Ausschreibungssoftware

Unter einer Ausschreibungssoftware – auch AVA-Software genannt – versteht man ein Tool in der Bauindustrie, das den gesamten Ablauf von dem anfänglichen Kostenanschlag über die eigentliche Ausschreibung und Vergabe, bis zur abschließenden Abrechnung und Verwaltung strukturiert und unterstützt. Mithilfe dieses Programms können Leistungsverzeichnisse erstellt und die Angebote der einzelnen Bieter:innen damit verglichen werden. Während des Prozesses können die Kosten des Projektes detailliert, stufenweise begleitet und erfasst werden, wodurch zum Ende auch ein korrekter Abschluss sichergestellt wird. Insbesondere Ingenieur:innen und Architekt:innen nutzen diese Ausschreibungsprogramme gerne, um die einzelnen Prozessstufen datenbasiert zu begleiten. Sie sind an die Vorschriften der VOB gebunden und können auf diese Weise Fehler vermeiden, die zu zusätzlich Kosten führen könnten.

Das AVA-Programm umfasst grundsätzlich mehr Schritte, als sich aus dem Namen vermuten lässt. Die Abkürzung AVA meint eigentlich Ausschreibung, Vergabe und Abrechnung. Jedoch setzt die Softwarelösung bereits vor der eigentlichen Ausschreibung, bei der Kostenschätzung, an. Die ursprüngliche Dreigliederung aus der Bezeichnung spiegelt somit nicht alle begleiteten Bereiche wider. Das Prinzip der Software beinhaltet die datentechnische Begleitung und Verwaltung dieser einzelnen Phasen. Dabei werden große Mengen von Daten über eine sogenannte GAEB-Schnittstelle ausgetauscht. Darunter versteht man ein einheitliches System, mithilfe dessen verschiedene Daten über einen gemeinsamen ‘Standort’ elektronisch übertragen werden können. Durch diesen Datenexport beziehungsweise -import können die Daten allen Beteiligten zur Verfügung gestellt und schneller abgeglichen werden, wodurch auch die Kostenermittlung vereinfacht wird. Schließlich werden dann mithilfe des Ausschreibungsprogrammes aus diesen Inhalten Ausschreibungstexte erstellt, Kosten ermittelt, geschätzt und letztlich auch ein bilanzieller Abschluss durchgeführt.

Viele Ingenieur:innen und Architekt:innen, aber auch Bauherrinnen und Bauherren nutzen dieses Tool für ihre Projekte. Die wichtigsten Kernfunktionen der Ausschreibungssoftware sind im Folgenden dargestellt:

Zum einen kann mithilfe des Programms eine Kostenermittlung vorgenommen werden. Dafür werden die Kosten in unterschiedlichen Stufen aufgegliedert. Nachdem vorerst nur grobe Durchschnittspreise und -mengen gebildet werden, werden diese während des Prozesses immer genauer definiert, um somit eine möglichst genaue Kostenschätzung zu erhalten.

Nachdem die Kosten so detailliert wie möglich geschätzt wurden, wird mithilfe der Software ein Leistungsverzeichnis erstellt, das später als Grundlage der Bieter:innen dient, ihre Angebote abzugeben. Dieses beinhaltet Beschreibungen von Teilleistungen eines Bauprojektes in Form von Ausschreibungstexten, die man mittels der Daten aus den GAEB-Schnittstellen abgrenzen kann. Die Leistungen werden dabei so genau wie möglich beschrieben und dargestellt, damit die Bieter:innen daraufhin verlässlich ihre individuellen Kosten kalkulieren können. Auf Basis eines solchen Verzeichnisses kann dann somit ein genauer Kostenvoranschlag erstellt werden.

Nachdem also die eigentliche Ausschreibung abgegeben wurde, kann das Programm eine direkte Prüfung der Angebote mit der Leistungsbeschreibung vornehmen und gegebenenfalls Unstimmigkeiten aufzeigen.

Nachdem ein:e geeignete:r Bieter:in durch das Ausschreibungstool ausgewählt wurde, wird dann am Ende des Prozesses eine Abrechnung durchgeführt, wodurch der Prozess abgeschlossen wird. Es lassen sich dadurch also alle bürokratischen Abläufe im Rahmen einer Ausschreibung durch die Software unterstützen und abbilden.

Für Architekt:innen und Ingenieur:innen, die ihr Verzeichnis über die zu vergebenden Leistungen mithilfe einer Ausschreibungssoftware erstellen, ergibt sich ein gutes Grundgerüst, mit dem sich die einzelnen Leistungen übersichtlich darstellen lassen. Teillose können dadurch hierarchisch und beliebig tief aufgeschlüsselt werden. Beispielsweise können auf der untersten Ebene die genauen Tätigkeiten dargestellt werden. Indem man die geplante Menge mit dem geplanten Preis multipliziert, lässt sich der Gesamtbetrag ermitteln. Die AVA-Software erledigt diese Kalkulationen automatisch auf verschiedenen Ebenen. Neben den Kostenschätzungen hilft sie den Architekt:innen und Ingenieur:innen jedoch auch den Aufwand in Leistungsbeschreibungen erheblich zu verringern. Durch das Programm werden die Ausschreibungstexte aussagekräftig formuliert und überflüssige Tipparbeit entfällt. Außerdem werden automatisch Schnittstellen zwischen einzelnen Textbausteinen hergestellt. Und man kann Ungenauigkeiten oder Verständnisschwierigkeiten mit dem Bauherren oder der Bauherrin vermeiden und die Wettbewerbsposition stärken. Das AVA-Programm erleichtert es den Bauherr:innen erheblich, das Angebot nachzuvollziehen und die Inhalte per Exportfunktion herunterzuladen. Außerdem können die Programme alle Daten zu verschiedenen Stammpartner:innen sichern, sodass auf diese jederzeit zugegriffen werden kann. Insgesamt können durch die verschiedenen Funktionen des Tools also Daten deutlich schneller ausgetauscht und die Kommunikation in einem Vergabeverfahren erleichtert werden.

In der Praxis verwenden viele Unternehmen auch noch immer gerne Excel-Dateien als Alternative für eine Ausschreibungssoftware. Das ist grundsätzlich nicht schlecht, da man auch mit Excel übersichtliche Tabellen und Listen erstellen kann. Jedoch hat Excel den Nachteil, dass sich dabei schneller Rechenfehler einschleichen können, wenn Formeln versehentlich verändert werden. Auch die Formatierung in pdf-Dateien zum Ausdrucken gestaltet sich dort manchmal schwieriger. Außerdem haben die Softwarelösungen im Vergleich dazu den Vorteil, dass Daten einfach importiert werden können, wodurch man erheblich viel Zeit spart. Zudem gibt es Vorlagen, an denen man sich orientieren kann. Dadurch ist das Programm weniger fehleranfällig und somit sicherer, besonders für große Projekte, die an die Bestimmungen der VOB geknüpft sind.