eForms

Alle Informationen zur Veröffentlichung von Bekanntmachungen im Oberschwellenbereich, die auf TED (Tenders Electronic Daily) veröffentlicht werden, befinden sich in dem Datentyp eForms. Sie sind also der neue offene Standard der EU für Daten über beabsichtigte und durchgeführte Beschaffungen der öffentlichen Hand.

Bisher wurden zur Veröffentlichung europaweiter Vergabeverfahren EU-Standardformulare in Papierform beziehungsweise im PDF-Format genutzt. Die Umstellung auf eForms bedeutete einen Wechsel auf eine rein technische Beschreibung der zu übermittelnden Informationen im Rahmen EU-weiter Bekanntmachungen. Die Umstellung auf die standardisierte eForm ist entsprechend ein wichtiger Schritt der digitalen Transformation, da durch die Verwendung eines gemeinsamen Standards und einer gemeinsamen Terminologie die Qualität und Analyse von Daten erheblich verbessert wird, was zu einem besseren Funktionieren der öffentlichen Beschaffungssysteme beiträgt.

Die Umstellung auf eForms bei der Vergabe findet auf Grundlage der Durchführungsverordnung (EU) 2019/1780 statt. Im August 2022 wurde auch das deutsche Vergaberecht an die eForms Verordnung angepasst. Mit dem neuen § 10a VgV werden die Grundregeln zur Erstellung und Übermittlung von Bekanntmachungen entsprechend der Vorgaben der EU angepasst.

Die eForms sind ein wichtiger Schritt zu einer digitalisierten Auftragsvergabe. Das ist aber nicht der einzige Vorteil des neuen Standards. Die eForms sollen:

• Wirtschaftsteilnehmer:innen die Möglichkeit geben, relevante Bekanntmachungen zu finden,
• den Verwaltungsaufwand für Käufer:innen verringern,
• die Fähigkeit der Regierung verbessern, datengestützte Entscheidungen über öffentliche Ausgaben zu treffen und
• mehr Transparenz für Bürger:innen ermöglichen.

Kurz und knapp: Es sollen also nicht nur mehr Daten erhoben, sondern diese auch besser strukturiert werden. Zudem lassen sich eForms gut an nationale Besonderheiten anpassen, weshalb sie in die verschiedenen nationalen Vergabeplattformen integriert werden können.

Die eForms sind keine festen Vorlagen, sondern setzen sich aus den im Einzelfall vom Auftraggeber oder der Auftraggeberin genutzten Datenfeldern zusammen. Der Umfang der Daten, insbesondere der Pflichtangaben in der Bekanntmachung, nimmt dadurch tendenziell zu. Von Vorteil für die Vergabestellen ist allerdings, dass die eForms zu einer Standardisierung und Digitalisierung des öffentlichen Einkaufs beitragen und so auch die eVergabe öffentlicher Aufträge weiter gestärkt wird.

Bisher sind die eForms nur im Oberschwellenbereich verpflichtend. Allerdings plant die nationale Gesetzgebung bereits, standardisierte eForms-Vergaben perspektivisch im Unterschwellenbereich zu nutzen. Ob und wann dies der Fall sein soll, ist allerdings noch offen.