Offenes Verfahren

Ein offenes Verfahren ist nach § 119 Abs. 3 GWB ein Vergabeverfahren, bei dem ein:e öffentliche:r Auftraggeber:in eine nicht eingeschränkte Anzahl von Unternehmen öffentlich zur Angebotsabgabe auffordert. Die Definition legt auch fest, dass jedes interessierte Unternehmen ein Angebot abgeben kann. Gemäß dieser Erklärung wird der Bieterkreis also nicht vorab eingeschränkt.

Beim offenen Verfahren ist der Wettbewerb völlig frei. Weiterhin entspricht das offene Verfahren dem Grundsatz der Gleichbehandlung von Bewerber:innen. Auch Manipulationsversuchen wird optimal vorgebeugt.

Oberhalb der EU-Schwellenwerte gibt es vier verschiedene Vergabeverfahren. Von diesen hat das offene Vergabeverfahren Vorrang vor dem nicht offenen Vergabeverfahren, dem Verhandlungsverfahren sowie dem wettbewerblichen Dialog. Diese Verfahren können nur in begründeten Ausnahmefällen eingesetzt werden. Mit dieser Regelung soll der freie und gleiche Wettbewerb aller Bieter:innen garantiert und ein transparentes Vergabeverfahren gewährleistet werden.

Bei offenen Verfahren ist das einstufige Vergabeverfahren der Regelfall. Die Eignungsprüfung und Angebotsbewertung erfolgen beim einstufigen Vergabeverfahren zur gleichen Zeit. Im Gegensatz zu zweistufigen Vergabeverfahren wird der Bieterkreis durch das einstufige Vergabeverfahren nicht im Vorfeld des Verfahrens eingeschränkt. Einstufige Vergabeverfahren werden grundsätzlich bei öffentlichen Ausschreibungen und bei offenen Verfahren angewendet.

Bei offenen Verfahren können alle interessierten Unternehmen Angebote abgeben. Der Bewerberkreis wird beim offenen Verfahren nicht vorab eingeengt.

Nach § 15 Abs. 2 der Vergabeverordnung (VgV) beträgt die Frist für den Eingang eines Angebots mindestens 35 Tage. Die Angebotsfrist beginnt mit dem Tag, an dem die Auftragsbekanntmachung abgesendet wurde. Falls die Frist von 35 Tagen aufgrund einer Dringlichkeit nicht eingehalten werden kann, sind öffentliche Auftraggeber:innen berechtigt, eine kürzere Frist festzusetzen. Diese darf 15 Tage nicht unterschreiten. Wird eine elektronische Übermittlung der Angebote akzeptiert, kann die Angebotsfrist um fünf Tage verkürzt werden.

Nach § 15 VgV Abs. 5 dürfen öffentliche Auftraggeber:innen in offenen Verfahren nicht über Änderungen von Angeboten oder Preisen verhandeln (Nachverhandlungsverbot). Bieter:innen dürfen jedoch Aufklärungen zum Angebot oder zur Eignung der Bieter:innen verlangt werden. Mit dieser Regelung sollen die Gleichbehandlung der Bietenden gewährleistet und Manipulationsversuche im Vergabeverfahren ausgeschlossen werden.

Offene Verfahren werden durch eine Auftragsbekanntmachung auf der Plattform des europäischen öffentlichen Auftragswesens TED (Tenders Electronic Daily) eröffnet. Bei TED liegen alle Verfahren zur öffentlichen Auftragsvergabe in Standardformularen vor. Interessierte Unternehmen können hier Vergabeunterlagen anfordern oder herunterladen. Auftraggeber:innen sind verpflichtet, innerhalb der Angebotsfrist Fragen zu Vergabeunterlagen und zum Vergabeverfahren zu beantworten.

Nach der Abgabe der Angebote prüft und wertet der oder die Auftraggeber:in diese in einem gesetzlich vorgegebenen Prüfschema in vier Stufen. Vor der Zuschlagserteilung an den Bestbietenden müssen unterlegene Bieter:innen über folgende Angaben und Entscheidungen informiert werden: Namen des Bestbietenden, frühestmöglicher Tag des Vertragsschlusses sowie Gründe dafür, dass das Angebot des angeschriebenen Bietenden nicht berücksichtigt wurde. Erst 15 bzw. zehn Kalendertage, nachdem die Absageschreiben an die unterlegenen Bieter:innen geschickt wurden, darf der Zuschlag erteilt werden. Danach erscheint eine weitere Bekanntmachung zu dem Auftrag bei TED.

Im Ausschreibungsverfahren legen Auftraggeber:innen die Bindefrist nach ihrem Ermessen fest. Die Bindefrist beginnt nach Ablauf der Angebotsfrist. Innerhalb der Bindefrist sind Bieter:innen an ihre Angebote gebunden. In der Praxis bedeutet dies: Das Angebot kann nicht mehr geändert und auch nicht zurückgezogen werden. Die Gesetzgebung schreibt keinen konkreten Zeitraum für die Bindefrist vor, sondern verwendet hier nur die Vorgabe "angemessen".

Als Nachteil des offenen Verfahrens ist die Tatsache anzusehen, dass ein grundsätzliches Nachverhandlungsverbot besteht. Bieter:innen haben also nur eine einzige Chance und müssen gleich im ersten Anlauf das passende Angebot abgeben.