Häufige Fehler bei der Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen
Oft unterlaufen Bieter:innen Fehler bei der Teilnahme an Vergabeverfahren. Dabei fällt auf, dass einige Bieterfehler immer wieder auftreten. Es handelt sich häufig um Formfehler: Sie basieren auf ungenauem Lesen, fehlender Kommunikation oder Problemen mit den technischen Voraussetzungen. Im Folgenden werden die wichtigsten Irrtümer im Vergabeverfahren genannt sowie ihre rechtlichen Folgen und wie man als Bieter:in diese Fehler vermeiden kann.
Das Wichtigste zu Fehlern bei öffentlichen Ausschreibungen in Kürze
- Ausschreibungsunterlagen nicht genau lesen → fehlende Pflichtdokumente führen zum Ausschluss
- Unverbindliche Angebote oder eigene AGB anfügen → Angebote sind immer verbindlich, Änderungen unzulässig
- Keine Bieterfragen stellen → Unklarheiten rechtzeitig klären, sonst droht Ausschluss
- Formfehler wie falsche Datei-Formate, fehlende Signaturen oder Fristversäumnisse vermeiden
- Veraltete Software oder falscher Übermittlungsweg (z. B. unverschlüsselte E-Mail) führt zum Ausschluss
- Kalkulationsfehler können teuer werden → nur erhebliche Fehler rechtfertigen Ausschluss
Inhaltsverzeichnis
Ungenaues Lesen
Die Tücke steckt im Detail! Deswegen sollten Ausschreibungsunterlagen peinlich genau gelesen werden. Welche Unterlagen müssen mit dem Angebot eingereicht werden und welche sollen eingereicht werden? Ein kaum auffallender Unterschied, nur das Hilfsverb unterscheidet sich und im Alltagsgebrauch werden beide sogar oft synonym verwendet. Doch juristisch verbirgt sich hinter dieser kleinen Differenz eine wichtige Unterscheidung: Wenn Unterlagen eingereicht werden müssen, führt ihr Fehlen automatisch zum Ausschluss – auch ein Nachreichen kann diesen Fehler nicht korrigieren (§ 38 UVgO)! Wenn Unterlagen nur beigefügt werden sollen, ist der Ausschluss nicht zwangsläufig, sondern liegt im Ermessen der Vergabestelle. Dies ist nur ein Beispiel dafür, wie wichtig die Details sind. Notieren und markieren Sie sich also alles genau.
Unverbindliches Angebot
Wird ein Angebot abgegeben, ist dieses immer verbindlich zu sehen. Ein Angebot unter Vorbehalt ist nicht möglich und kann mit Ablauf der Angebotsfrist nicht mehr zurückgezogen werden (§ 10 Abs. 2 VOB/A). Mit der Angebotsabgabe werden auch die von der Auftraggeberseite vorgegebenen Vertragsbedingungen akzeptiert. Deswegen dürfen Bieter:innen in ihren Anschreiben zum Angebot auch nicht auf die eigenen AGB hinweisen oder die von den Auftraggeber:innen vorgegebenen Vertragsbedingungen infrage stellen.
Fehlende Kommunikation
Die Möglichkeit, Bieterfragen zu stellen, sollte unbedingt genutzt werden – und das frühzeitig. Es ist völlig normal bei Unklarheiten in den Ausschreibungsunterlagen bei den Auftraggeber:innen nachzufragen, das kommt häufiger vor als man denkt. Deswegen sollte man sich nicht scheuen, nachzufragen, wenn man etwas nicht genau versteht. Wichtig ist, dass man das vor Ablauf der Angebotsfrist tut, danach darf die Vergabestelle nicht mehr mit den Unternehmen über Inhalte des Angebots sprechen. Wer nicht frühzeitig fragt, läuft Gefahr, dass sein Angebot ausgeschlossen wird, weil er etwas nicht richtig verstanden hat.
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Mängel in den Angebotsunterlagen nicht gerügt
Bei der Teilnahme an EU-weiten Ausschreibungen sollten Bieter:innen sich nicht scheuen, einen Vergaberechtsverstoß binnen kürzester Zeit nach Erkennen bei der Vergabestelle zu rügen. Geschieht dies nicht, verfällt die Möglichkeit, den vergabespezifischen Rechtsschutz in Anspruch zu nehmen und sich gegen eine ungünstige Entscheidung der Vergabestelle zu wehren.
Formfehler in den Vergabeunterlagen
Mehr als ein Drittel aller Angebote wird alleine aufgrund von Formfehlern aus dem öffentlichen Vergabeverfahren ausgeschlossen. Dabei ist es unerheblich, ob der Ausschluss im Sinne der ausschreibenden Auftraggeber:innen ist oder wertmäßig überhaupt ins Gewicht fällt - solange bei einem Nachprüfungsantrag die Gefahr besteht, dass das Angebot nicht Stand halten könnte, wird es zum Schutz des Verfahrens ausgeschlossen. Deswegen ist es wichtig, alle formalen Aspekte zu beachten. Zu den häufigsten Formfehlern gehören:
- Überschrittene Fristen, wie die Angebotsfrist
- Falsche Form der Angebotsabgabe, beispielsweise das Fehlen einer elektronischen Signatur
- Unvollständige Unterlagen, wie fehlende Nachweise oder Formblätter
- Verstoße gegen Formatvorgaben, wie eine falsche Dateiform oder Struktur der Angebotsunterlagen
Die größten Fallstricke bei der Angebotsbearbeitung haben wir Ihnen genaustens in unserem Artikel „Wie Sie Ausschreibungen richtig bearbeiten“ erläutert. Dort werden Ihnen auch Methoden vorgestellt, mit denen Sie das Risiko, wegen eines formalen Fehlers ausgeschlossen zu werden, reduzieren können.
