Vergabemanagementsoftware

Vergabemanagementsoftware, oft auch als Vergabemanagementsystem oder nur Vergabemanager bezeichnet, ist eine eVergabe-Softwarelösung für ausschreibende Stellen. Der Vergabemanager bildet alle Bereiche des Vergabeprozesses vollständig ab. Oftmals taucht auch der Begriff AI Vergabemanager auf. AI ist die Abkürzung für „artifizielle Intelligenz“. Der Begriff AI Vergabemanager bezeichnet also die Vergabemanagementsoftware als künstliche Intelligenz und nicht etwa als menschlichen Vergabemanager.

Weitere Erklärung zur Vergabemanagementsoftware: Funktion

Vor der Angebotsöffnung:

  • Erfassung der Eckdaten des Vergabeverfahrens
  • Finanzierung wird sichergestellt
  • Unterstützung bei der Wahl des Verfahrens
  • Rechtskonforme Fristen
  • Befüllen der Vordrucke
  • Veröffentlichung mit großer Reichweite
  • Schnittstelle zum Supplement des EU-Amtsblattes
  • Bereitstellung der Vergabeunterlagen
  • Möglichkeit der eVergabe
  • Mitteilung von Änderungen

Nach der Angebotsöffnung:

  • Angebotsöffnung und dazugehörige Niederschrift
  • Unterstützung der Angebotsprüfung und -wertung
  • Vollständige Vergabeakte
  • Auswertungen und Statistiken
  • Integration der Bieterkommunikation
  • Vergabevermerk
  • Revisionsstände

Wie funktioniert Vergabemanagementsoftware?

Der Vergabemanager ist workflowbasiert und führt den Anwender systematisch durch zuvor festgelegte Aktivitäten. Dabei werden alle für den Beschaffungsprozess erforderlichen Informationen abgefragt und gesammelt. Durch die definierte Reihenfolge können die Aktivitäten aufeinander aufbauen. Bei europaweiten Verfahren werden beispielsweise andere Informationen abgefragt als bei nationalen Verfahren.

Mit einer Vergabemanagementsoftware sind keine anderen Programme oder Notizen notwendig, da die Software alle Schritte und Hintergrundinformationen berücksichtigt. Auch arbeitet das Vergabemanagementsystem nach streng juristischen Vorgaben.

Vergabemanagementsoftware für verschiedene Bundesländer

Da sich die Anforderungen der Vergabestellen in den Bundesländern oftmals, wenn auch nur geringfügig, unterscheiden, sind die Vergabemanager der verschiedenen Anbieter an die Anforderungen der Bundesländer angepasst.

Diese Anpassungen umfassen unter anderem die Berücksichtigung der Tariftreue- und Vergabegesetze, die seit dem 1. Januar 2015 in allen Bundesländern außer Bayern bestehen. Darin geregelt sind beispielsweise in NRW erweiterte Dokumentationsmöglichkeiten, vergabespezifische Mindestlöhne, Frauenförderung und mehr.

Zertifizierte Vergabemanager

Bei der Auswahl einer Vergabemanagementsoftware sollte man darauf achten, dass der Anbieter ein entsprechendes Zertifikat besitzt. Sowohl Online-Unternehmen als auch einzelne Personen können ein solches Zertifikat erwerben. Personen mit einem spezifischen Zertifikat haben sich durch eine mehrtägige Weiterbildung zertifiziert. Die Zertifizierungen werden von vielen Portalen angeboten. Das Dokument gilt als Garantie dafür, dass die Software allen bestehenden Vorgaben entsprechend entwickelt ist und einwandfrei funktioniert.

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