Ergänzung

Manchmal ist es erforderlich, dass Auftraggeber Änderungen und Ergänzungen zu Bekanntmachungen oder Vergabeunterlagen durchführen. Diese Änderungen durch den Auftraggeber sind auch nach dem neuen Vergaberecht rechtlich zulässig, wenn sie allen Bewerbern mitgeteilt werden. Die Bieter dürfen dagegen an den Vergabeunterlagen bzw. Vertragsunterlagen grundsätzlich nichts mehr ändern oder ergänzen. Verstöße gegen dieses Verbot führen zwingend zum Ausschluss vom Vergabeverfahren.

Ergänzung: Definition

Erklärung zu Ergänzung: In Zusammenhang mit Vergabeverfahren ist eine Ergänzung eine Mitteilung zu einer inhaltlichen Korrektur oder Änderung an der Bekanntmachung oder an den Vergabeunterlagen. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn die ursprünglichen Erklärungen nicht klar waren oder (technische) Einzelheiten ergänzt werden müssen. Der Auftraggeber muss darüber alle Bewerber gleichermaßen informieren.

Was dürfen Auftraggeber nachträglich an Vergabeunterlagen ändern?

Änderungen der Auftraggeber an den Vergabeunterlagen sind rechtmäßig, wenn nur Korrekturen von Fehlern oder Ungenauigkeiten durchgeführt werden. Dies ist auch zutreffend, wenn die Änderungen und Ergänzungen nur minimal sind und Wettbewerb und Preisbildung nicht grundlegend geändert werden. Keine grundlegende Änderung liegt vor, wenn die Änderung nur einzelne Positionen betrifft, nur geringfügige Leistungen dazukommen oder es eine unwesentliche Verschiebung der Vertragszeit gibt.

Kann der Auftraggeber Vergabeverfahren aufheben?

Öffentliche Auftraggeber haben grundsätzlich keine Verpflichtung, ein Vergabeverfahren durch einen Zuschlag zu beschließen. Muss der Auftraggeber viele grundlegende Änderungen und Ergänzungen an den Vergabeunterlagen (Änderung der Leistungsbeschreibung) vornehmen, kann er das Vergabeverfahren nach § 17 VOL/A und § 63 VgV vollständig aufheben. Die Aufhebung ist damit gleichzusetzen, dass ein begonnenes Vergabeverfahren ohne Zuschlagserteilung beendet wird. Bei Vorliegen eines zulässigen Aufhebungsgrundes hebt der Auftraggeber das Vergabeverfahren rechtmäßig auf. Fehlt ein zulässiger Aufhebungsgrund, ist eine Aufhebung ebenfalls möglich, diese ist jedoch rechtswidrig.

Dürfen Bieter Änderungen und Ergänzungen an Vergabeunterlagen vornehmen?

Bieter dürfen grundsätzlich nichts an den Vergabeunterlagen bzw. Vertragsunterlagen ändern, indem sie beispielsweise Passagen streichen oder hinzufügen. Falls doch Änderungen durchgeführt wurden, muss das Angebot grundsätzlich vom Vergabeverfahren ausgeschlossen werden. Sie dürfen auch keine eigenen allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) hinzufügen, denn dies wird ebenfalls als Änderung gewertet und kann zu einem Ausschluss des Angebots führen. Bei Angeboten muss jeglicher Zweifel ausgeschlossen sein, dass der Bieter die Vertragsunterlagen geändert hat. Die gesetzlichen Regelungen dazu finden sich in § 57 der Vergabeverordnung.

Wie kann man Änderungen und Ergänzungen an den Vertragsunterlagen feststellen?

Ob Angebote von Bietern aufgrund von Änderungen oder Ergänzungen nicht mit den Vertragsunterlagen übereinstimmen, kann anhand der Leistungsbeschreibung ermittelt werden. Dabei sind auch sämtliche Anlagen zu berücksichtigen. Bei der Auslegung der Vertragsunterlagen muss ein objektiver Maßstab angelegt werden. Dabei sind die Sichtweise und das Verständnis eines abstrakt angenommenen Empfängerkreises einzunehmen. Wie muss dieser Empfängerkreis die Leistungsbeschreibung verstehen? Gegenstand und Inhalt der Leistung müssen eindeutig beschrieben sein. Die Leistungsbeschreibung muss den Bietern außerdem eine sichere Preiskalkulation ohne umfangreiche Vorarbeiten ermöglichen.

Warum dürfen Bieter die Vorgaben der Vergabeunterlagen nicht ändern?

Änderungen oder Ergänzungen der Vergabeunterlagen haben zwingend den Ausschluss des Angebots zur Folge. Für einen fairen Wettbewerb müssen die Angebote vergleichbar sein. Zusätzlich soll das Vergabeverfahren transparent ablaufen und die Gleichbehandlung aller Bieter soll sichergestellt sein. Darum dürfen Bieter nur das anbieten, was der Auftraggeber gefordert hat. Sie dürfen sich nicht durch Änderungen von Vergabeunterlagen einen Vorteil verschaffen. Ein Wettbewerb ist nur dann gewährleistet, wenn Änderungen und Ergänzungen der Vertragsunterlagen unzulässig sind. Andernfalls wären die Angebote nur schwer vergleichbar.

Wie müssen Änderungen und Ergänzungen dokumentiert werden?

Damit Bieter bei der Durchsicht Änderungen nachvollziehen können, müssen Auftraggeber bei der elektronischen Vergabe ihre Änderungen kenntlich machen. Dazu können Dokumente beispielsweise in der Fußzeile mit einer Versionsnummer gekennzeichnet werden. Auch das Datum der Dokumentenfassung könnte dabei angegeben werden. Wenn den Vergabeunterlagen eine Versionsliste beigelegt wird, lässt sich auf einfache Weise prüfen, welche Fassung der Vergabeunterlagen dem Angebot eines Bieters jeweils zugrunde liegt.

Mitteilung über die Änderung oder Ergänzung

Der Auftraggeber muss die Mitteilung über Änderungen oder Ergänzungen an den Vergabeunterlagen noch vor Ablauf der Angebotsfrist an alle Bewerber senden.

Ergänzungen bei Verwendung von EU-Formularen

Durch die Eingabe- bzw. Zeichenbeschränkung bei vielen EU-Formularen sind Ergänzungen in den Vergabeunterlagen oft erforderlich, um potenzielle Bieter ausreichend über die Vergabe zu informieren.

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