Unterlagen

Die Unterlagen für die Interessenten einer Vergabe müssen alle Informationen enthalten, die nötig sind, um eine Entscheidung zur Teilnahme am Vergabeverfahren zu treffen.

Unterlagen: Definition

Die Vergabeunterlagen umfassen in der Regel

  • das Anschreiben (Kurzfassung der Ausschreibung mit Aufforderung zur Angebotsabgabe),
  • die Bewerbungsbedingungen (Regeln des Vergabeverfahrens, insbesondere die Zuschlagskriterien inklusive Gewichtung),
  • die Vertragsunterlagen (Vertragsbedingungen und Leistungsbeschreibung).

Erklärung zu Unterlagen: geforderte Inhalte

Die Vergabeunterlagen müssen folgende Angaben enthalten:

  • alle kalkulationsrelevanten Eigenschaften des Auftrags,
  • die Leistungsbeschreibung mit den konkreten Anforderungen in Form eindeutiger, erschöpfender und widerspruchsfreier Beschreibung der gefragten Leistung,
  • als grundsätzlicher Vertragsbestandteil die VOB/B bei Bauleistungen, die VOL/B bei Liefer- und DIenstleistungen,
  • Vertragsbedingungen, evtl. einschließlich die VOB/B bzw. VOL/B ergänzende Bedingungen,
  • Eignungsnachweise,
  • die Zuschlagskriterien samt Gewichtung.

Unzulässige Inhalte

Nicht bzw. nur im begründeten Ausnahmefall enthalten sein dürfen Angaben der folgenden Art:

  • Typen, Patente und Marken nur (und mit Zusatz "oder gleichwertig"), wenn die Angabe objektiv durch den Auftragsgegenstand gerechtfertigt ist bzw. falls er nicht genau genug beschrieben werden kann. Ansonsten gilt Produktneutralität.
  • Vertragsstrafen für das Überschreiten von Ausführungsfristen sind nur dann (in angemessenen Grenzen) vorzusehen, wenn die Überschreitung erhebliche Nachteile für den Auftraggeber haben kann.
  • Verjährungsfristen abweichend von der VOL/B dürfen nur dann gesetzt werden, wenn es die Eigenschaft der Leistung erforderlich macht.
  • Sicherheitsleistungen sind nur dann gestattet, wenn sie ausnahmsweise für die frist- und sachgemäße Durchführung nötig erscheinen.

Zweistufige Verfahren

Auch bei zweistufigen Verfahren, in denen zunächst durch einen Teilnahmewettbewerb eine Auswahl unter Bewerbern getroffen wird, die dann zur Abgabe eines Angebots aufgefordert werden, muss der öffentliche Auftraggeber sämtliche Vergabeinformationen von Anfang an einem unbeschränkten Interessentenkreis zur Verfügung stellen. Die Angebotsunterlagen müssen also bereits zum Zeitpunkt der Auftragsbekanntmachung vollständig fertiggestellt sein. Der laufende Teilnahmewettbewerb der ersten Stufe kann nicht genutzt werden, um die leistungsbezogenen Unterlagen fertigzustellen.

Weitere Erläuterungen zu Vergabeunterlagen finden sich in der VgV, der VOB/A und der UVgO.

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