KMU im Vergaberecht: Wie der Mittelstand leichter an öffentliche Aufträge kommt

Als KMU gelten Unternehmen, die weniger als 250 Mitarbeitende beschäftigen und entweder höchstens 50 Millionen Euro Jahresumsatz erzielen oder eine Jahresbilanzsumme von maximal 43 Millionen Euro aufweisen. Damit umfasst der Begriff sowohl Kleinstunternehmen als auch kleine und mittlere Unternehmen.

Mehr Details zur genauen Einordnung finden Sie in unserem Glossarartikel zu KMU. Dort erfahren Sie mithilfe einer übersichtlichen Tabelle, ab wann ein Unternehmen als Kleinstunternehmen, kleines Unternehmen oder mittleres Unternehmen gilt.

Kleinstunternehmen sowie kleine und mittlere Unternehmen können nicht nur an öffentlichen Ausschreibungen teilnehmen – sie sind im deutschen Vergaberecht sogar ausdrücklich mitgedacht. Das ist kein Zufall, sondern Ausdruck einer gezielten Mittelstandsförderung: Unter diesem Begriff fasst man alle Maßnahmen zusammen, die darauf ausgerichtet sind, kleinere und mittlere Unternehmen wirtschaftlich zu stärken und ihre Wettbewerbsfähigkeit zu sichern, beispielsweise durch gesetzliche Regelungen bei der Vergabe öffentlicher Aufträge.

So schreibt § 97 Abs. 4 GWB vor, dass mittelständische Interessen bei der Vergabe öffentlicher Aufträge vornehmlich zu berücksichtigen sind. Ein zentrales Instrument der Mittelstandsförderung im Vergaberecht ist dabei die Pflicht zur Losaufteilung: Öffentliche Auftraggeber sollen Leistungen grundsätzlich in Teil- und Fachlose aufteilen, also in kleinere oder fachlich abgegrenzte Einheiten, die auch für Unternehmen ohne Großkonzern-Kapazitäten realistisch zu bewältigen sind. Auf diese Weise soll verhindert werden, dass KMU durch zu große Aufträge vom Wettbewerb ausgeschlossen werden. Der Gedanke dahinter: Öffentliche Aufträge sollen möglichst vielen Unternehmen zugutekommen, nicht nur den Großen der Branche.

In der Praxis bedeutet das: KMU müssen sich nicht zwangsläufig auf ein gesamtes Großprojekt bewerben, sondern können Angebote für einzelne Gewerke, Teilleistungen oder Projektabschnitte abgeben. Ergänzend regeln etwa § 30 VgV für europaweite Liefer- und Dienstleistungsvergaben, § 22 UVgO im Unterschwellenbereich sowie § 5 Abs. 2 VOB/A für Bauleistungen die Vergabe nach Losen.

Gerade Aufträge unterhalb der EU-Schwellenwerte werden zudem nicht europaweit, sondern nach nationalen Vergaberegeln ausgeschrieben. Das kann den Wettbewerb überschaubarer machen und den Einstieg für kleinere und regionale Anbieter erleichtern. Dennoch müssen auch KMU die geforderten Eignungsnachweise erfüllen, etwa zu Fachkunde, Leistungsfähigkeit, Referenzen oder wirtschaftlicher Zuverlässigkeit.

Wer darüber hinaus erfahren möchte, welche konkreten Förderprogramme für KMU es gibt, findet in unserem Ratgeberartikel zu Förderprogrammen für kleine und mittlere Unternehmen einen umfassenden Überblick.

Das Potenzial ist also vorhanden, und die Bereitschaft auch. Was viele bremst, sind keine grundsätzlichen Vorbehalte, sondern konkrete Hürden. Doch genau hier tut sich gerade etwas. Mit dem neuen Vergabebeschleunigungsgesetz, das ab Juli 2026 in Kraft tritt, werden bürokratische Hürden gezielt abgebaut und der Zugang für KMU erleichtert.

Wer sich mit öffentlichen Ausschreibungen beschäftigt, stößt schnell auf zwei Begriffe: Teillose und Fachlose. Dahinter steckt eines der wichtigsten Prinzipien des öffentlichen Vergaberechts, und für KMU ist es eine echte Chance.

Öffentliche Auftraggeber sind gesetzlich verpflichtet, größere Aufträge aufzuteilen. Teillose untergliedern einen Auftrag nach Menge oder Region, Fachlose trennen ihn nach Art der Leistung oder Gewerk. Ein Straßenbauprojekt könnte beispielsweise in ein Erdarbeiten-Los, ein Asphaltierungs-Los und ein Markierungs-Los aufgeteilt werden. So kann jedes Unternehmen genau den Teil übernehmen, den es am besten beherrscht, ohne den gesamten Auftrag stemmen zu müssen.

