Fristen
Bei Vergabeverfahren spielen Fristen und dazugehörige Ausnahmeregelungen eine wichtige Rolle. Die wesentlichen Fristen sind die Bewerbungsfrist, die Angebotsfrist und die Zuschlagsfrist. Die Nichteinhaltung von Fristen kann zum Ausschluss von Vergabeverfahren führen.
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Fristen: Definition
Erklärung zu Fristen: Im Rahmen von Vergabeverfahren sind Fristen gesetzlich vorgegebene Zeiträume, die sowohl von Auftraggeber:innen als auch von Auftragnehmer:innen einzuhalten sind. Fristen beginnen grundsätzlich immer ab dem Tag nach dem angesprochenen Ereignis und enden mit dem Ablauf des festgelegten Tages. Es ist auch möglich, einen anderen Termin festzulegen, beispielsweise 12:00 Uhr.
Wichtige Fristen im Ablauf eines Ausschreibungsverfahrens
Die wesentlichen Fristen eines Ausschreibungsverfahrens sind
- die Teilnahmefrist,
- die Angebotsfrist,
- die Zuschlags- und Bindefrist,
- ggf. die Bewerbungsfrist,
- die Ausführungsfrist,
- die Archivierungsfrist.
Die Teilnahmefrist
Die Frist bis zum Eingang der Teilnahmeanträge für ein Vergabeverfahren wird als Teilnahmefrist bezeichnet. Die Regelungen dazu stehen in der Vergabeverordnung und in der VOB/A.
Für den Oberschwellenbereich gelten seit 2016 folgende Mindestfristen:
- Nicht offene Verfahren: 30 Tage (§ 10b EU VOB/A),
- Verhandlungsverfahren: 30 Tage (§ 10c EU VOB/A),
- Wettbewerbliche Dialoge: 30 Tage (§ 10d EU VOB/A).
In Fällen einer begründeten Dringlichkeiten können die Teilnahmefristen außer für den wettbewerblichen Dialoge verkürzt werden. Dabei liegt die Mindestfrist jeweils bei 15 Tagen.
Unterhalb der Schwellenwerte soll die Teilnahmefrist "angemessen" sein.
Die Angebotsfrist
Die Angebotsfrist bezeichnet den Zeitraum von der Bekanntmachung der Ausschreibung bis zur Abgabe des Angebots. In diesem Zeitraum müssen Bieter:innen ihre Angebote bei der jeweiligen Vergabestelle einreichen.
Gemäß den Vergabeverordnungen gelten oberhalb der Schwellenwerte folgende Angebotsfristen:
- Offene Verfahren: 35 Kalendertage,
- Nicht offene Verfahren: 30 Kalendertage,
- Verhandlungsverfahren mit öffentlichem Teilnahmewettbewerb: 30 Kalendertage,
- Wettbewerblicher Dialog: keine Angebotsfrist,
- Innovationspartnerschaften: keine Angebotsfrist.
Nur bei besonderer Dringlichkeit oder bei einer elektronischen Vergabe ist eine Verkürzung der Angebotsfrist möglich.
Die Bewerbungsfrist
Als Bewerbungsfrist wird der Zeitraum bezeichnet, bis zu dem die Teilnahmeanträge eingereicht werden müssen.
Die Zuschlagsfrist
Die Zuschlagsfrist ist der Zeitraum, die Auftraggeber:innen für die Prüfung und Wertung von Angeboten und die Entscheidung über die Vergabe zur Verfügung steht. Idealerweise sollte die Zugschlagsfrist möglichst kurz sein, da Bieter:innen in diesem Zeitraum an ihr Angebot gebunden sind. Die Zuschlagsfrist sollte in der Regel 30 Kalendertage nicht überschreiten.
Die Bindefrist
Mit Bindefrist ist der Zeitraum gemeint, der den oder die Bieter:in an sein oder ihr Angebot bindet. Bei Ausschreibungen dauert die Bindefrist von der Angebotsabgabe bis zur Zuschlagserteilung.
Die Ausführungsfrist
Die Ausführungsfrist umfasst den Zeitraum, der für die Ausführung von Leistungen bestimmt ist. Die Ausführungsfristen können nach Zeiteinheiten oder durch Festlegung eines Start- bzw. Endzeitpunktes bemessen werden.
Die Archivierungsfrist
Für die folgenden Unterlagen besteht eine Archivierungsfrist über die gesamte Vertragslaufzeit oder für mindestens drei Jahre:
- Dokumentation,
- Vergabevermerk,
- Angebote,
- Teilnahmeanträge,
- Interessenbekundungen,
- Interessenbestätigungen,
- bei Übersteigen eines bestimmten Schwellenwertes: alle Anlagen und Kopien von Verträgen.
Darüber hinaus müssen die öffentlich-rechtlichen Aufbewahrungspflichten beachtet werden. Je nach Kommune bestehen unterschiedliche Vorschriften zur Aufbewahrung von Vergabeunterlagen. Teilweise betragen die Archivierungsfristen bis zu zehn Jahre.
