Vergabeakten

Öffentliche Auftraggeber haben ihre Aufträge im Zuge transparenter Vergabeverfahren zu vergeben. Dies ist im § 97 Abs. 1 GWB (Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen) festgelegt. Alle Vorgänge zum Verfahren sind zu dokumentieren. Diese Dokumentationen sind gemeinsam mit sämtlichen weiteren Unterlagen zum Verfahren in einer Vergabeakte zusammenzuführen.

Vergabeakten: Definition

Im Rahmen eines Ausschreibungs- und Vergabeverfahrens sind alle Unterlagen und Dokumentationen an einem zentralen Ort zusammenzufassen. Öffentliche Auftraggeber haben sich hinsichtlich der Transparenz ihrer Vergabeverfahren gesetzes- und ausschreibungskonform zu verhalten; im Zweifel müssen sie in der Lage sein, dies nach außen zu dokumentieren.

Der Begriff "Vergabeakten" ist nicht definiert. Vergabeakten beinhalten die Dokumentation sämtlicher Vorgänge, die in Bezug zum Ausschreibungs- und Vergabeverfahren stehen und notwendig sind, um die Rechtmäßigkeit des Vergabeverfahrens zu beurteilen.

Anspruch des Bieters

Jeder einzelne Bieter hat Anspruch darauf, dass sämtliche wesentliche Schritte und Entscheidungen vom Auftraggeber schriftlich dokumentiert werden. Laut § 20 VOB/A ist der Auftraggeber beispielsweise dazu verpflichtet, die einzelnen Verfahrensschritte, die einzelnen Maßnahmen, maßgebenden Feststellungen und die Begründung einzelner Beschlüsse und Entscheidungen in Textform festzuhalten.

Dokumentationspflicht des Auftraggebers

Die Pflicht zur Dokumentation setzt bereits sehr früh im Vergabeverfahren ein. Die Vergabeakten müssen Informationen darüber enthalten, für welches bestimmte Vergabeverfahren sich der Auftraggeber entschieden hat und wie hoch der Auftragswert ist. Gegebenenfalls sind Aussagen darüber hinzuzufügen, ob und aus welchen Gründen sich der Auftraggeber für oder gegen eine Losvergabe entschieden hat.

Vergabeakten sind zeitnah zu führen und während des Ausschreibungsverfahrens fortlaufend und lückenlos zu erweitern.

Erklärung zu Vergabeakten: Das Interesse der Beteiligten

In der Regel kommen die Auftraggeber ihrer Dokumentationspflicht zuverlässig nach. In diesem Fall können die Vergabeakten nach Verfahrensabschluss in das Archiv des Auftraggebers übernommen werden.

Es gibt jedoch Fälle, in denen ein Bieter sich bei Vergaben oberhalb des Schwellenwertes zur Vergaberüge entschließt und bei der Vergabekammer Antrag auf Überprüfung stellt. Die Kammer wird daraufhin den Auftraggeber auffordern, die vollständige Vergabeakte kurzfristig zu übermitteln.

Das Recht auf Einsicht in die Vergabeakte

Während eines laufenden Verfahrens vor der Vergabekammer hat nicht nur die Kammer selbst das Recht auf Akteneinsicht. Auch der Bieter, der den Nachprüfungsantrag gestellt hat, kann nach § 111 GWB Einsicht in die betreffende Vergabeakte verlangen. Je nach Interessenlage gibt es unterschiedliche Meinungen darüber, wie umfangreich das Akteneinsichtsrecht des Bieters ist.

Häufig gestellte Fragen zu Vergabeakten

Was ist eine Vergabeakte?

Eine Vergabeakte bezeichnet die Dokumentation aller wesentlichen Schritte und Entscheidungen im Vergabeverfahren.

Was gehört in eine Vergabeakte?

Nach § 8 Abs. 1 VgV muss der öffentliche Auftraggeber ab Beginn des Vergabeverfahrens alles dokumentieren, was für die Begründung seiner Entscheidungen nötig ist. Dazu gehören die Kommunikation mit Unternehmen, die Vorbereitung der Auftragsbekanntmachung, Angebotsöffnungen, Teilnahmeanträge, Verhandlungen, Gespräche mit teilnehmenden Unternehmen sowie Gründe für die Zuschlagsentscheidung.

Ansicht der Oberfläche des ibau Xplorers ibau Xplorer – das Vertriebstool

Finden Sie alle relevanten Informationen für Ihre Auftragsakquise deutschlandweit im ibau Xplorer – ob öffentliche Ausschreibungen oder private und gewerbliche Bauvorhaben.

Aufträge bei ibau nach Branchen sortiert Lukrative Aufträge finden

Suchen Sie jetzt nach interessanten Aufträgen. Verschaffen Sie sich einen Überblick über alle relevanten Ausschreibungen passend zu Ihrer Branche und Ihrem Ort.

ibau Downloadbereich Tipps & Tricks

Erweitern Sie Ihr Wissen rund um Vergabe, Netzwerken und Bauprojekte. Entdecken Sie praktische Infografiken und hilfreiche E-Books – jetzt kostenlos erhältlich!

Weitere spannende Artikel

04.05.2022 16:32 | Hannah Simons Veröffentlicht in: Wissenswertes
Der Vertrieb investiert viel Arbeit in den Aufbau von Kundenbeziehungen. Umso enttäuschender ist es, wenn man herausfindet, dass der mit so viel Sorgfalt betreute Gesprächspartner beziehungsweise die Gesprächspartnerin nicht über die Entscheidungsbefugnis verfügt, [...]
16.02.2021 15:00 | Jacqueline Segeth Veröffentlicht in: Wissenswertes
Zur Gewinnung von Neukunden gibt es für Unternehmen viele verschiedene Wege. Ein Anschreiben an potenzielle Neukunden ist eine Möglichkeit, Kunden sicher zu erreichen und direkt anzusprechen. Dieser Weg zur Gewinnung von Neukunden gehört zur Kaltakquise, da sie einen [...]
13.12.2021 08:34 | Hannah Simons Veröffentlicht in: Wissenswertes
Jeder Vertriebsmitarbeiter kennt den Moment: Sie haben eine Anfrage bekommen, Zeit in ein entsprechendes Angebot investiert, es verschickt und dann: Nichts. Der Geschäftsabschluss ist schon zum Greifen nah, aber der Kunde springt einfach ab. Aber warum? Oft verlassen s [...]
16.04.2019 13:43 | Jan Hell Veröffentlicht in: Wissenswertes
Neue Aufträge zu generieren kann oft schwierig und mühsam sein. Vor allem bei der öffentlichen Vergabe gilt es einiges zu beachten. Mit diesem Guide erhalten Sie die zehn wichtigsten Tipps, um Ihre Erfolgschance bei der nächsten Bewerbung zu erhöhen. [...]
08.03.2022 16:23 | Hannah Simons Veröffentlicht in: Wissenswertes
Auch wenn man in der Wirtschaft den Wettbewerb nicht so sehr sieht, wie bei einem Pferderennen – er existiert. Unternehmen müssen innovativer sein, mehr anbieten oder Kundenwünsche besser erfüllen als die direkten Wettbewerber:innen, sonst blieben sie hinten zurüc [...]
07.02.2024 13:13 | Hannah Simons Veröffentlicht in: Wissenswertes
Alleine in Deutschland werden jährlich etwa 160.000 Ausschreibungen veröffentlicht mit einem Gesamtvolumen von circa 400 Milliarden Euro. Diese hohen Werte machen es umso wichtiger, dass die Grundsätze der Transparenz, der Nicht-Diskriminierung, der Wirtschaftlichkei [...]