Ohne diese Pflicht zur Losaufteilung würden große Aufträge regelmäßig an Generalunternehmer oder Konzerne gehen, die alles aus einer Hand anbieten können. KMU, die oft auf ein bestimmtes Fachgebiet spezialisiert sind, hätten kaum eine Chance. Der Gesetzgeber hat deshalb bewusst gegengesteuert: Da Kleinstunternehmen sowie kleine und mittlere Unternehmen mehr als 99 Prozent aller Unternehmen in Deutschland ausmachen und rund 60 Prozent der Arbeitsplätze stellen, ist ihr Zugang zum öffentlichen Auftragswesen ein erklärtes politisches Ziel.

Für KMU bedeutet das in der Praxis, dass sie sich auf einzelne Lose bewerben können, die zu ihrer Kapazität und Expertise passen. Es ist sogar möglich, sich auf mehrere Lose gleichzeitig zu bewerben. Auftraggeber können allerdings die Anzahl der Lose, auf die ein einzelner Bieter den Zuschlag erhalten kann, begrenzen, um eine zu starke Konzentration zu vermeiden.

Eine Gesamtvergabe ohne Losaufteilung bleibt die Ausnahme und ist nur zulässig, wenn wirtschaftliche oder technische Gründe sie zwingend erfordern. Der Auftraggeber muss das ausdrücklich begründen und dokumentieren.

So wichtig die richtige Vorbereitung auch ist: Der erste und entscheidende Schritt ist, die passenden Ausschreibungen überhaupt zu finden. Denn nicht jeder Auftrag ist für jedes Unternehmen gleich gut geeignet. Dass viele Unternehmen hier Verbesserungsbedarf sehen, belegt der Vergabereport 2025 des Kompetenzzentrums innovative Beschaffung (KOINNO) eindrücklich: Über 75 Prozent der befragten Unternehmen gaben an, dass sie öfter nach Ausschreibungen suchen würden, wenn es eine zentrale Plattform gäbe. Zwar kennt mehr als die Hälfte der Teilnehmenden die relevanten Vergabeplattformen, doch der Aufwand, auf jeder einzelnen davon nach passenden Ausschreibungen zu suchen, wird als zu hoch empfunden. Der Wunsch nach einer zentralen Lösung ist also klar.

All das lässt sich mit dem ibau Xplorer gezielt in die Suche einbeziehen. Mit dem ibau Xplorer durchsuchen Sie über eine Million Auftragsinformationen gezielt nach den Ausschreibungen und Bauprojekten, die wirklich zu Ihnen passen. Über individuelle Suchprofile, flexible Filter nach Region, Branche oder Produktbezeichnung und tagesaktuelle Ergebnisse auf einer zentralen Plattform entfällt die mühsame Suche auf verschiedenen Portalen. Stattdessen landen nur die relevanten Aufträge auf dem Schreibtisch, in Sekundenschnelle.

Darüber hinaus bietet der ibau Xplorer umfassende Kontaktdaten zu Entscheidern, Planern und Bauherren, sodass KMU nicht nur die richtigen Ausschreibungen finden, sondern auch frühzeitig die richtigen Ansprechpartner kennen. Wer sich rechtzeitig bemerkbar macht, hat einen klaren Vorteil gegenüber dem Wettbewerb.

Öffentliche Ausschreibungen sind für kleine und mittlere Unternehmen deutlich zugänglicher, als es auf den ersten Blick scheint. Zwar bleiben Vergabeverfahren formal anspruchsvoll, doch das Vergaberecht berücksichtigt mittelständische Interessen ausdrücklich. Vor allem die Aufteilung in Teil- und Fachlose eröffnet KMU die Möglichkeit, sich auf genau die Leistungen zu bewerben, die zu ihrer Kapazität, Spezialisierung und Erfahrung passen.

Mit dem Vergabebeschleunigungsgesetz werden ab Juli 2026 weitere Hürden abgebaut. Höhere Wertgrenzen für Direktaufträge, mehr Digitalisierung und eine stärkere Berücksichtigung mittelständischer Unternehmen können den Einstieg in öffentliche Aufträge spürbar erleichtern. Entscheidend bleibt jedoch, dass KMU strukturiert vorgehen: passende Ausschreibungen auswählen, Nachweise vorbereiten, Fristen sicher einhalten und Angebote realistisch kalkulieren.

Wer öffentliche Vergaben nicht als bürokratische Belastung, sondern als strategisches Kundensegment versteht, kann sich langfristig neue Umsatzpotenziale erschließen. Zentrale Plattformen wie der ibau Xplorer helfen dabei, relevante Ausschreibungen schneller zu finden, Marktchancen frühzeitig zu erkennen und den Aufwand bei der Recherche deutlich zu reduzieren. So wird der öffentliche Markt auch für KMU planbarer, übersichtlicher und besser nutzbar.