Bewerbungsgespräche richtig führen: Ein kurzer Leitfaden für Arbeitgeber

Es sagt sich leichter als getan: Der Bewerber steht vor der Tür und Sie als Arbeitgeber sollen nun, wie aus dem Ärmel geschüttelt, ein richtiges Bewerbungsgespräch führen. Oft fehlt einfach die Zeit sich mit fachmännischen Bewerbungsverfahren auseinander zu setzen. Dennoch ist die Personalfindung zweifelsohne ein wichtiger Teil für Ihr Unternehmen.

Mit klaren Fragen und einem strukturierten Leitfaden ist es für jeden Arbeitgeber möglich ein cleveres Bewerbungsgespräch zu führen und das vollkommen ohne Vorkenntnisse. Unkompliziert und einfach können Sie mit einer guten Vorbereitung, dem richtigen Ablauf eines Bewerbungsgespräches sowie Checklisten ein schnelles Gefühl für Ihre Bewerber entwickeln und so einen geeigneten Kandidaten finden. Wir zeigen Ihnen im folgenden Artikel wie Sie als Arbeitgeber ein Bewerbungsgespräch richtig führen.

Arbeitgeber bereitet sich auf Vorstellungsgespräch vor
Der klassische Weg von der Stellenausschreibung bis zum Führen eines Bewerbungsgespräches für Arbeitgeber

Sind Sie als Arbeitgeber auf der Suche nach neuem Personal, können Sie einfach den klassischen Weg nutzen. Sie annoncieren auf verschiedenen Kanälen eine Stellenausschreibung, nehmen die Bewerbungsunterlagen in Empfang und führen eine erste Auswahl anhand der übersandten Dokumente durch. Geeignete Kandidaten werden im nächsten Schritt zu einem persönlichen Bewerbungsgespräch eingeladen.

Dies dient natürlich nicht nur zu einem netten Plausch und einem persönlichen Kennenlernen. Die wesentlichen Ziele sollten Sie als Arbeitgeber im Blick behalten, wenn Sie ein Bewerbungsgespräch richtig führen wollen:

  • Verschaffen Sie sich einen möglichst guten Eindruck der Persönlichkeit des Bewerbers und der Integrationsmöglichkeit in Ihr Unternehmen.
  • Schätzen Sie die Fachkenntnisse des Bewerbers ein.
  • Machen Sie sich ein Bild der Motivation und Einsatzbereitschaft.
  • Prüfen Sie Wünsche und Vorstellungen des Bewerbers.
  • Wägen Sie mögliche Einsatzbereiche ab.

Die Vorbereitung: Wie Sie durch Planung ein gutes Bewerbungsgespräch führen

Sie als Arbeitgeber sollten auf ein professionelles Bewerbungsgespräch viel Wert legen, denn letztlich trägt Ihr Personal einen wesentlichen Teil Ihres Erfolges und jedes Glied in dieser Kette ist wichtig. Um die genannten Ziele bestmöglich zu erreichen, ist die richtige Vorbereitung des A und O und erspart Ihnen zudem eine Menge Zeit, wenn der Bewerber tatsächlich vor Ihnen sitzt.

Tipp 1: Sorgen Sie für einen strukturellen Ablauf des Bewerbungsgespräches

Stellen Sie sich im Vorfeld folgende Fragen:

  • Wie lange soll das Bewerbergespräch je Bewerber dauern?
  • Welchen Raum möchten Sie dafür nutzen?
  • Welche weiteren Personen sollen an diesem Termin teilnehmen?
  • Ist der Raum für alle Teilnehmer ausreichend mit Bestuhlung und Equipment ausgestattet?

Nehmen mehrere Personen an dem Gespräch teil, sollten Sie im Vorfeld klären, wer wieviel Entscheidungseinfluss auf die endgültige Auswahl hat. Das erspart im Nachgang eventuelle Konflikte.
Es liegt nicht nur am Bewerber sich bei solch einem wichtigen Termin von seiner besten Seite zu zeigen, auch Sie als Arbeitgeber sollten sich und Ihr Unternehmen professionell präsentieren. Schließlich macht die Präsentation des Unternehmens einen wichtigen Teil im Employer Branding aus!

