Datenschutz auf dem Bau

An der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und damit verbundenen Richtlinien kommt mittlerweile kein Unternehmen mehr vorbei. Seit dem 25. Mai 2018 gelten die wichtigen datenschutzrechtlichen Grundlagen. Aber welche Regeln gelten auf dem Bau? Gibt es für die Baustelle bereits Regeln im Sinne der DSGVO?

DSGVO auf der Baustelle beachten © sveta / stock.adobe.com

Grundlegende Beschlüsse

Zunächst können grundsätzlichen Regelungen der DSGVO auf den Umgang mit Daten auf der Baustelle übertragen werden:

  • Speicherung von Kundendaten nur mit Begründung: In einer Datenbank dürfen Kunden- und Beschäftigtendaten wie zum Beispiel Geburtstage und Nachnamen nur gespeichert werden, wenn sie für das Kunden- beziehungsweise Beschäftigungsverhältnis notwendig sind oder weil gesetzliche Vorgaben eine Speicherung vorschreiben. Sie dürfen außerdem nicht an Dritte weitergegeben und in der Regel nicht über die Dauer des Verhältnisses hinaus gespeichert werden.
  • Auskunftsrechte: Betroffene Personen haben das Recht, bei Unternehmen anzufragen, welche eigenen personenbezogenen Daten im Unternehmen hinterlegt sind und wie diese verarbeitet werden.
  • Einverständniserklärungen: Werden personenbezogene Daten weitergegeben, muss dafür eine Einverständniserklärung der betroffenen Person, der die Daten angehören, eingeholt werden.

Weitreichendere Beschlüsse können Sie in unserem Ratgeber „DSGVO kompakt“ nachlesen.

Bitte beachten Sie, dass Sie für die Umsetzung der Verordnung selbst verantwortlich sind. Dieser Artikel stellt keine Rechtsberatung dar und kann auch keine Rechtsberatung ersetzen.

Datenweitergabe an Beteiligte

An einem Bauvorhaben sind viele Parteien beteiligt. Ob Architekten, Fachplaner, Handwerker oder Bauherren – alle haben früher oder später mit den Daten der beteiligten Personen an der Baustelle zu tun. Im Rahmen von Zugangskontrollen werden Ausweise und Personen kontrolliert beziehungsweise gespeichert.

Über diese Speicherung und die Art der Verarbeitung müssen alle Geschäfts- und Vertragspartner dieser Berufsgruppen bei Vertragsabschluss in Kenntnis gesetzt werden. Dazu gehören folgende Informationen.

  • Wer ist der Verantwortliche für die Datenverarbeitung? (Name, Anschrift und Kontaktdaten des Unternehmens beziehungsweise der Geschäftsführung)
  • Falls vorhanden: Wer ist der bestellte Datenschutzbeauftragte?
  • Welche Art von Daten wird zu welchem Zweck erhoben?
  • Auf welcher gesetzlichen Grundlage erfolgt die Verarbeitung der Daten?
  • Wie lange werden die erhobenen Daten gespeichert?
  • Welche Daten werden an Dritte weitergegeben?

Darüber hinaus sollten die Daten nur über die Dauer des Beschäftigungsverhältnisses gespeichert und danach gelöscht werden. Sie sind Bauherr? Dann lesen Sie unseren Ratgeber zu „DSGVO für Auftraggeber“.

Baustellenüberwachung mit Kameras

Für den Umgang mit Kameras und aufgenommenem Foto- und Videomaterial gilt grundsätzlich: Jede Person, die auf einer solchen Aufnahme identifizierbar ist, hat ein Recht am eigenen Bild und muss nicht nur über die Verwendung des Materials in Kenntnis gesetzt worden sein, sondern dieser auch schriftlich zugestimmt haben. Auch muss der Bauunternehmer ein berechtigtes Interesse am Einsatz von Überwachungskameras nachweisen können.

Alle Personen, die durch ihre Arbeit auf der überwachten Baustelle von Überwachungskameras erfasst werden, müssen darüber aufgeklärt sein. Dazu reicht kein Hinweis-Schild auf der Baustelle - es bedarf einer ausführlichen schriftlichen Aufklärung. Dazu gehört auch die Erklärung, was mit dem gesammelten Material passiert.

Um auf der sicheren Seite zu sein, sollten Unternehmen ihre Angestellten daher am besten schriftlich über die Installation informieren und eine Unterschrift zur Kenntnisnahme der Aufklärung verlangen. Können zum Beispiel aufgrund von zu niedriger Auflösung keine Personen identifiziert werden, liegen auch keine personenbezogenen Daten vor und die Regelungen der DSGVO kommen nicht zum Tragen.

Sind aufgenommene Personen aber identifizierbar, sollte auch darauf geachtet werden, dass Nachbargrundstücke nicht im Randbereich des Bildausschnitts aufgenommen werden. Zwar gibt es keine offizielle Regelung zur Zulassung von Aufzeichnungen, auf denen Nachbarn auftauchen. Da Baustellen in der Nachbarschaft den Bewohnern allerdings häufig negativ auffallen, sollte man vorsichtig sein und auf die Auswahl des Bildausschnitts achten.

Einsatz von Subunternehmen

Anders als oftmals angenommen, dürfen Subunternehmer für die Verarbeitung von Daten des Auftraggebers eingesetzt werden. Dafür gelten allerdings bestimmte Regeln. So muss der Auftragnehmer dazu entweder auf schriftlichem oder auf elektronischem Wege eine Genehmigung vom Auftraggeber einholen. In der Anfrage müssen dem Auftraggeber Name und Anschrift sowie die vorgesehene Tätigkeit des Subunternehmens mitgeteilt werden.

