Elektronische Auftragsvergabe

Eine elektronische Auftragsvergabe bzw. E-Vergabe betrifft den Ablauf bei öffentlichen Ausschreibungen von der Veröffentlichung bis zur Prüfung und Wertung der Angebote. Sie umfasst auch das digitale Einreichen der Bieter-Angebote sowie Auswahl und Zuschlag durch den Auftraggeber.

Elektronische Auftragsvergabe: Definition

Geregelt ist die elektronische Beschaffung in § 97 Abs. 5 GW und § 9 Abs. 1 VgV (Oberschwellenbereich) sowie in der Unterschwellenvergabeordnung (UVgO). Die elektronische Auftragsvergabe erhöht die Transparenz und reduziert mit standardisierten und effizienteren Verfahren die Ausgaben der Beteiligten.

Verpflichtung zur elektronischen Auftragsvergabe

Bei öffentlichen Aufträgen im Oberschwellenbereich sind sowohl elektronische Ausschreibungen als auch elektronische Auftragsvergaben seit dem 18. April 2017 verpflichtend vorgeschrieben. Ausnahmen zur elektronischen Auftragsvergabe sind in § 12 VgV geregelt. Im Oberschwellenbereich ist die Vergabeordnung mit den §§ 9 ff. sowie der § 97 Abs. 5 des GWG (Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen) anzuwenden. Nach dem 1. Januar 2020 müssen auch für Aufträge im Unterschwellenbereich mit einem Wert von mindestens 25.000 EUR Angebote und Teilannahmeanträge elektronisch eingereicht werden.

Stufen der elektronischen Auftragsvergabe

  • elektronische Veröffentlichung der Bekanntmachung
  • kostenfreie Bereitstellung von Vergabeunterlagen für die Bieter
  • einfacher Zugriff aller Bieter auf die Online-Leistungsbeschreibung
  • elektronische Angebotsabgabe
  • Auftragsvergabe und Zuschlag.

Beschaffungen im Unterschwellenbereich

Die digitalisierte Vergabe für öffentliche Aufträge im unterschwelligen Bereich ist in der Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) geregelt. Gültig sind die Regelungen seit dem 2. September 2017. Danach müssen alle öffentlichen Auftragsbekanntmachungen im Portal www.bund.de eingestellt werden (§ 28 UVgO). Laut der Erklärung zur elektronischen Auftragsvergabe müssen Leistungsbeschreibungen uneingeschränkt, vollständig und unentgeltlich abrufbar sein (§ 29 UVgO). Die Internetadresse für den Ausschreibungszugriff ist in der Auftragsbekanntmachung auf www.bund.de zu hinterlegen. Spätestens ab 1. Januar 2020 müssen auch Teilannahmeanträge und Angebote elektronisch erfolgen.

Aufgaben von Online-Plattformen

Auf Online-Plattformen findet die elektronische Kommunikation zwischen Vergabestelle und Bieter statt. Neben der Veröffentlichung und Bereitstellung von Unterlagen können Bieter und Auftraggeber über eine E-Mail Funktionalität kommunizieren. Auch die elektronische Angebotsabgabe und der Zuschlag erfolgen auf der Plattform. Grundsätzlich sind E-Vergabeplattformen von Bekanntmachungsplattformen abzugrenzen. Auf letzteren erfolgt lediglich die Bekanntmachung von Ausschreibungen. Die Angebotsabgabe ist nicht möglich. Innerhalb der öffentlichen Organisationen werden Ausschreibungen durch Vergabemanagementsysteme unterstützt. Ein Dokumentenmanagementsystem erhöht zudem die Transparenz der Vergabe mit einer Revisionshistorie zu Dokumenten.

Digitale Plattformen für die E-Vergabe

Bekanntmachungsplattformen für Ausschreibungen sind das TED (Tenders electronic daily) der Europäischen Union sowie die deutsche Plattform bund.de. Aktuelle Ausschreibungen des Bundes können auf www.bund.de und www.evergabe-online.de elektronisch abgewickelt werden. Neben der Veröffentlichung können dort auch Angebote abgegeben werden. Mit dem Projekt XVergabe des Bundesministeriums des Innern (BMI) und des Beschaffungsamts des BMI ist zudem ein plattformübergreifender Standard für den digitalen Dokumentenaustausch zwischen Bietern und Plattform verfügbar.

Vorteile von elektronischen Vergaben

Die Veröffentlichung von Bekanntmachungen im Internet erreicht eine weitaus größere Zahl von Marktteilnehmern. Im Gegensatz zu klassischen Printmedien ist die elektronische Auftragsvergabe grenzüberschreitend und verstärkt den Wettbewerb. Neben der Gleichbehandlung von Bietern innerhalb der Europäischen Union erhöht eine elektronische Vergabe die Transparenz. Für Bieter ermöglicht die elektronische Ausschreibung zudem bessere Such- und Auswertungsmöglichkeiten. Mit der Standardisierung von Prozessen bei der elektronischen Vergabe werden Kosteneinsparungen von ca. 7 Mrd. Euro jährlich erreicht, so ein Forschungsprojekt des Instituts für Mittelstandsforschung (IfM) in Bonn.

Weitere Erklärung zu Elektronische Auftragsvergabe: Ausnahmen

Ausnahmen zur elektronischen Auftragsvergabe sind in § 12 VGV geregelt. Auch für Vergabeverfahren ohne Auftragsbekanntmachung sowie Ausschreibungen mit einem Auftragswert bis zu 25.000 EUR (§ 38 Absätze 1 bis 4 UVgO) gelten Ausnahmen bei der elektronischen Auftragsvergabe.

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