Tipp 2: Erstellen Sie einen Leitfaden bevor Sie ein Bewerbungsgespräch führen

Ein Leitfaden ergibt in vielerlei Hinsicht Sinn. Sie haben damit nicht nur einen zeitlichen Fahrplan, sondern können ein professionelles Jobinterview führen, welches für beide Seiten zielorientiert ist. Einerseits lernen Sie den Bewerber kennen und können auf dieser Basis eine Entscheidung treffen. Auf der anderen Seite sorgen Sie für ein gutes Image und ein respektvolles Auftreten gegenüber dem Bewerber. Unterteilen Sie ein Bewerbungsgespräch in Phasen bei einer Gesamtlänge von 45 bis 60 Minuten:

  1. Phase: Begrüßung und Smalltalk
  2. Phase: Kennenlernen und Fragen an den Bewerber
  3. Phase: Unternehmensvorstellung
  4. Phase: Rückfragen des Kandidaten
  5. Phase: Abschluss

Begrüßung und Smalltalk als Einstieg, um das perfektes Bewerbungsgespräch zuführen

Der erste Eindruck zählt – oft gesagt und dennoch ein unterschätzter Schlüsselmoment des ganzen Bewerbungsgespräches. Heißen Sie Ihren Bewerber freundlich, souverän, mit Handschlag und Erwähnung des Namens sowie einem Lächeln willkommen. Jede anwesende Person sollte sich von Beginn an wohlfühlen und je ruhiger und gelassener Sie sind, umso mehr kann sich auch der sehr aufgeregte Kandidat entspannen. Das wiederrum führt dazu, dass dieser wesentlich authentischer im Gespräch agieren wird.

Nehmen Sie von Beginn an die Gesprächsführung in die Hand und stellen Sie, falls daran teilhabend, die anwesenden Personen samt Funktion vor. Danach sollten Sie nicht gleich zu Sache kommen, sondern das Gespräch mit einer Smalltalk-Frage locker eröffnen:

  • Wie geht es Ihnen?
  • Hatten Sie eine gute Anreise?
  • Möchten Sie etwas trinken?

Gemäß einem Zitat des englische König Charles II. „Die Kunst guter Konversation besteht darin, Unsicheren Sicherheit zu geben.“ geht es in dieser Phase noch nicht um die Präsentation, sondern ein zwangloses Kennenlernen von 5 bis 10 Minuten, um beide Seiten selbstbewusster zu machen.

Anschließend geht es zum Hauptteil des Interviews über. Diese Phase leiten Sie während des Führens eines Bewerbungsgespräches am besten ein, wenn Sie dem Bewerber einen mündlichen Überblick verschaffen wie es nun weitergeht.

Kennenlernen und Fragen: Die heiße Phase im Leitfaden für Arbeitgeber zum Führen eines Bewerbungsgespräches

Bei einem Bewerbungsgespräch geht es um das gegenseitige Kennenlernen. Das sollte für beide Seiten so gründlich und ausführlich wie möglich erfolgen. Wichtig ist, dass am Ende alle wichtigen Fragen beantwortet sind und jeder für sichdie Klarheit hat, ob der Bewerber zum Unternehmen oder der Job zum Bewerber passt. Stellen Sie sich als Arbeitgeber für die professionelle Führung eines Bewerbungsgespräch im Vorfeld Fragen zusammen, welche Sie in den nächsten 30 Minuten beantwortet haben möchten. Diese sollten sowohl die Hard- als auch die Softskills umfassen. Mögliche Fragen sind:

Fragen zur Eignung hinsichtlich der Qualifikation:

  • Welche Qualifikationen bringen Sie für diese Stelle mit?
  • Was haben Sie neben dem Beruf an zusätzlichem Wissen erworben?
  • Welche Erfahrungen konnten Sie bisher in Ihrem Leben sammeln?
  • Was würden Sie noch gerne lernen wollen?

