Bewerber
Bewerber:innen bemühen sich im Vergabeverfahren, mit einem Angebot den Zuschlag zu einem ausgeschriebenen Leistungs- oder Lieferauftrag zu erhalten. Sie wollen den oder die Auftraggeber:in von ihrem Angebot überzeugen und sich gegen Mitbewerbende durchsetzen.
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Bewerber Definition
Der oder die Bewerber:in will sich von der besten Seite zeigen und sich positiv von Konkurrent:innen abheben. In einer konkreten Offerte wird auf den ausgeschriebenen Auftrag und seine Leistungsanforderungen eingegangen. Der oder die Bewerber:in macht ein kalkulatorisches Angebot und verweist auf seine fachlichen und technischen Kompetenzen zur Umsetzung der Anforderungen der Auftraggeberseite.
Bewerbungskriterien
Alle privaten Unternehmen können sich um öffentliche Aufträge bewerben. Das Unternehmen muss beurteilen, ob ein Auftrag von Aufwand und Umfang her geeignet ist und ins Auftragsbuch der Firma passt. Kleinere Anbieter:innen prüfen, ob große Aufträge in Losen (Abschnitte) vergeben werden, um reale Zuschlagschancen zu haben. Dem Gewerbe kommt zu Gute, dass Kommunen und Gemeindebetriebe bevorzugt mit Anbieter:innen aus der Region zusammenarbeiten. Voraussetzung bildet ein tragfähiges und wirtschaftliches Angebot.
Ausschreibungen finden
Es gibt keine zentrale Stelle, die alle öffentlichen Ausschreibungen auflistet. Die Ausschreibungen werden im Internet auf verschiedenen Portalen bekannt gemacht, für deren Zugang eine Anmeldegebühr zu zahlen ist. Das Herunterladen von Ausschreibungsunterlagen ist kostenpflichtig.
Definition geeigneter Ausschreibungen
Die Teilnahme an Ausschreibungen macht nur Sinn, falls die fachlichen Qualifikationen und wirtschaftlichen Rahmenbedingungen stimmen. Ein einzelner Auftrag sollte einen Anteil von 20 Prozent am Jahresumsatz nicht überschreiten. Es gilt zu vermeiden, dass eine zu große Abhängigkeit entsteht, welche zu Engpässen in anderen Aufträgen führt und die Akquise neuer Kund:innen erschwert. Falls später öffentliche Anschlussaufträge ausbleiben, können Umsatz- und Gewinneinbrüche entstehen. Abgestimmte Auftrags- und Liquiditätsplanung sind erforderlich, um Problemen vorzubeugen.
Ausschreibungsarten
Die Art der Bewerbung ist abhängig von der Auftragsausschreibung. Falls definierte Wertgrenzen auf Bundes-, Landes- und Kommunalebene unterschritten werden, kann sich der oder die Auftraggeber:in in einer Erklärung an Bewerber:innen, die als geeignet erachtet werden, für begrenzte Ausschreibungen entscheiden.
- Öffentliche Ausschreibung: Es können sich alle interessierten Unternehmen um den Zuschlag bewerben und ein Angebot einreichen.
- Beschränkte Ausschreibung: Die Ausschreibungsunterlagen werden an mind. 3 geeignete Firmen zugestellt, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden.
- Freihändige Vergabe: Das Unternehmen kann mit der Auftraggeberseite die Angebotsinhalte verhandeln.
Bewerbungsverfahren
In einer Interessebekundung reagiert der oder die Bewerber:in auf die Bekanntmachung einer Ausschreibung und bittet um Zustellung der Vergabeunterlagen. Mit einem Anschreiben stellt sich der oder die Anbieter:in vor und begründet, wieso er oder sie sich um den ausgeschriebenen Auftrag bemüht. Die fachlichen Kompetenzen werden in einem Qualifikationsprofil dargelegt, um der Auftraggeberseite die Leistungsbereitschaft und Eignung zur Teilnahme am Bieterwettbewerb zu signalisieren. Falls in der Vergangenheit vergleichbare Aufträge ausgeführt worden sind, können Referenzangaben zur Unterstreichung des Renommees beigeschlossen werden.
Bieterfragen
Die Bewerber:innen müssen die Vergabeunterlagen nach Erhalt ausführlich prüfen. Falls Unklarheiten und missverständliche Formulierungen enthalten sind, müssen diese durch Bieterfragen an die Vergabestelle geklärt werden. Es bestehen Fristvorgaben für die Einreichung, damit genügend Zeit bleibt, die Fragen in einer Klarlegung zu bearbeiten und die Antworten zu veröffentlichen. Antworten auf Bieterfragen müssen durch die Vergabestelle allen Bewerber:innen in gleicher Form zugängig gemacht werden (Gleichbehandlungsgebot).
Bewerbungsunterstützung
Unternehmen können sich Hilfe und Beratung in den Industrie-, Handels- und Handwerkskammern holen (IHK, HK), welche über Auftragsberatungsstellen (ABST) verfügen. Die Kammern dienen zusätzlich als Auskunftsstellen für öffentliche Auftraggeber:innen, falls diese nachfragen, welche Unternehmen für bestimmte Leistungen geeignet sind. Anbieter:innen tun gut daran, sich registrieren und zertifizieren zu lassen, damit fachliche Nachweise (Bietereignung) vorhanden sind. Die ABST unterstützen Unternehmen bei der Angebotserstellung und der Akquise öffentlicher Aufträge.
Bietergemeinschaften
Kleine und mittlere Unternehmen haben die Möglichkeit, sich in Bietergemeinschaften zusammenzuschließen und um Aufträge zu bewerben, die sie im Alleingang nicht bewältigen können. Im Zuschlagsfall führt die Bietergemeinschaft den Auftrag in einer ARGE (Arbeitsgemeinschaft) aus.
Bieterrechte
Die Bieterrechte zur Einhaltung der Bestimmungen zum Vergabeverfahren sind im Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen geregelt (§ 97 GWB). Im Fall von Verstößen kann in der Vergabekammer ein Nachprüfungsverfahren beantragt werden (§ 160 GWB). Das Unternehmen muss darlegen, wo ihm ein Schaden entstanden ist bzw. zu entstehen droht.
Bieterausschluss
Bewerber:innen müssen sich an die Regelungen der Verdingungsordnung für Leistungen (VOL) und die Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB) halten. Diese beinhalten die Anforderungen und Fristen für die Auftragsvergabe und deren Ausführung. Falls Vergaberichtlinien nicht strikt eingehalten werden, droht in den nachstehenden Fällen der Ausschluss vom Wettbewerb:
- Fehlerhaftes und unvollständiges Angebot.
- Änderungen an den Verdingungsunterlagen.
- Unerlaubte Absprachen mit anderen Bietenden.
- Unzulässige und falsche Angaben zur Leistungsfähigkeit.
- Unbezahlte Steuer- und Abgaberechnungen.
- Drohende Insolvenz und Liquidation.
- Verspätete Einreichung des Angebots.