Veraltete Software nutzen
Bei der elektronischen Angebotsabgabe ist es wichtig, immer die aktuelle Version der Computersoftware zu nutzen. Werden notwendige Updates ignoriert und die Angebotsabgabe dadurch behindert, liegt die Verantwortung dafür einzig bei den Bieter:innen. Deswegen sollten Sie regelmäßig prüfen, ob Ihre Software für die Angebotsabgabe auf dem neuesten Stand ist. Tun Sie dies auch nicht auf den letzten Drücker: Es kann schon mal sein, dass ein Update längere Zeit benötigt und man gegebenenfalls professionelle Hilfe benötigt. Verpassen Sie deswegen die Angebotsfrist, müssen Sie mit den Folgen leben.
Angebot auf dem falschen Weg eingereicht
Haben Sie ein technisches Problem, das die formgerechte Angebotsabgabe verhindert, sollten Sie nicht auf eine E-Mail zurückgreifen – auch wenn Ihnen dazu von der Service-Hotline der Vergabeplattform geraten wird. Diesen Fehler begann ein Bieter und das OLG Karlsruhe entschied, dass das Angebot per unverschlüsselter E-Mail ausgeschlossen werden muss. Es verstößt gegen die Datensicherheit und die Variante fällt nicht unter die Möglichkeiten der elektronischen Angebotsabgabe, die in der VgV beziehungsweise UVgO gefordert werden. Damit sie gar nicht erst in die Bredouille geraten, sollten Sie ihr Angebot mindestens einen Tag vor Ablauf der Frist abgeben. Sollte dabei etwas schiefgehen, haben Sie noch Zeit entsprechend zu reagieren und eventuell um eine Fristverlängerung zu beten. Grundsätzlich gilt, dass Sie immer ganz genau darauf achten sollten, auf welchem Weg ein Angebot abgegeben werden soll. In einem anderen Fall hatte ein Bieter die Eingabemaske für die allgemeine Kommunikation des Vergabeportals für die Abgabe gewählt und nicht wie gefordert die Eingabemasken für die Abgabe eines Teilnahmeantrags. Wie bei der E-Mail wurde auch auf diesem Wege das Angebot unverschlüsselt versendet und vom Vergabeverfahren ausgeschlossen.
Kalkulationsirrtum im Angebot
Bei Kalkulationsfehlern ist zwischen einfachen internen Kalkulationsirrtümer und erheblichen Kalkulationsfehler zu differenzieren. Ersteres liegt vor, wenn sich Bieter:innen in einer Position verrechnet haben, das Angebot aber dennoch realistisch ist, sodass Auftraggeber:innen nicht unmittelbar erkennen können, dass es sich um einen Fehler handelt. In diesem Fall können Bieter:innen ihre Willenserklärung nicht anfechten und ihnen kann der Zuschlag erteilt werden. Wird daraufhin der Vertrag nicht erfüllt, kann Schadensersatz verlangt werden. Von einem erheblichen Kalkulationsfehler ist die Rede, wenn verständige öffentliche Auftraggeber:innen erkennen können, dass sich der Bietende extrem zum eigenen Nachteil verkalkuliert hat. In diesem Fall hat sich die Vergabestelle auf ihre Rücksichtnahmepflicht zu besinnen und den Bieter auszuschließen.
Checkliste: So vermeiden Sie Fehler im Vergabeverfahren!
Damit es im Ausschreibungsprozess nicht zu diesen vermeidbaren Fehlern kommt, lohnt sich ein strukturierter Blick auf all diese Stolperfallen. Wir haben Ihnen die häufigsten Fehler im Vergabeverfahren vorgestellt – so vermeiden Sie, dass sich diese in Ihr Angebot einschleichen:
✓ Ausschreibungen sorgfältig lesen
Nehmen Sie sich ausreichend Zeit, um die Ausschreibungsunterlagen genau zu prüfen. Achten Sie, wie bereits erwähnt, besonders auf Formulierungen, geforderte Nachweise und Fristen.
✓ Eigene Unterlagen gründlich prüfen
Bevor Sie Ihr Angebot einreichen, überprüfen Sie alle Dokumente sorgfältig auf Vollständigkeit und formale Richtigkeit. Am besten lassen Sie die Unterlagen zusätzlich von einer anderen Person gegenlesen.
✓ Teilnahme rechtzeitig und strukturiert durchplanen
Wer Angebote in letzter Minute einreicht, riskiert unnötige Fehler. Planen Sie daher frühzeitig! Erstellen Sie eine interne Checkliste und einen Zeitplan, um Aufgaben, Zuständigkeiten und Fristen im Blick zu behalten. So behalten Sie strukturierte Kontrolle über alle Schritte im Vergabeprozess.
✓ Unklarheiten rechtzeitig klären
Zögern Sie bei Unsicherheiten nicht, Bieterfragen zu stellen. Kontaktieren Sie dazu die Vergabestelle rechtzeitig. Dadurch vermeiden Sie Fehler, die vielleicht durch eine simple Frage geklärt werden können.
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