Bewerbungsfrist

Über die Bewerbungsfrist wird definiert, zu welchem Datum die Annahme von Bewerbungen auf eine Ausschreibung beendet wird. Dadurch ist die Bewerbungsfrist per Definition ein verbindlicher Termin, dessen Verlängerung nicht eingeklagt werden kann. Ob sich die Frist nach dem Poststempel, der digitalen Kennung oder dem Eingang der Bewerbung richtet, ist von Ausschreibung zu Ausschreibung verschieden. Digitale Stellenangebote, Stipendien, Wettbewerbe und öffentliche Ausschreibungen schließen für gewöhnlich punktgenau zum Datumswechsel die Annahme.

Nutzen und Anwendung der Bewerbungsfrist

Die termingebundene Ausschreibung ist unter anderem auch ein Instrument des Personalwesens, um Stellen bis zu einem bestimmten Datum zu besetzen. Auch öffentliche Betriebe und Einrichtungen nutzen die Bewerbungsfrist, um sich selbst einen zeitlichen Rahmen zu stecken. Zwischen Ablauf der Bewerbungsfrist und Besetzung des Postens können, je nach Aufwand, noch einmal mehrere Wochen oder Monate liegen. Es ist nicht ungewöhnlich, dass auf attraktive Ausschreibungen mehrere hundert Bewerbungen eingehen. Viele Firmen haben sich eine Selbstverpflichtung auferlegt, jede Bewerbung zu berücksichtigen, die bis zum Ende der Bewerbungsfrist eingeht. So begrenzt die Frist zumindest die Zahl der Eingänge, da verspätete Bewerber keinerlei Recht auf eine Prüfung ihrer Unterlagen geltend machen können.

Unternehmen können über die Erklärung einer Bewerbungsfrist zudem eine der wichtigsten Eigenschaften ihrer Bewerber testen. Nur wer die Bewerbungsfrist-Definition gelesen und die Daten eingehalten hat, kann als zuverlässig betrachtet werden. Einem ähnlichen Zweck dienen Auflagen rund um die Gestaltung der Bewerbungsunterlagen oder Testfragen im Verlauf des Bewerbungsprozesses.

Verzicht auf eine Bewerbungsfrist

Nicht alle Stellen und Posten werden im Rahmen einer Bewerbungsfrist besetzt. Dauerhaft offene Ausschreibungen und Vermerke zur Annahme von Initiativbewerbungen können für Unternehmen die intelligentere Alternative sein, wenn der Personalbestand langsam erhöht werden soll. Wird eine Bewerbungsfrist-Definition angegeben, wird er von vielen Bewerber so interpretiert, dass außerhalb des zeitlichen Rahmens nicht gesucht wird.

Die Neuausschreibung oder Verlängerung der Bewerbungsfrist ist aber keineswegs ungewöhnlich. Immer öfter suchen Unternehmen bis zu einem Jahr lang erfolglos nach einem passenden Bewerber und stellen das Gesuch mit neuer Bewerbungsfrist immer wieder neu ein. In diesem Fall ist die Nutzung einer Bewerbungsfrist eher hinderlich. Viel eher sollte darauf verwiesen werden, dass aktuell dringend nach passenden Mitarbeitern gesucht wird.

Rechtliche Verbindlichkeit der Bewerbungsfrist

Die Bewerbungsfrist wird von dem jeweiligen Ausschreibenden gesetzt und ist für Bewerber rechtlich verbindlich. Je nach Art des Postens können die ausschreibenden Arbeitgeber oder Bevollmächtigten Bewerbungen auch nach Ablauf der Frist entgegennehmen. Bewerber haben jedoch keine rechtliche Handhabe, sich auf eine Stelle zu bewerben, wenn die Frist bereits abgelaufen ist. Wie bei allen Fristsetzungen kommt es bei der rechtlichen Betrachtung vor allem auf den Wortlaut der Bewerbungsfrist-Definition an. Im Zweifelsfalle sollten Bewerbungswillige daher eine Uhrzeit notieren, zu der die Bewerbung in der gewünschten Form vorliegen muss. Ist die Bewerbung per Mail gefordert, können Bewerber und Ausschreibende gleichermaßen den exakten Zeitpunkt des Versandes feststellen.

Am ehesten nachzuvollziehen ist die genaue Terminierung des Bewerbungsprozesses über digitale Bewerbersysteme, in denen Daten und Dokumente in einer Maske hochgeladen werden. Sobald alle Dokumente vollständig angekommen sind, ist die Bewerbung abgeschlossen und mit genauem Zeitpunkt vermerkt. Am schwierigsten fallen die Entscheidungen auf dem Postweg aus. Trotz Expressversand können Unterlagen auf dem Postweg einige Tage Verspätung aufweisen. Die Auswertung des Poststempels ergibt zwar, ob das Schreiben hätte pünktlich ankommen können, garantiert jedoch nicht den Erfolg des Bewerbungsprozesses innerhalb der Frist. Unternehmen zeigen dann am ehesten Kulanz, wenn der Bewerber die Quittung der Aufgabe des Briefes vorzeigen kann und die Bewerbung ansonsten allen formellen Anforderungen entspricht.