Fragen zu Motivation und den persönlichen Eigenschaften:

  • Warum haben Sie sich bei uns beworben?
  • Wie haben Sie sich auf den Termin heute vorbereitet?
  • Warum sollten wir Sie einstellen?
  • Wie stellen Sie sich die ersten drei Monate bei uns vor?
  • Was würden Sie als Ihre Stärken bezeichnen und was als Ihre Schwächen?
  • Wie würden Sie mit Ihrer Person unser Unternehmen voranbringen?

Fragen, um den Charakter des Bewerbers einschätzen zu können:

• Was würden Sie mit einer Millionen Euro machen?
• Wie sähe der ideale Arbeitsplatz für Sie aus?
• Was bedeutet Erfolg für Sie?
• Worauf sind Sie in Ihrem Leben stolz und worauf weniger?
• Wo sehen Sie sich in 5 Jahren?
• Wieso glauben Sie, dass Sie diese Arbeit gerne tun würden?

Möchten Sie dazu gleich das fachliche Knowhow abtasten, bereiten Sie fachspezifische Fragen vor oder erstellen kleine Übungsaufgaben. Gerade bei handwerklichen Aufgaben wie Tischlerarbeiten, Klempnerarbeiten oder Lackierarbeiten machen Übungsaufgaben Sinn. Oder laden Sie vielversprechende Kandidaten nach dem Bewerbungsgespräch zu einem Probearbeiten an, um seine Fähigkeiten im Catering, bei der Glasreinigung oder bei Bodenbelagsarbeiten zu testen.

Mit einem gut vorbereiteten Fragenkatalog entgehen Sie der Situation sich inmitten des Bewerbungsgespräches die Frage zu stellen, welche Frage Sie als nächstes stellen. Machen Sie sich Notizen, lassen Sie den Bewerber immer ausreden und führen Sie das Bewerbungsgespräch auf Augenhöhe.

Die Unternehmensdarstellung beim Führen eines gutes Bewerbungsgespräches

Nachdem alle Fragen in der Vorstellungsphase des Bewerbers geklärt sind, kommt Ihr Part als Arbeitgeber im Leidfaden des Führens eines Bewerbungsgespräches. Dabei geht es um eine knackige und aussagekräftige Vorstellung Ihres Unternehmens sowie die Beantwortung aller relevanten Fragen für den Bewerber im Rahmen von 5 bis 10 Minuten.

  • Was macht Ihr Unternehmen, seit wann und was sind die bisherigen Erfolge?
  • Geben Sie einen kurzen Einblick in Geschichte, Gegenwart und Zukunft.
  • Wie groß ist Ihr Team?
  • Was sind die Aufgaben in der Position des Bewerbers?
  • In welchem Bereich liegt das Gehalt?
  • Welche Weiterbildungs- und Aufstiegsmöglichkeiten bieten Sie?
  • Was bieten Sie an zusätzlichen Benefits (kostenloses Wasser und Obst, Mitarbeiterkantine, Parkplätze, Fahrräder usw.)?

Idealerweise ist eine Person aus der Abteilung anwesend, in welcher der Bewerber später tätig sein wird. Diese kann kurz einen Arbeitstag im Unternehmen skizzieren.

Rückfragen und Abschluss: Der letzte Schliff damit Sie ein perfektes Bewerbungsgespräch führen

In dieser Phase des Führens eines Bewerbungsgespräches geben Sie dem Bewerber Raum Fragen zu stellen, welche noch ungeklärt sind. Nehmen Sie kritische oder sehr detaillierte Rückfragen nicht persönlich, sondern als Kompliment. Das zeigt ein großes Interesse an Ihrem Unternehmen.