Der Auftragnehmer erklärt sich außerdem automatisch dafür verantwortlich, dass der Subunternehmer unter Berücksichtigung der technischen und organisatorischen Maßnahmen sorgfältig und sachgemäß ausgewählt wurde. Auch die relevanten Prüfunterlagen für diese Angelegenheit sind dem Auftraggeber auf Anfrage zukommen zu lassen. Im Vertrag mit dem Subunternehmen muss der Auftragnehmer vereinbarte Regelungen und Verantwortlichkeiten deutlich voneinander abgrenzen.

Die Weiterleitung von Daten an Subunternehmen ist erst zulässig, wenn der Subunternehmer folgenden Pflichten bezüglich seiner Beschäftigten nachkommt:

  • Jede Person, die den Auftrag verarbeitet, darf diese Daten ausschließlich auf Weisung des Verantwortlichen bearbeiten (außer sie sind nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten zur Verarbeitung verpflichtet)
  • Personenbezogene Daten müssen pseudonymisiert und verschlüsselt werden.
  • Die Fähigkeit, Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit und Belastbarkeit der Systeme und Dienste müssen durchgehend gewährleistet sein und im Falle eines physischen oder technischen Zwischenfalls rasch wiederhergestellt werden können.
  • Es muss eine regelmäßige Überprüfung, Bewertung und Evaluierung der Wirksamkeit der Gewährleistungsmaßnahmen stattfinden.

Für die Beauftragung von Subunternehmen in Drittstaaten müssen die in Art. 44-50 DSGVO genannten Voraussetzungen erfüllt sein. Dazu gehören zum Beispiel der Angemessenheitsbeschluss der Kommission, die Standarddatenschutzklauseln und genehmigte Verhaltensregeln.

Datenschutzkonforme Kommunikationsplattformen

WhatsApp ist der gängigste und am häufigsten verwendete Kommunikationsdienst auf der Baustelle: Über 37 Prozent der Bauunternehmen nutzen diese App für ihre Absprachen. Im Zusammenhang mit den Richtlinien der DSGVO gibt es bei der Nutzung von WhatsApp allerdings einige Probleme und Grauzonen, auf die man achten sollte:

Problem #1: Kontaktzugriff

Mit dem Installieren von WhatsApp auf dem Handy hat die App in der Regel Zugriff auf alle gespeicherten Kontaktdaten, darunter auch die Kontaktdaten von Kunden, mit denen ein Bauunternehmen Kontakt hat. Rechtlich wird diese Freigabe der Kontaktdaten als Austausch zwischen zwei Firmen gesehen – was ohne Einwilligung der betroffenen Kunden und Kollegen als illegal und damit strafbar gilt. Die Datenschutz-Einstellungen in der App bieten allerdings die Möglichkeit, den Zugriff auf Kontakte zu verweigern. Zahlreiche YouTube-Tutorials helfen bei diesem Vorgehen.

Problem #2: Fotos von der Baustelle

Unter Kollegen auf der Baustelle ist es üblich, Fotos von zum Beispiel Mängeln oder dem Fortschritt der Arbeitsschritte festzuhalten und per WhatsApp zu verschicken. „Da WhatsApp Zugriff auf dieses Bild erhält, handelt es sich um eine Datenübertragung an WhatsApp, für die der betroffene Kunde jedoch keine Einwilligung erteilt hat“, stellt Dr. Markus Peifer, Datenschutzexperte vom Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH), fest. Die Einholung einer Einwilligung des Kunden, dass Bilder von der Baustelle untereinander versendet werden, ist daher eine wichtige Absicherung.

Problem #3: Nachweis über Mängel im Falle einer Gewährleistung

Fotos von Mängeln, Schäden oder vergleichbaren Vorfällen zu verschicken kann im Falle einer Gewährleistung (vorliegender Fall von Pfusch am Bau) problematisch werden. Denn wenn ein solcher Gewährleistungsfall eintritt, müssen die Bilder gesichert und leicht auffindbar sein. Sollten die Bilder durch Löschung, Updates oder gar neue Smartphones abhandenkommen, drohen womöglich noch höhere Strafen, als durch die Verletzung der DSGVO.

Wem die Nutzung von WhatsApp für den Bau zu riskant ist, der kann auf Alternativen umsteigen. So bieten Baustellen-Softwares unter anderem die Möglichkeit, digitale Baudokumentation zu betreiben. Diese Apps fordern von allen Benutzern bereits zu Anfang die Einwilligung zur Verarbeitung persönlicher Daten. Fotos, die mithilfe dieser Bausoftware aufgenommen und auch versendet werden, erfüllen durch die Verknüpfung und vorherige Informierung der Bauherren und Beteiligten alle Anforderungen der DSGVO.

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Jacqueline Segeth - Redakteurin bei der ibau GmbH
Jacqueline Segeth

Jacqueline Segeth war von Februar 2019 bis April 2021 bei der ibau GmbH in Münster tätig. Als Redakteurin recherchierte und verfasste sie Ratgeber- und Glossarartikel für unsere Onlinemagazine. Ihre vielseitige und strukturierte Schreibweise erlaubt es ihr, Inhalte verschiedener Themenbereiche strukturiert und verständlich aufzubereiten.