Bietenden keine ungewöhnlichen Wagnisse für Umstände auferlegt werden, auf deren Eintritt sie keinen Einfluss haben und die sie nicht kalkulieren können.

Die Leistungsbeschreibung ist das Schlüsseldokument der Vergabeunterlagen. Diese werden den Bewerber:innen von der Auftraggeberseite zur Verfügung gestellt und konkretisieren die in der Auftragsbekanntmachung veröffentlichten Wettbewerbs- und sonstigen Rahmenbedingungen. Die Leistungsbeschreibung enthält die Funktions- und Leistungsanforderungen oder eine Beschreibung der zu lösenden Aufgabe. Auf Basis dessen können die Bieter:innen ihre Angebote erstellen. Zudem dient die Leistungsbeschreibung der Auftraggeberseite als Bewertungsgrundlage für die eingegangenen Angebote. Ein Angebot muss die in der Leistungsbeschreibung genannten Anforderungen erfüllen, um den Zuschlag erhalten zu können. Wie umfangreich diese Anforderungen sind und entsprechend auch, wie viel Spielraum die Unternehmen haben, hängt davon ab, für welche Art der Leistungsbeschreibung sich die Vergabestelle entschieden hat.

Leistungsbeschreibung mit Leistungsverzeichnis – konstruktive Leistungsbeschreibung

Bei einer konstruktiven Leistungsbeschreibung wird der Leistungsbeschreibung ein Leistungsverzeichnis beigefügt. In diesem werden alle Teilleistungen des Projekts erschöpfend beschrieben. Diese Teilleistungen werden oft als Positionen bezeichnet.

Der größte Vorteil der Leistungsbeschreibung mit Leistungsverzeichnis ist die klare und vollständige Darstellung des Vertrags-Solls. Doch bereits bei vor der Auftragsvergabe ermöglicht Sie den Bieter:innen zielgerichtet Angebote zu erstellen und der öffentlichen Hand, diese Angebote einfach miteinander zu vergleichen und das wirtschaftlichste Angebot zu identifizieren.

Leistungsbeschreibung mit Leistungsprogramm – funktionale Leistungsbeschreibung

Verfügt der Auftraggeber oder die Auftraggeberin nicht über die Fach- und Marktkenntnis, um ein detailliertes Leistungsverzeichnis zu erstellen, oder möchte Raum für Innovation geben, kann er oder sie eine funktionale Leistungsbeschreibung nutzen. Statt eines detaillierten Leistungskatalogs benennt die Vergabestelle bei einer funktionalen Leistungsbeschreibung nur die Funktion beziehungsweise das Ziel der zu erbringenden Leistung – auch als Leistungsprogramm bekannt. Dazu werden alle Rahmenbedingungen genannt, die bei der Angebotserstellung beachtet werden müssen. Auf diese Weise tritt neben den Preiswettbewerb auch ein Konzeptwettbewerb.

Teilfunktionale Leistungsbeschreibung

Nicht alle Ausschreibungen werden mit einer eindeutig funktionalen oder eindeutig konstruktiven Leistungsbeschreibung gestaltet. Deswegen gibt es auch eine Mischform: Die teilfunktionale Leistungsbeschreibung. Dazu leistet die Auftraggeberseite bereits wesentliche planerische Vorarbeit, Teile der Ausführungsplanung werden aber auch von der Auftragnehmerseite übernommen.

Bei technischen Gegenständen und Anlagen hat es sich etabliert, statt eines Leistungsverzeichnisses oder eines Leistungsprogramms, mit Lastenheft und Pflichtenheft zu arbeiten. Das Lastenheft gibt, ähnliches des Leistungsverzeichnisses, Auskunft darüber, welche Erfordernisse der Auftraggeber beziehungsweise die Auftraggeberin an die Leistungserstellung hat. Auch dieses fungiert als Grundlage einer Ausschreibung. Allerdings benennt ein gutes Lastenheft nur die Basisanforderungen, ohne näher ins Detail zu gehen. Das Pflichtenheft ist die Antwort aller Bieter:innen auf das Lastenheft. Darin benennt die Auftragnehmerseite konkrete Lösungsvorschläge, wie die Vorgaben und Anforderungen umgesetzt werden können oder sollen. Beides zusammen bildet die Grundlage des Vertrags.