Danach folgt die Verabschiedung. Bedanken Sie sich recht herzlich und klären Sie den Bewerber über das weitere Vorgehen nach dem Führen Ihres Bewerbungsgespräches auf. Nennen Sie ihm einen groben Zeitraum wann dieser mit einer Antwort rechnen kann und wie Sie sich mit ihm in Verbindung setzen. Begleiten Sie ihn zur Tür und verabschieden Sie sich mit einem Handschlag. Geschafft!

Tipp 3: Ihre Checkliste für den Bewerbertag, zur Vorbereitung bevor Sie das Bewerbungsgespräch führen

Damit am Tag des Gespräches alles optimal verläuft und Sie sich voll und ganz auf den Bewerber konzentrieren können, nutzen Sie unsere nachfolgende Checkliste. Diese dient Ihnen für die Zeit bis zum Eintreffen des Bewerbers, um als Arbeitgeber ein gutes Bewerbungsgespräch führen zu können:

  1. Letzte Information an alle Teilnehmer
  2. 30 Minuten Zeit für die Vorbereitung auf den Bewerber (Lesen der Bewerbungsunterlagen)
  3. Raum für das Gespräch ist frei
  4. Ausreichend Sitzmöglichkeiten vorhanden und es besteht eine Sitzordnung
  5. Optimale Raumbedingungen sind geschaffen (nicht zu kalt oder warm, ausreichend frische Luft)
  6. Getränke und Erfrischungen stehen bereit
  7. Auf jedem Platz befinden sich Unterlagen, Notizzettel und Stifte
  8. Marketingmaterial für den Bewerber liegt bereit

Tipp 4: Auf neuem Weg ein gutes Bewerbungsgespräch führen

Im Laufe der Zeit haben sich Bewerbungsgespräche verändert. Mit den heutigen Möglichkeiten können Sie sich, bevor Sie als Arbeitgeber anhand des Leitfadens ein Bewerbungsgespräch führen, bereits ein umfassendes Bild des Bewerbers machen.

Nutzen Sie Google

Scheuen Sie sich nicht und googlen Sie den Namen des Bewerbers. Dabei geht es nicht darum Partyfotos oder andere Einträge in sozialen Medien zu finden die diesen bloß stellen würden, sondern sich ein vollständiges Bild über den Bewerber zu machen. Eventuell finden Sie verfasste Fachartikel oder Interviews, welche die fachlichen Kompetenzen aufzeigen. Auch ein Profil bei Xing kann neue Erkenntnisse bringen. Gerade Bewerber der Generationen Y und Z nutzen solche Profile als digitale Visitenkarte.

Führen Sie im Vorfeld ein Telefoninterview

Heute ist es bereits oft der Fall das Unternehmen vor der Einladung zu einem Bewerbungsgespräch ein Telefoninterview von maximal 15 Minuten mit dem potenziellen Bewerber führen. Damit können Sie sich bereits einen guten Eindruck darüber verschaffen, ob die fachliche Seite und die Angaben der Bewerbungsunterlagen zu den Aussagen am Telefon passen. Damit erleichtern Sie Ihren Entscheidungsprozess und sparen sich eventuell vergeudete Zeit.

Fragen Sie Ihren Bewerber nach Referenzen

Referenzen sind eine gute Gelegenheit zu sehen, wie die bisherige Arbeit des Bewerbers von vorherigen Arbeitgebern oder Kunden eingeschätzt wird. Fragen Sie den Bewerber direkt nach 1 bis 2 Kontakten, welche als Referenzen dienen könnten. Im Marketing, insbesondere Onlinemarketing, PR und Eventmarketing, eignen sich auch Arbeitsproben, um

Mit der richtigen Planung, einem Leitfaden, einer Checkliste und unserem Tipp um als Arbeitgeber ein souveränes und professionelle Bewerbungsgespräch führen zu können, finden Sie sicher schnell Ihren neuen Traummitarbeiter. Viel Erfolg bei Ihrem Bewerbungsgespräch!

Falls noch kein geeigneter Kandidat dabei war, keine Sorge! Auf ibau.de erfahren Sie, wie Sie qualifiziertes Personal im Handwerk finden!

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