Angebote in Papierform

Wenn sich ein Unternehmen auf eine Ausschreibung bewirbt, muss ein Angebot erstellt werden und es müssen Eignungsnachweise erbracht werden. Nicht selten gibt es noch weitere Kriterien, die erfüllt werden sollen. Die gesammelten Unterlagen lässt das Unternehmen der Vergabestelle zukommen. In Zeiten der Digitalisierung geschieht das meist digital, doch es gibt Ausnahmen.

In manchen Fällen dürfen Auftraggebende selbst entscheiden, ob sie die Angebote lieber digital oder in Papierform auf dem Postweg erhalten möchten. Das gilt aber nur für solche Vergaben, die die folgenden beiden Voraussetzungen erfüllen:

• Es muss sich um eine Vergabe im Baubereich handeln
• Es handelt sich um eine Vergabe unterhalb der Schwellenwerte

Vergabe unterhalb der Schwellenwerte

Bei Vergaben, die sich unterhalb der Schwellenwerte befinden, findet nicht zwangsläufig das gängige Vergabeverfahren statt. Hier können Aufträge auch per Verhandlungsvergabe oder durch eine beschränkte Ausschreibungen ohne Teilnahmewettbewerb vergeben werden.

Manche Unternehmen entscheiden sich aufgrund der Haptik dafür, sich Angebote in Papierform auf dem Postweg zukommen zu lassen. Ihnen ist ein Musterstück, das man in den Händen halten kann, lieber als eine digitale Zeichnung oder ein 3D-Modell.

Grundsätzlich dürfen seit Oktober 2018 bei Ausschreibungen im Oberschwellenbereich die Vergabeunterlagen nicht mehr postalisch eingereicht werden. Vergabestellen dürfen nur noch die Angebote berücksichtigen, die sie in elektronischer Form erhalten haben. Das ganze Vergabeverfahren muss digital ablaufen: Auch Bieterfragen werden nur noch beantwortet, wenn sie elektronisch übermittelt wurden. Das Gleiche gilt für eine Aufklärung des Angebotsinhalts oder für das Nachreichen fehlender Angaben und Nachweise eines Angebots. Die Vergabestellen selbst dürfen ihre Informationen ebenfalls nur in elektronischer Form kommunizieren. Das können allgemeine Informationen zum Vergabeverfahren sein, aber auch Antworten auf Bieterfragen oder Auskünfte zur Zuschlagserteilung.

Wie bei jeder Angebotsabgabe hat auch bei der Angebotsabgabe in Papierform die Geheimhaltung und Vertraulichkeit oberste Priorität. Schriftlich eingereichte Angebote sind aber gemäß § 13 Abs. 1 VOB/A nur dann gültig, wenn sie unterzeichnet sind.