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Bewerbungsfrist im Vergabewesen

Kommunale und öffentliche Ausschreibungen sind stets an eine Bewerbungsfrist-Definition des Vergaberechtes gebunden. Gesetzlich geregelt ist unter anderem, wie die Fristen zu setzen und einzuhalten sind. Die Vergabestelle fordert in der Ausschreibung bereits alle notwendigen Unterlagen und Qualifikationen an. Bei der Bewerbung sind diese Dokumente bereits beizulegen. Nur mit vollständigen Nachweisen kann die Bewerbung auf eine Ausschreibung nach dem EU-Vergaberecht oder öffentlichen Vergaberecht akzeptiert werden.

Angebots- und Bewerbungsfrist müssen von den Bewerbern eingehalten werden, danach sind auch Nachfragen nicht mehr zulässig. Auch Rügen rund um Vergaberechtsverstöße sind nur innerhalb dieser Frist zulässig. Nach Einreichung sind die Kandidaten an die Bindefrist gebunden, die in der Zuschlagsfrist aufgeht. Ist der Zuschlag erfolgt, schließt sich die Ausführungsfrist an. Öffentliche Auftraggeber können im Gegensatz zu Unternehmen diese Fristen nicht kulant wegfallen lassen oder für einen Bewerber Ausnahmen machen.

Streitfall Datum der Bewerbungsfrist

Ein beliebter Fehler in der Definition Bewerbungsfrist nach Datum und Uhrzeit ist die Formulierung "0 Uhr / 24 Uhr". Ist die Bewerbungsfrist auf den 01.03.2020, 24 Uhr terminiert, wird das Bewerbungsverfahren in der Regel am 02.03. geschlossen. Der 01.03.2020, 0 Uhr könnte jedoch theoretisch auch bedeuten, dass die Bewerbung bis zum letzten Tag des Februars eingehen muss. Diese Fragestellung lässt sich durch die Datierung auf den 01.03.2020, 23:59 Uhr verhindern. So ist sowohl dem Bewerber als auch der Personalabteilung auf den ersten Blick klar, dass Bewerbungen, die am 01.03.2020 eingehen, noch angenommen werden, am 02.03. jedoch nicht mehr.

International agierende und suchende Unternehmen geben die Rahmendaten der Bewerbungsfrist meist zusätzlich in der jeweiligen Zeitzone an. Besonders für die digitale Bewerbung ist dies unerlässlich, da die Software nicht erkennt, aus welcher Zeitzone der Bewerber seine Daten hochladen möchte. Für Deutschland gilt die Zeitzone "CET", die Central European Time. Mit einer Angabe der Bewerbungsfrist in AM und PM lässt sich zudem der Mitternachtsfehler umgehen. Die oben erwähnte Bewerbung würde also bis zum 01.03.2020 11:59 PM CET angenommen werden.

Bewerbungsfrist bei fehlenden Dokumenten

Ausschreibende müssen nur Bewerbungsdokumente bearbeiten, die alle geforderten Anlagen enthalten. Es kann jedoch vorkommen, dass ein Kandidat perfekt auf die Stelle passen würde, wenn er wie gefordert einen Nachweis für seinen höchsten Abschluss beigelegt hätte. In diesem Fall fassen Personaler noch einmal nach. Grundsätzlich können Unternehmen und Ausschreibende die Bedingungen zugunsten der Bewerber auch nach Beendigung der Frist ändern. Diese Änderung muss dann jedoch für alle Bewerber gelten und kommuniziert werden.

Ein Beispiel: Ein Unternehmen sucht einen Mitarbeiter mit einem branchenrelevanten Master-Abschluss. Es bewerben sich nur wenige Kandidaten, die ausgezeichnete Bachelor-Abschlüsse und ausländische ähnlich zu wertende Abschlüsse vorweisen können. Das Unternehmen muss die Stelle jedoch besetzen, da Personalmangel herrscht. Nach einem Kennenlernen ist klar, dass mehrere der Bachelors sich für den Posten eignen. Hier kann das Unternehmen allen Bewerbern die neuen Bedingungen zu unverändertem Gehalt und Tätigkeitsbereich anbieten. Dies gilt ausschließlich für private Unternehmen, die selbst über ihr Personal entscheiden.