Öffentliche Auftraggebende müssen nach § 134 Abs. 1 GWB diejenigen Bieterinnen und Bieter informieren, deren Angebote nicht berücksichtigt werden. Dies muss vor dem Zuschlag erfolgen. Ebenso kann der Zuschlag nur nach der Wartefrist-Definition in § 134 Abs. 2 GWB erfolgen. Das vom Auftraggeber versandte Absageschreiben muss neben den Gründen der Nichtberücksichtigung auch den Namen des Bieters enthalten, dessen Angebot angenommen werden soll. Die Wartefrist ist per Definition der Zeitraum, in dem nicht berücksichtigte Bieter:innen die Entscheidung der auftraggebenden Seite prüfen können. Ein Vertrag (Zuschlag) ist unwirksam, sofern die Zuschlagserteilung vor Ablauf der Wartefrist erteilt wurde (§ 135 GWB). Die Wartefrist beträgt 15 Tage und beginnt zu laufen, nachdem die Absageschreiben an die unterlegenen Bieter:innen versendet wurden.
Der Zuschlag kann erst nach dem Ablauf der Wartezeit erfolgen. Somit haben die übrigen Bieter:innen während dieser Wartefrist die Möglichkeit, Beschwerde einzulegen, wenn sie sich benachteiligt fühlen. Gemäß der Regelung in § 134 Abs. 2 GWB kann das Vergabeverfahren durch die Vergabekammer nachgeprüft werden. Ein gesetzliches Zuschlagsverbot (§ 169 Abs. 1 GWB) wird erst durch Vorlage des Nachprüfungsantrags bei der Vergabestelle ausgelöst (z. B. per Fax).
Hält die Vergabestelle die Wartefrist nicht ein oder enthält die Unterrichtung der übrigen Bieter:innen einen Fehler (§ 134 GWB), können unterlegene Bieter:innen die Unwirksamkeit des Zuschlags von der zuständigen Vergabekammer feststellen lassen.